La importancia de una buena planificación
Algo no funciona muy bien si en una compañía los proyectos terminan después de la fecha prometida, cuestan más de lo originalmente presupuestado, no cumplen con la funcionalidad señalada por el cliente. O si los procesos están pobremente estandarizados, si el tiempo de gestión del proyecto se considera como un gasto general, si acumula estrés y tiempo extra a lo largo de todo el proyecto.
La solución es una buena metología en la dirección de proyecto. Se entiende por proyecto el esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto, servicio o resultado único necesario para introducir un cambio. La dirección es entonces la disciplina de gestión que aplica conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. La responsabilidad está a cargo del jefe de proyecto.
La forma en que la dirección de proyectos se implanta dentro de una organización no depende ni de un curso ni de una plantilla. Implica, más bien, una modificación de hábitos de trabajo que se han ido enraizando con el tiempo. Por eso se considera la iniciativa como una cambio, que incluye un enfoque holístico y multifacético, y que incorpore medidas de comunicación, formación, coaching, control y de management.
Es aconsejable empezar por etapas, concentrándose en los puntos más críticos al inicio, consolidando, midiendo resultados intermedios, expandiendo y profundizando el cambio a partir de allí. Sobre eso se genera una definición sobre qué es el proyecto que se va a realizar, y otras cuestiones de importancia, como, por ejemplo, presupuesto, calendario, comunicación, riesgos, recursos humanos, calidad, gestión de documentación y proveedores. Si esas herramientas son después aplicables a toda la organización, entonces se está ante una buena metodología de dirección de proyectos.
La dirección de proyecto no hace desaparecer los riesgos, pero contribuye a lidiar con las contingencias.
La resistencia a integrar esta área dentro de la empresa tiene varias razones, algunas lógicas y otras puramente emocionales:
La alta dirección piensa que la dirección de proyectos es un programa informático. Algunos directores piensan que se trata de burocracia, retrasos y estorbos.
Las características del proyecto no van a cambiar si se usa un proceso formal, lo que cambia es la forma en que los eventos son gestionados cuando el proyecto está en curso.
El autor es profesor de los MBA en la Universidad de Reutlingen (Alemania) y Jones International University (USA) y participa del Programa Ejecutivo Internacional de Clase Mundial de la Escuela de Negocios de IDEA .
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