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Cuáles son los momentos más importantes de una reunión

Se trata de aprovechar esos comentarios que sirven cuando la gente está realmente involucrada, y capitalizarlos de manera productiva
Se trata de aprovechar esos comentarios que sirven cuando la gente está realmente involucrada, y capitalizarlos de manera productiva Crédito: Fast Company
Stephanie Vozza
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27 de mayo de 2018  

A pocas personas les gustan las reuniones, y eso es probablemente porque están haciendo cada vez más largo el día de trabajo. En los últimos 50 años, las reuniones han aumentado de menos de 10 horas a la semana a casi 23 horas, sin incluir las reuniones improvisadas, informa Harvard Business Review. Eso es más de la mitad de nuestra semana de trabajo.

"Las reuniones pueden parecer demasiado frustrantes y numerosas, pero continúan porque son claves para hacer el trabajo y construir relaciones", dice Chris Battles, vicepresidente senior y gerente general de comunicaciones y colaboración para LogMeIn, proveedor de software de colaboración que incluye la plataforma de reuniones GoToMeeting. "La interacción cara a cara en tiempo real, incluso a distancia, desbloquea la percepción de las cosas, y eso es poderoso".

El motivo por el que las reuniones tienen una mala reputación es porque sus momentos más interesantes a menudo se escapan, dice Battles. "Es posible que tengamos demasiadas cosas que abordar o restricciones de tiempo debido a la programación de reuniones consecutivas", dice. "Esto resulta en la pérdida oportunidades de oro".

Puede reactivar sus reuniones aprendiendo a reconocer los minutos más importantes y configurando un sistema que logre crear más de ellos.

BUSQUE SEÑALES VERBALES Y NO VERBALES

Identifique puntos críticos en sus reuniones prestando atención al idioma de los participantes. "Todos hemos estado en reuniones donde nos aburrimos sin sentido, revisamos nuestro teléfono y nos desconectamos por completo", dice Battles. "Sin embargo, se puede ver cuándo en un momento de la reunión hay una conexión. Esta se produce cuando las personas se vuelven física y emocionalmente presentes".

Esté atento a las personas que comienzan a tomar notas. Otra señal es cuando comienzan a contribuir. No solo están prestando atención; están agregando sus propios puntos de vista.

"Es la parte valiosa de la reunión, cuando las personas están abiertas a la información y se relacionan con ella. Es cuando hablan de cómo la información impacta personalmente en su mundo".

Cuando estos momentos suceden, no los sofoque. En cambio, déjelos fructificar. "Cuando las personas se animan con el tema, obtener su perspectiva es muy importante", dice. "Involúcrelas en la reunión haciendo preguntas e invítelas a una conversación".

ASEGÚRESE DE CREAR UNA CULTURA DE COLABORACIÓN

Promover momentos importantes en la reunión requiere prestar atención a la cultura. Si sus reuniones simplemente presentan contenido y no permiten el compromiso, será difícil obtener esos momentos mágicos en los que se desarrolla la interacción y la discusión. Cree una cultura de colaboración dando tiempo a las preguntas y llamando regularmente a los asistentes para que aporten su opinión.

"Los asistentes deben ser libres para hablar y atraer a otros para que participen", dice Battles. "Esto requiere que sus reuniones se consideren una zona de seguridad y los empleados confíen en que la norma es que puedan contribuir".

TENER UNA AGENDA FLEXIBLE

A menudo las reuniones siguen la agenda de una manera demasiado estricta; está escrito por una razón, pero no tiene que ser inamovible, dice Battles. "Cuando hay seis cosas que cubrir, es tentador cerrar las discusiones demasiado rápido para pasar al siguiente tema", dice. "Cuando note el impulso y la energía en torno a una cosa, manténgase con ella y vuelva con los demás temas más tarde".

Anule la agenda estando presente y consciente de lo que está sucediendo en su reunión, en lugar de simplemente dejar que la reunión suceda. "Las reuniones están destinadas a crear una discusión con la interacción en tiempo real", dice Battles. "De lo contrario, un correo electrónico habría sido suficiente".

CAPTURE EL "ORO"

Cuando los asistentes están realmente involucrados en el contenido de la reunión, capitalizar lo que sucede es muy interesante.

¿Fue un tema, una idea o un orador determinado? Tome notas, pero asegúrese de registrar acciones a seguir.

"Cuando llegue a un estado animado de discusión o de propuestas, identifique los próximos pasos", dice Battles. "Haga esto antes de continuar para aprovechar la energía".

Desde las reuniones ejecutivas hasta las reuniones de personal y las reuniones de equipo, buscar esas minutas de oro crea una perspectiva diferente para el organizador y hace que las reuniones en su compañía no sean tan insoportables.

"Nuestros días son a menudo una reunión tras otra", dice Battles. "En cada una, sin embargo, busque el gran momento para llevarse. Realice un seguimiento de estos momentos y úselos para ayudar a los participantes a interactuar con su contenido más tarde".

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