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Tienes un e-mail..., ¡bien escrito!

Entre los cursos de redacción corporativa más demandados por las empresas se destacan aquellos que apuntan a mejorar la escritura en el correo electrónico

Domingo 07 de septiembre de 2008
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Confusos. Telegráficos. Muy extensos. Confianzudos. Esos son sólo algunos de los pecados que los textos de e-mail que salgan del servidor de una empresa no deben cometer. La buena redacción corporativa es necesaria en todo texto que represente a una organización -desde house organs hasta pliegos de licitación-, pero al ser hoy el soporte más popular, el correo electrónico demanda especial atención.

Cada vez más las empresas relacionan la eficiencia laboral y el éxito de los negocios con la manera en que los empleados se expresan. Así, los cursos de escritura corporativa avanzan lento, pero de manera firme, en las agendas de capacitación de Recursos Humanos.

Las clases de redacción para asistentes ejecutivas no son recientes. La novedad reside en entender que estas habilidades son necesarias para toda la organización. La fuerza de ventas y todo el que tenga contacto con el cliente son targets a los que primero apuntan las empresas. Quien usa terminología técnica -como abogados y profesionales de tecnología informática- también es un grupo que necesita mejorar su comunicación escrita, fundamentalmente para hacerla comprensible a quienes no comparten su léxico.

Perfil propio

"El mail es un soporte con características propias, que está entre lo oral y lo escrito. Se usa tanto para invitar a un compañero a tomar un café como para mandar un informe final que llevó dos años de trabajo. A las empresas les preocupa que se use bien y que tenga el nivel de formalidad que necesita según el tipo de texto", explica María Masquelet, periodista que dicta cursos sobre redacción corporativa y relaciones con la prensa.

Un inconveniente común es errar el registro que el e-mail debe tener. Para evitarlo es necesario tener en claro quién es el lector. "Los más jóvenes son los que tienen más problemas en ese sentido porque son los menos acostumbrados al mundo corporativo. A un directivo que tiene poco tiempo deben mandarle un texto corto y, en caso de que estén pidiendo algo, no debe parecer que están dando una orden", ejemplifica Gisela Galimi, que junto con Analía Alcón dirigen una consultora de escritura corporativa.

Por su parte, Silvina Scheiner, especialista en redacción corporativa, advierte que el mail no soporta la ironía ni chistes porque puede generar malos entendidos. "Pueden darse situaciones de poca cortesía. Y, además, se pierde tiempo", agrega.

Otro error común es escribir muy rápido y teclear Enviar sin releer. El texto del mail no suele planificarse lo suficiente. La velocidad de la herramienta a veces se contagia al emisor, con consecuencias negativas.

Mucha gente siente que hay permiso para hacer más personal la escritura y pierde la estructura y, con eso, afecta la capacidad de entendimiento del lector. "La estructura gramatical existe por algo -advierte Galimi-. Cierta vez un participante de un curso dijo que usaba puntos suspensivos al final de una oración porque poner punto final le resultaba muy terminante. Esto genera confusión."

Talleres intensivos

En el mercado hay cursos de redacción corporativa de entre 6 y 12 horas, repartidas en diferentes jornadas, que brindan un poco de teoría y mucha práctica con la modalidad de un taller. Suelen estar adaptados a los textos de la organización que contrata el servicio. También se ofrece consultoría de textos corporativos y redacción de contenidos.

En general, el objetivo de los cursos es generar conciencia de que los textos que salen de la organización o circulan dentro de ella son estratégicos. Se brindan herramientas para planificar la redacción y organizar la información, técnicas de redacción y consejos para la corrección. También, formatos para diferentes estilos, como informativo o argumentativo.

No hay un perfil definido de compañías que los contratan, pero hay varias grandes o multinacionales que ya experimentaron con estos servicios en el extranjero. "Las empresas que tienen oficinas en otras ciudades o países se preocupan por este tema. La comunicación escrita es importante para ellas. La forma en que se establecen muchos vínculos, ya sea con superiores, pares o clientes, es generalmente por escrito. Una mala comunicación puede hacer fracasar esa relación", explica Masquelet.

Los expertos recomiendan que los cursos no mezclen diferentes jerarquías de la organización. Los talleres permiten tomar ejemplos ajenos de las prácticas buenas y malas. Un gerente que tiene errores de sintaxis no pierde su capacidad de decisión y liderazgo, pero puede ver herida su autoridad ante algunos miembros del equipo.

"Damos autonomía para la escritura. No queremos que un participante se vaya con una carta modelo y la copie, sino que pueda analizar la situación hasta decidir cuál es el mejor modelo por aplicar en cada circunstancia", explica Galimi. Además, agrega que para que el participante valore lo aprendido es fundamental que lo aplique inmediatamente.

Las expertas consultadas coinciden en que si la gente se comunica bien puede mejorar el clima laboral interno. También se beneficia el trabajo en equipo, porque la comunicación fluye de manera clara. Y, en cuanto a lo comercial, el mejor vínculo con los clientes juega a favor del negocio.

Entre la prevención y la buena imagen

Coca Cola Femsa usa un modelo de gestión por competencias que incluye la comunicación en general y la escrita. Como una acción que promueve una mejora en esta habilidad, la embotelladora contrató un curso de redacción corporativa eficaz a cargo de Silvina Scheiner.

Según comentan en la firma, el objetivo fue nivelar, y el próximo paso será poner el foco en las comunicaciones vía e-mail.

"Las poblaciones nuevas tienen deficiencias en la redacción escrita. Y también hay deformaciones corporativas, como el excesivo uso de mayúsculas", explica. "Nuestro objetivo era poner el tema sobre la mesa, y se nota que la gente está más pendiente", aseguran desde la empresa.

Desde hace tres años la consultora Deloitte creó una escuela de negocios interna para los nuevos empleados. En ese marco, Galimi&Alcón dicta un taller de escritura. "Queremos trabajar desde el inicio de la carrera sobre la importancia de la comunicación y qué se está diciendo en lo que se escribe y sale con la firma de la empresa", aclara Natalia Ruiz, gerente de Capacitación de la consultora para Argentina y América latina.

El 90% de quienes ingresan en la empresa son jóvenes. "Trabajamos con ellos a modo de acción preventiva. Algunos ingresan con vicios propios de la escritura informal que se usa en las nuevas redes sociales. No se hace una traslación directa al trabajo, pero preferimos prevenir", agrega Ruiz.

En el caso de la consultora de Recursos Humanos Belise Group, todos los niveles de la organización participaron de un curso dictado por Masquelet. "La comunicación, en particular la escrita, es una competencia central en el desarrollo de nuestro negocio. Mucho de lo que hacemos tiene que ver con comunicarle al cliente ideas, conclusiones y conceptos. Y éstos serán tan buenos como la forma en que los comuniquemos", dice Ezequiel Conesa, socio de la empresa. Y añade: "Cuando llega una propuesta mal escrita me queda una mala impresión aunque el contenido sea bueno".

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