Port Community System: un cambio en la gestión

Aunque el nombre identifica a un conjunto de plataformas tecnológicas para el intercambio de documentos electrónicos, el método plantea nuevos procesos logísticos y de negocios

Jueves 23 de febrero de 2017

Cada vez más escucharemos hablar del Port Community System (PCS). Se denomina así a las plataformas tecnológicas para el intercambio de documentos electrónicos del comercio exterior y transacciones e-business del tipo B2B (Business to Business) y B2G (Business to Goverment) entre los operadores logísticos como autoridades portuarias, agentes de carga, terminales, transporte terrestre, ferroviario y aéreo, despachantes de aduana, freight forwarders, depósitos fiscales y otros del orden estatal y privado.

Los puertos europeos son el hogar natural de esta tecnología, con años de desarrollo y experiencia. Podemos mencionar plataformas precursoras como Soget del puerto de Le Havre Francia, Portbase de Rotterdam Netherlands, dbh Bremen Alemania, MCP del Puerto de Felixstowe UK, PortIC de Barcelona España, y Dakosy del puerto de Hamburgo.

Definitivamente no se trata de un proyecto informático, sino de una manera de gestionar el cambio de los procesos logísticos y de negocios al que está ligado el comercio exterior.

Actúan como canales de comunicación de forma sincrónica o asincrónica, los documentos/mensajes intercambiados se estandarizan según lineamientos de las recomendaciones de UN/Cefact (Centro para la Facilitación del Comercio y los Negocios Electrónicos de Naciones Unidas, por sus siglas en inglés) y trabajan de forma abierta y transparente sin tomar ningún tipo de intervención en la mensajería que se intercambia entre las partes.

Los formatos de los documentos adoptan las normas Edifact o ebXML (XML orientado al e-business), cada actor/entidad puede solicitar el formato que más le convenga, estas plataformas cuentan con servicios de traducción de mensajes.

La diversidad de leyes, procesos administrativos/logísticos y la forma de operar y explotar los servicios portuarios de cada país, hacen que cada Port Community System sea diferente y casi único.

En tal sentido, diseñar y desplegar una plataforma de este tipo, está en manos de la Autoridad Portuaria y su Comunidad, siguiendo sus propios esquemas de negocio y explotación comercial para que de esa manera se pueda realizar el desarrollo del modelo tecnológico que mejor se ajuste a sus necesidades.

La Comunidad Portuaria cumple un rol fundamental en el desarrollo de este tipo de proyectos.

Sus necesidades, problemas y porqué no, sus soluciones, pueden y deben contemplarse cuando se llega a las instancias de realizar la reingeniería de procesos con la finalidad de encontrar la mejor solución a un trámite determinado.

Esta etapa de proyecto debe ser abordada entre los usuarios involucrados en el procedimiento, eso significa aggiornar esfuerzos, optimizar funciones y realizar una exhaustiva y detallada armonización de datos. Este tipo de acciones determinará que no se esté informatizando ineficiencia.

Que un puerto opere una plataforma PCS le genera importantes ventajas, se pueden dar ejemplos como la despapelización, transparencia, trazabilidad de mercaderías, rapidez en trámites o autorizaciones, coordinación de operaciones entre terminales y empresas de transporte, turnos de gates, anticipar información a organismos de aduana y control, manipulación y conocimiento de riesgos para las mercaderías peligrosas, pago electrónico de servicios portuarios y el ordenamiento del tránsito vehicular entre muchas otras.

Enlace internacional

La posibilidad de enlazar a nivel internacional con otras plataformas portuarias permitirá la coordinación de las operaciones de carga/descarga, este sería uno de los mayores logros para lograr la interoperabilidad transaccional entre puertos.

Si bien el modelo técnico no es de gran complejidad, debe tenerse en cuenta el desarrollo de una infraestructura de sistemas sustentable en el tiempo, con la suficiente robustez y madurez en cada uno de los componentes de software/hardware, también deberá estar preparado para operar como aplicación de misión crítica (24x7x365) y con capacidad de procesar varios millones de mensajes anuales (según la Dirección de PortIC, plataforma de la Autoridad Portuaria de Barcelona, en 2015 se intercambiaron poco más de 20 millones de documentos electrónicos).

Cabe aclarar que dentro del payload de los mensajes se pueden incorporar adjuntos de documentos en el formato que la comunidad requiera (e-facturas, reportes, documentos escaneados, certificados), estos mensajes pueden ser firmados digitalmente con la finalidad de otorgar un recurso legal.

Los servicios que ofrece un PCS se pueden consumir desde una página web o un dispositivo móvil siempre que no se requiera de una alta transaccionalidad documental.

Habrá usuarios que necesiten realizar una gran cantidad de transacciones, para ellos existe un conector (pequeño software) que corre en sus servidores y está siendo atendido permanentemente por un servicio web (WebService), bajo esta modalidad ambos estarán intercambiando información on-line en forma permanente.

Durante su ciclo de vida y de mejoras los PCS deben generar valor de manera constante, incorporando nuevos procesos o funcionalidades que beneficien a los actores involucrados, creando herramientas y sistemas de información que sean relevantes, esto es muy útil para el crecimiento de la comunidad.

Las tecnologías emergentes como el IoT (Internet de las Cosas), BI (Business Intelligence), AI (Inteligencia Artificial aplicada a algoritmos), jugarán un papel importante para otorgarles más poder y que será útil a la hora de tomar decisiones.

Ya podemos controlar humedad y temperatura a contenedores inteligentes que se encuentran a miles de kilómetros de distancia. Esto es apenas un ejemplo de un futuro que ya es realidad.

El autor es director técnico del Port Community System del Puerto Buenos Aires (e-PuertoBUE). Especialista en e-business y tecnologías para la automatización de procesos de negocio.

Por cada dólar invertido, 7 de ahorro

Un cálculo de Naciones Unidas (UN/Cefact) estipula que el ahorro obtenido con este tipo de plataformas, ronda el 7% del costo total de las operaciones de comercio internacional. Otro indica que cada dólar invertido en automatizar procesos replicará en un ahorro promedio de US$ 7 en el costo de trámites si hubieren sido realizados vía papel.

Estos proyectos requieren de una fuerte concientización política y estratégica en la alta dirección de la Autoridad Portuaria. Además, es muy importante tener como partner estratégico a todas las entidades públicas y privadas que operan en el Puerto. La conformación de foros o comités son la vía inmediata para delinear acciones futuras para que el proyecto sea un éxito ya que la gobernanza de estos modelos estará exclusivamente en manos de la comunidad.

Es una buena práctica que los primeros procesos que se incorporen sean los de fácil y rápida implementación y que tengan un importante impacto dentro de la cadena de suministro.

Los puertos que poseen este tipo de plataformas pueden intercambiar información sobre las líneas regulares que operan en conjunto y arribos/operaciones de otras agencias marítimas. Así se crean corredores logísticos virtuales armando una verdadera red nacional de información portuaria. Dentro de este esquema nacional, también debe existir un canal de comunicación con la VUCE (Ventanilla Unica de Comercio Exterior) y con los sistemas de cada organismo nacional y operadores privados.

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