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Claves para la comunicación interna

Cómo aprovechar recursos actuales como la intranet, el mail y el messenger

Domingo 16 de marzo de 2008
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Una de las tareas más complejas de la oficina de personal es establecer vínculos de confianza entre empresa y empleados. El rumor y la radio pasillo pueden ser motivo de confusión y desinformación, y así como los empleados a veces no se enteran de informaciones importantes, los directivos tampoco están al tanto de las inquietudes del personal.

Las comunicaciones digitales pueden aportar herramientas rápidas y confiables para mejorar el nivel y la calidad de la información interna. El e-mail y la intranet empresaria son dos elementos clave para eso. Cualquier empresa, de la magnitud que sea, puede aprovecharlos al máximo, pero debe hacerlo estudiando a fondo las características del personal y sus expectativas. Y establecer una política informativa racional, que mantenga una regularidad en la difusión de novedades, que informe lo realmente sustancial.

El e-mail interno es valiosísimo siempre que sea usado racionalmente. Un correo de la empresa debe despertar interés, ya sea que anuncie un curso de capacitación, beneficios en artículos para el hogar o ¡un aumento de sueldo!

El subject del e-mail debe ser muy explícito y el contenido, estar formulado de manera muy sencilla, para que no existan equívocos ni sea necesario que el empleado solicite aclaraciones sobre el tema comunicado.

No puede faltar una casilla que sirva para recibir consultas o sugerencias de los empleados. Según el tamaño de la empresa pueden ser una o más casillas, por áreas: cuestiones impositivas, liquidación de sueldos, vacaciones…

Asimismo, una intranet es prácticamente obligatoria en la empresa actual, es el lugar más eficaz para la interacción entre la empresa y su personal. Pero concebirla no es tarea sencilla. Debe ser pensada cuidadosamente en relación con objetivos generales y específicos de comunicación interna.

Los pasos para crear una intranet son:

Concepción del sitio.

Diseño gráfico, teniendo en cuenta todos los requisitos acordes con las características planeadas.

Realización técnica y puesta on line.

El diseño del sitio y las cuestiones técnicas pueden ser tercerizados. Pero atención, no se puede encargar afuera la concepción de la intranet. Esto es decisivo para un buen funcionamiento. Lo ideal es formar un comité que incluya la gerencia general, la gerencia de personal y representantes de los empleados, además de algún experto en comunicación.

Con el e-mail y la intranet, una compañía está en condiciones de comunicarse eficazmente con su personal. Pero es clave pensar en un canal de múltiples sentidos. No sólo personal-empleados, empleados-personal, sino también interacción horizontal entre los empleados, que se puede dar a través de messenger. Y estas múltiples interacciones deben tener la misma jerarquía desde el primer momento. Eso hace a la salud comunicacional de una empresa.

El autor es director del Curso de Comunicación Digital para Empresas, en la Universidad de Belgrano

Por Julio Orione

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