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Tiempo perdido en el mail: algunas compañías limitan su uso y estimulan redes sociales corporativas

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PARA LA NACION
Domingo 03 de julio de 2016
Foto: Alma Larroca
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Aunque su muerte se viene anunciando hace más de cinco años, el correo electrónico o mail se sigue robando buena parte del día de trabajo. Todavía enviamos más de 108 mil millones de mails por día. En promedio, el manejo de esta herramienta ocupa un 23% del tiempo de trabajo y un empleado recibe o envía unos 112 por día.

Ya en 2010 la directora de operaciones de Facebook, Sheryl Sandberg, anunció la muerte del correo electrónico y, en 2011, la consultora de mediciones digitales ComScore señalaba que el uso de mail por usuarios entre 25 y 35 años se había reducido un 18% y, entre los adolescentes, casi 60%. Por otra parte, en mayo de este año Facebook eliminó su funcionalidad de mail (todos los usuarios de Facebook tienen una cuenta @facebook.com) pero que nadie usa. Otro de los CEOs pioneros en preguntarse por la falta de productividad ligada con el correo electrónico en su compañía fue Thierry Breton, de Atos Origin, que en 2011 decidió dejar de usar su mail corporativo y planeó una compañía libre de mails en tres años. Una meta nada sencilla para una empresa de más de 70.000 empleados en 40 países.

Atos construyó entonces una red de comunicación interna que se organiza alrededor de comunidades (miles de ellas) de las que los empleados participan por proyectos en las que ingresan en horarios determinados. Los esfuerzos de Berton redujeron el uso del mail en un 60% y esto se reflejó en ganancias y reducción de costos operativos y administrativos.

"Creo que el mail va a morir, hace rato estamos viendo algunas estadísticas que lo demuestran. Al interior de las compañías hay estudios que indican que sólo 15% de los mails internos son útiles. El resto no agrega valor a la organización", opina Germán Dyzenchauz, cofundador y CEO de la plataforma de Recursos Humanos GoIntegro.

Además, prohibir o poner restricciones al uso del mail puede reducir el estrés y ayudar a mantener el foco. En el estudio A pace not dictated by electrons: an empirical study of work without e-mail, de la Universidad de California, trabajaron sobre el uso del mail. Primero tomaron a un grupo de personas y estudiaron (observando y con software) su comportamiento ligado con el mail y hasta sus signos vitales por un período de tres días. Luego, colocaron un filtro de trabajo sin emails que mantuvieron durante cinco días.

Como resultado, los participantes del estudio comenzaron a participar más cara a cara con sus colegas y también a hacer más llamadas telefónicas. La mayoría pasó más tiempo en los programas en los que trabajaban en sus computadoras, sugiriendo una menor distracción. El ritmo cardíaco bajó y manifestaron sentir menos estrés y más foco mientras estaban alejados de su mail.

Alternativas, como una red social corporativa, permite a los empleados postear preguntas y colaborar en proyectos en forma mucho más dinámica, acceder a cualquier persona en la organización, en cualquier ubicación geográfica. "Aunque el mail aún tiene un lugar en el mix de posibilidades para comunicarse, su rigidez le va a significar ser desplazado por tecnologías más acordes con las necesidades de las personas y las organizaciones. Diría que el mail está buscando formas de coexistir, pero no es capaz de generar el diálogo transversal que se necesita para empujar cambios de cultura interna o alinear a los colaboradores con las metas de la organización", cierra Dyzenchauz. Un nuevo estudio de la consultora McKinsey señala que las tecnologías sociales intraempresa ayudan a las compañías elevar la productividad entre 20 y 25%. Claro, siempre y cuando no tomen los peores vicios del tradicional sistema de mail e impulsen la colaboración cuando sea necesario.

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