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No más reuniones, por favor

Martes 15 de marzo de 2016 • 14:31
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Fue a principios de año cuando en las oficinas soleadas de Spring, una nueva empresa de Nueva York, el cofundador y gerente de tecnología, Octavian Costache, pidió un lugar cerca de la cocina para hacer una reunión de equipo. Durante meses yo había trabajado para la empresa como consultora externa y, aunque era mi último día, era la primera vez que lo veía dirigirse a todo el equipo. Estaba emocionada.

Costache es un rumano de 34 años, de cara amable y con hoyuelos, que antes había trabajado en Google donde formó parte del equipo que desarrolló Gmail y algunas de las aplicaciones de Google Maps. Todos lo escuchaban absortos y esa mañana no quería hablar de software, sino de la manera en que se realizaban las reuniones.

Específicamente, quería referirse a las reuniones como ladronas: ladronas de diversión, de productividad y de libertad mental. Lo primero que hizo fue citar algo que dijo Paul Graham, un reconocido inversionista que explicaba que hay gente a la que le va bien en las reuniones. Se refirió a ellos como los "encargados", son las personas que necesitan un calendario de tareas semanales lleno con cambios de espacio y asistentes.

Luego están "los que resuelven", las almas poéticas cuyo bienestar puede resentirse por un "sincronízate" o "comparte" lanzado a destiempo en una reunión. Quienes se encargan de ejecutar o hacer los proyectos no pueden vivir como los "encargados". Necesitan "horas productivas", es decir, largas tardes de contemplación y sin interrupciones para relajarse. Necesitan tiempo creativo y fructífero, en solitario. En la fórmula de Graham "los que resuelven" tienen un ciclo creativo de cuatro horas que, incluso a costa de limitar el crecimiento de una empresa, debe ser protegido de cualquier interrupción que tenga que ver con reuniones.

Los asistentes mostraron su entusiasmo. Las horas de los que resuelven los objetivos son una mezcla de días de verano e infancia un tanto vagos con una buena capa de producción artística. Cuando la reunión terminó, nos fuimos de allí con la certeza de que la mayoría de nosotros éramos "encargados" o "los minions de los encargados", y no éramos elegibles para el tiempo creativo, fructífero y solitario, sino personas llenas de videoconferencias o llamadas grupales.

Solo la nobleza moderna -es decir, los equipos de productos, diseño e ingeniería- podía disponer de un día completo a la semana para producir. Es el privilegio de una élite de desarrolladores de código y aplicaciones que no incluye al resto.

El 15 por ciento del tiempo laboral de una organización se gasta en reuniones. Cada día, esa vasta sala de conferencias compuesta por los trabajadores de oficinas en Estados Unidos mantiene 11 millones de reuniones, según una investigación desarrollada por la empresa de telecomunicaciones Fuze. Un estudio calcula, nadie sabe cómo, que el país desperdicia más de 37.000 millones de dólares en reuniones improductivas. Las estadísticas parecen confirmadas por las compañías llenas de reuniones a las que he asesorado y comencé a preguntarme si el tipo de horarios que caracteriza a los encargados le beneficia a alguien más que a los extrovertidos irredentos y los expertos en PowerPoint.

En "Maker's Schedule, Manager's Schedule", su influyente ensayo de 2009, Paul Graham se pregunta: "¿No se les eleva el espíritu al pensar que tienen un día entero para trabajar sin citas con nadie? Si es así, significa que cuando no sucede, ese espíritu decae. Y ese decaimiento define la mayoría de las caras con las que me encuentro en las reuniones a las que he asistido últimamente".

Le pregunté a Graham si todavía creía en esa diferencia entre los "encargados" y "los que resuelven" que señaló hace siete años. Y su respuesta, en una prosa tan británica como enérgica fue: "Por supuesto que lo mantengo. Fui yo quien escribió aquel ensayo". Luego pasó a describirme su reunión ideal, agradable y fantasiosa. "No hay más de cuatro o cinco participantes que se conocen entre ellos y confían el uno en el otro. Pasan rápidamente sobre una serie de cuestiones abiertas mientras hacen otra cosa, por ejemplo, almorzar. Nadie trata de impresionar a nadie. Todos tienen ganas de terminar y regresar al trabajo".

Virginia Heffernan para The New York Times

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