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La oficina móvil

A diferencia de otras épocas, muchos organizan su trabajo sin concurrir diariamente al mismo lugar. ¿Cómo es la vida cuando se llevan cuestas la computadora, el smartphone o la palm? Una vuelta de tuerca que sólo puede responderse gracias al avance tecnológico

Domingo 30 de octubre de 2005
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LA NACION

Es la hora pico. En la autopista, la caravana de autos que intentan llegar al centro de la ciudad parece interminable. En el subte, codo a codo, los pasajeros son mucho más que dos: un poco menos de un millón de personas circula diariamente por las raíces de la ciudad, sumados los automovilistas, los que llegan en la red de trenes que confluye en Buenos Aires, en los colectivos, en los micros de media distancia, en los taxis, los remises y las combis.

La mayoría, para sentarse unas ocho horas (que suelen ser más) frente a un escritorio y mirar la pantalla de una computadora en una oficina de un edificio cualquiera.

Excepto por un número creciente de personas que carecen de oficinas en el sentido tradicional del término. No son millonarios ni tienen oficios estrambóticos, sino que lograron dar vuelta el sentido del trabajo. Ya no van a la oficina a desempeñar las tareas, sino que tienen "la oficina encima", y las tareas del día les llegan a ellos, estén donde estén: en su casa, en un bar, en la plaza, en el campo, en la playa o en una oficina, sí, pero la del cliente.

A algunos se los llama teletrabajadores; de otros se dice, simplemente, que tienen una oficina móvil. Gracias a la tecnología, pueden cumplir las mismas funciones que en las instalaciones de la empresa sin más requerimientos que tener cobertura para el celular o un enchufe cerca. No hay que ser un genio de la informática para lograrlo, sino tener unos pocos componentes.

La herramienta principal

Lo primero que se necesita es una computadora portátil, claro está, para enviar y recibir correo electrónico, navegar por Internet, chatear o componer documentos y planillas, entre otras cosas.

Cualquier notebook fabricada después de 2000 debería ser capaz de cumplir estas funciones con comodidad, aunque los modelos más nuevos aportarán dos características nada desdeñables: menor peso y más autonomía de la batería. Respecto de esto último, los equipos con procesadores Intel Pentium M o AMD Turion son los que permiten más horas de uso con una carga de batería (unas cinco o seis horas, en promedio).

Si en la notebook se hacen trabajos que requieren mucha capacidad de cálculo (las tareas de oficina, reproducir música o video digitales, navegar o intercambiar mensajes de correo electrónico no entran en este segmento), será recomendable un equipo más potente, con un Pentium 4 o Athlon 64. Pero, para una computadora, más potencia significa un número mayor de cálculos, lo que implica más trabajo, así que un equipo de estas características no tendrá la misma autonomía; con suerte llegará a las tres horas sin pedir una recarga de batería.

Por supuesto, con un enchufe cerca (por ejemplo, en una habitación del hogar, en el jardín o en la oficina de un cliente) esto no será una limitación para la oficina móvil, y puede incluso pensarse en un equipo con una pantalla grande. La mayoría de las computadoras portátiles tiene un display de 14 o 15 pulgadas; hay más pequeñas (de 12 pulgadas) para las computadoras ultraportátiles, ideales para los que están mucho tiempo en la calle, o más grandes y vistosas, de 17 o 19 pulgadas. Una pantalla más grande también tendrá su impacto en la autonomía de la batería.

El acceso a Internet

De nada sirve armar una oficina móvil o en un espacio del hogar, lejos del centro de la ciudad, si no hay cómo recibir pedidos, intercambiar información, enviar trabajos terminados o consultar al cliente qué es lo que realmente necesita. El teléfono resuelve buena parte de estas cuestiones, pero hoy también es necesaria una conexión a Internet.

Aquí, el tipo de conexión dependerá de lo que demande el trabajo. Si sólo hay que chequear el correo de vez en cuando, una conexión a la Red usando un acceso telefónico será suficiente, y la opción más económica. Todas las notebooks modernas incluyen un módem telefónico para acceder a Internet.

También ofrecen otro conector: lo que se conoce como puerto de red Ethernet. Este permite conectar la computadora a otra máquina (en una visita a la oficina central o a un cliente) o al módem de acceso a Internet por banda ancha.

La ventaja de esta última es que ofrece una conexión permanente y una mayor velocidad en la transferencia de datos, algo fundamental para enviar o recibir archivos de gran tamaño (más de un megabyte, por ejemplo), además de permitir el uso de otros servicios, como el de la telefonía IP, que permite hacer llamadas a todo el mundo a precios reducidos con la computadora como teléfono. El más popular en este momento es el Skype ( www.skype.com ), cuyo funcionamiento es muy similar a cualquier mensajero instantáneo.

Esto puede resultar muy útil para conectarse con una oficina alejada: si el interlocutor también usa una computadora con Skype, la conversación será gratis; si se debe llamar a un teléfono convencional, se paga una tarifa inferior a la de larga distancia.

Las notebooks más modernas ofrecen, también, una tecnología conocida como WiFi, que permite la conexión a otras computadoras y el acceso a Internet sin usar cables. Si el equipo no ofrece esta función, es posible instalarle una placa que la agrega.

Pero el WiFi no es automático ni mágico: la antena de la notebook tiene que conectarse con otra antena WiFi en un radio cercano (sesenta metros, en promedio), que sí tenga acceso a Internet.

Las notebooks con WiFi aprovechan la disponibilidad de accesos públicos a Internet inalámbrica en aeropuertos, hoteles, bares y algunas zonas de la ciudad, como Puerto Madero. Se los denomina hot spots (zonas calientes, en inglés) y, dependiendo del lugar, pueden ser gratis o requerir una consumición mínima en un bar, o el pago de una tarifa. Su funcionamiento es sencillo: basta activar la antena WiFi de la notebook dentro de la zona de cobertura del hot spot, dejar que el equipo haga el resto, y en instantes se podrá navegar.

También se puede montar un hot spot en casa, para acceder a Internet desde cualquier parte del hogar. Las antenas WiFi (wireless access points, en la jerga informática, puntos de acceso inalámbrico) están pensadas para conectarse a la banda ancha y funcionar de puente inalámbrico.

Pero puede suceder que se esté lejos del hogar o de la oficina y que no haya Internet cerca. En ese caso, se puede recurrir a la red de telefonía móvil. La mayoría de los celulares modernos es capaz de funcionar como puerta de acceso a Internet. En nuestro país se usa el estándar GSM para telefonía celular; la parte de acceso a Internet se hace con dos normas conocidas como GPRS y EDGE (habrá que consultar en el manual del equipo si son compatibles con ellas o no).

Los ex usuarios de Movicom (hoy Movistar) usan otra norma, CDMA, que también puede ofrecer acceso a la Red, pero dependerá de la disponibilidad del servicio que ofrezca la empresa actual.

Si el equipo tiene soporte para estos protocolos, habrá que buscar la manera de conectar la notebook al celular, y se tendrá acceso inalámbrico a Internet siempre que haya señal (en algunas zonas del país hay cobertura para celulares, pero no GPRS o EDGE; ante la duda, hay que consultar con el proveedor del servicio de telefonía móvil).

Hay dos formas de conectar el celular con la notebook: usando una tecnología de conexión inalámbrica denominada Bluetooth o mediante un cable. Por supuesto, ambos dispositivos deberán incluir una antena Bluetooth entre sus componentes para lograr la conexión. El cable, por otro lado, debe enchufarse en el teléfono y en la notebook, y habrá que instalar un programa en la computadora para que lo reconozca como módem de acceso a Internet.

También es posible adquirir una tarjeta especial para notebooks, de un formato llamado PCMCIA, que emula a un celular y ofrece acceso a Internet usando las redes de telefonía de tipo GSM.

La oficina en el bolsillo

Si la portabilidad es lo importante y se quiere reducir al máximo el número de dispositivos por acarrear, se puede apelar a un teléfono celular inteligente (smartphones, en la jerga informática) o a una computadora de bolsillo de tipo palmtop.

Estos dispositivos son capaces de realizar las tareas básicas de cualquier oficina: enviar y recibir mensajes de correo electrónico con archivos adjuntos, editar documentos de texto, planillas de cálculo y presentaciones, reproducir audio y video, acceder a la Web, chatear y demás. La diferencia está en que los smartphones también funcionan como celulares, y las palmtop tienen una pantalla más grande.

Como ambas familias de dispositivos ofrece conectividad Bluetooth, se puede utilizar una palmtop con un teléfono de este tipo –u otro más modesto, para ahorrar costos– y así acceder a Internet. Un gran número de palmtops, además, ofrece conectividad WiFi para acceder a la Red en aeropuertos, hoteles y bares, entre otros.

Gracias a estas tecnologías, el bar de la esquina, el jardín donde juegan los chicos, el balcón al atardecer, la cocina mientras se hace la comida, el aeropuerto, la biblioteca o la sombra de un árbol en medio del campo pueden ser el ambiente más propicio para trabajar, resolver las tareas pendientes y no perder tiempo en ir a la oficina: ella estará donde cada uno quiera llevarla.

Teletrabajo

En 1991, Sonia Boiarov trabajaba en una consultora. Armaba estructuras de compensaciones e incentivos laborales. Era un trabajo que le demandaba suma concentración, algo que no lograba tener entre llamadas e interrupciones varias.

Acordó con su jefe mudar la oficina a su casa y se transformó en una pionera local del teletrabajo.

Hoy preside la comisión TIC (las siglas de tecnologías de la información y la comunicación) de Usuaria, una agrupación que reúne a usuarios de informática del país (tiene su sitio en www.tic.org.ar ), y dirige el Centro de Teletrabajo y Teleformación de la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad de Buenos Aires ( www.caminandoutopias.org.ar ).

"Allí les damos información y cursos de capacitación a quienes están intentando trabajar fuera de una oficina o hacer su propio emprendimiento hogareño; en Usuaria, además, tratamos de vincular proyectos para que tengan más apoyo y mejores posibilidades de entrar en el mercado laboral –explica Boiarov–. Una cosa muy importante es definir los tiempos de trabajo y de esparcimiento. Es un aprendizaje que hay que hacer, una especie de reculturización para evitar estar trabajando todo el tiempo, en todos lados, y a la vez para no irse al otro extremo, porque siempre está la tentación de ir a visitar un amigo o salir a la calle porque el día está lindo, y al final resulta contraproducente. Tener una oficina móvil es una libertad, pero también una responsabilidad, porque depende más de uno mismo llegar a los objetivos que hayan sido definidos."

Mil recursos

"La oficina móvil es producto de las baterías y las comunicaciones inalámbricas", afirma Pablo Hrenenco, gerente de Soluciones Móviles de HP. "Para nosotros, hay tres tipos de usuario. El primero es el que va a pie recolectando información: para ese usuario lo más conveniente es una palmtop o una Tablet PC (notebook con pantalla sensible al tacto, que reconoce trazos manuscritos), porque puede ir anotando cosas en un dispositivo pequeño. Después está el usuario intermedio, que viaja en avión, que va a oficinas de la compañía en otras ciudades y necesita la mayor autonomía posible y un equipo liviano, que no le pese. Y en tercer lugar está la persona que va a visitar a clientes, que puede darse el lujo de llevar más peso. Ya hay equipos con pantallas de 17 pulgadas en formato ancho, como el del DVD, para hacer presentaciones en las instalaciones del cliente."

"Además del smartphone, que es una computadora dentro de un celular –explica Guillermo Rivaben, director de marketing de Personal–, nosotros tenemos Turbo Mail, un servicio corporativo que replica el e-mail y la agenda del servidor de correo de la oficina en el smartphone. Cada vez que llega un e-mail a la casilla, se copia al instante al teléfono; se puede contestar y queda una copia en el servidor de la oficina. Si una secretaria hace un cambio en la agenda de ese día, esa modificación aparece también en el teléfono y viceversa. Y eso funciona en cualquier país donde haya roaming."

CTI, a su vez, permite crear una red privada virtual con los celulares corporativos y tratarlos como si fueran internos de la oficina, sin importar su ubicación. Movistar ofrece un servicio para enviar y recibir mensajes de texto usando el número de celular, pero desde una PC (ideal para quienes están en el exterior y no tienen roaming).

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