Es una de las consultas que con mayor frecuencia recibimos en el suplemento Tecnología: ¿cómo salvar nuestros mensajes de correo electrónico?
El mail se ha ido convirtiendo en una suerte de repositorio de datos personales e historial de vida, un amasijo epistolar que alberga desde direcciones y teléfonos hasta documentos vitales para nuestro trabajo... o para nuestro futuro laboral. Y todo guardado en un dispositivo -el disco rígido- que puede fallar en cualquier momento.
Outlook Express
Viene con Windows y es el programa de correo electrónico más utilizado. No hay que confundirlo con Outlook, que es parte del Office, de Microsoft.
Para salvar nuestros mensajes de Outlook Express (OE) hay que copiar en un CD o DVD el contenido de la carpeta Almacén . Luego podrán restaurarse esos mensajes a una nueva computadora por medio del menú Archivo > Importar > Mensajes . Estos son los pasos:
- En Outlook Express ir a Herramientas > Opciones > Mantenimiento y hacer clic en el botón Carpeta almacén . Seleccionar la dirección que aparece allí, copiarla apretando Control conjuntamente con la letra C (Ctrl+C) y cerrar el Outlook Express.
- En Windows, ir a Inicio > Ejecutar y pegar la dirección copiada antes en la caja de texto, apretando Control en combinación con la letra V (Control+V). Hacer clic en el botón Aceptar . Se abrirá la carpeta Almacén del OE.
- Copiar todos los archivos que hay en esa carpeta a un CD o DVD.
Para restaurar los mensajes a una nueva computadora:
- Copiar los archivos del CD o DVD a una carpeta en el Escritorio de Windows en la nueva computadora.
- Abrir esa carpeta, seleccionar todos los archivos y luego apretar el botón derecho del ratón. Se abre un menú emergente. Elegir Propiedades .
- En Propiedades hay que quitar el atributo Sólo lectura que se ha activado en los archivos luego de copiarlos al CD o DVD (que son discos de sólo lectura). Si no se hace esto, OE causará un error al importar los mensajes.
- Abrir OE e ir a Archivo > Importar > Mensajes . En el cuadro que se abre elegir, primero, la versión correcta de Outlook Express (usualmente, la 6). Luego, elegir la opción Importar correo de un directorio de almacenamiento de OE6 .
- Por último, seleccionar la carpeta en el Escritorio donde están los archivos que copiamos del CD o DVD.
El programa más usado en el ambiente laboral, Outlook, es directo y coherente a la hora de guardar los datos. Simplemente, usa un solo archivo (llamado PST) que puede importarse fácilmente desde cualquier Outlook en cualquier computadora. Eso sí, tienen que ser versiones compatibles. Es decir, no podrá abrirse un archivo de datos de Outlook 2003 desde un Outlook 2000, y así.
Pasos para crear un archivo de carpetas personales de Outlook:
- En Outlook ir al menú Archivo > Importar y exportar. Elegir Exportar y apretar el botón Siguiente .
- Elegir Archivo de carpetas personales (.pst) . Luego escoger la carpeta que queremos exportar y poner un clic en la casilla Incluir subcarpetas, si así lo deseamos.
- Por último, elegir un destino para crear el PST. Si hay muchos, puede tardar bastante la exportación.
Para importar el PST a una nueva computadora, basta usar de nuevo el menú Importar y Exportar , elegir Importar y luego Importar desde otro programa o archivo . En el cuadro siguiente, hay que elegir Archivo de carpetas personales (.pst) y por último escoger el archivo que creamos en el paso anterior, y que hemos grabado en un CD o DVD.
El otro programa de e-mail muy usado es el Thunderbird de la Fundación Mozilla ( www.mozilla.com ). Aunque el backup de los mensajes y contactos puede hacerse manualmente, el programa Mozbackup, que se baja sin cargo de http://mozbackup.jasnapaka.com/ , hace todo por nosotros. .