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Pablo Fernández: "Es costoso tener gente en una mesa perdiendo el tiempo"

El periodista dio consejos sobre cómo maximizar la asistencia a las reuniones y el uso de los mails
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22 de noviembre de 2017  

El periodista Pablo Martín Fernández centró su presentación en el bien más preciado: el tiempo. Para dar consejos sobre cómo manejarlo se basó en su libro La fábrica del tiempo, que escribió junto a su colega Martina Rua, y dejó algunos tips.

En primer lugar se refirió a la "reunionitis", el fanatismo por hacer reuniones. Preguntó al público quiénes tenían demasiadas reuniones y muchos levantaron la mano. Cuando consultó cuántos de ellos estaban haciendo algo para cambiar esa situación, las manos fueron pocas. "Son una manera fácil de perder el tiempo", las definió, y siguió: "Esto no significa que haya que evitarlas siempre, pero tenemos que encontrar la manera de hacerlas útiles".

Pablo Martín Fernández, periodista
Pablo Martín Fernández, periodista

Aconsejó, en primer lugar, saber qué temas y ejes tocará la reunión y evitar títulos vagos. Es clave saber si se trata de una cita para una "solución" o para una "discusión". Si es el primer caso, "hay que hacer todo lo posible para resolver el tema en un tiempo determinado, por eso es muy útil tener clara la meta y saber quién lidera", aclaró. También apuntó que es bueno dejar los celulares y notebooks afuera de las salas de reuniones para evitar interrupciones. Otro desafío, apuntó, es la cantidad de tiempo que se pierde por impuntualidad. En ese punto resaltó el caso de Google, que muchas veces termina sus reuniones 10 minutos antes para liberar la sala y que empiece la siguiente.

Más consejos: revisar quiénes van y que todas las personas que asistan tengan un rol. Recomendó no invitar a todos porque sí: siempre se pueden enviar minutas con los puntos más importantes de lo conversado. "Al terminar, cada uno debe tener una acción, ya que la mayoría son reuniones de resolución", dijo. Y aconsejó pensar "cuánto cuesta" que cada persona esté en una reunión, para evaluar si es realmente necesario que esa persona asista.

Se refirió a una buena práctica común en algunas compañías de tecnología de Silicon Valley: hacer las reuniones parados. Otra opción es hacerlas mientras se camina, "y de paso se hace ejercicio". Recordó la máxima: "Si puede ser un mail, que no sea una reunión. No es práctico y es costoso tener a gente sentada en una mesa perdiendo el tiempo".

Más adelante, pasó a enumerar elementos que distraen a las personas en el día a día. Uno de ellos es el mail, y dio consejos para domarlo. "Podemos avisarles a nuestros pares que sólo miramos nuestra casilla algunas veces por día y que nos llamen si es urgente", añadió. Por último, hizo hincapié en un superpoder: lograr foco. "Hay que aprender a manejar las falsas urgencias y el miedo a quedarse afuera", finalizó.

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