4 tips para administrar mejor el tiempo

¿Cuántas horas por día se nos van en interrupciones, consultas y distracciones? ¿Cuánta concentración y productividad nos restan las demandas de nuestros jefes, colaboradores, compañeros y clientes? ¿Cuánto tardamos en recuperar el flujo de lo que estamos haciendo después de cada interrupción? Nos agobia, y nos desespera, que nos busquen a cada rato. Culpamos a los demás, pero es interesante preguntarnos hasta qué punto somos cómplices de la situación.

A todos nos pasa que estamos haciendo nuestro trabajo y viene alguien a pedirnos ayuda, luego viene otro a que firmemos una autorización y después otro, y otro, y otro, siempre con alguna “emergencia”. Suele ocurrir que, asistiendo a una reunión importante o en una capacitación, estemos encadenados a la notebook o al teléfono, haciendo malabares de multitasking, devolviendo mensajes, saliendo a contestar las llamadas. Estamos presentes a medias, más “enchufados” con lo que pasa afuera que con lo que está pasando en el aquí y ahora.

Es cierto que no siempre podemos eludir las distracciones. Hay momentos en que es inevitable que alguna persona o situación necesiten de nuestra atención inmediata, y es importante que se la otorguemos. Pero hay infinidad de interrupciones que no son relevantes, y ocurren simplemente porque no hicimos nada para prevenirlas o porque nos malacostumbramos, y malacostumbramos a quienes trabajan con nosotros, a estar siempre disponibles.

Hay 4 tips relativamente fáciles de implementar para reducir o evitar las distracciones, aprovechar el tiempo de una manera más productiva y ser más felices en el trabajo:

1. Si yo no valoro y cuido mi tiempo, nadie lo va a hacer por mí

Como vimos en la columna anterior, el estímulo-respuesta está tan aceitado que ni siquiera nos preguntamos, ni le preguntamos al otro, cuál es el apuro. ¿Cuántas veces, ante un pedido, nos ponemos en marcha inmediatamente por default? ¿Cuántas veces nos dejamos liderar por el apremio de los demás y nos apuramos, o nos llenamos de tareas, sin que haga falta, aun dejando de lado lo que para nosotros es importante? Cuestionarnos y cuestionar la urgencia abre un paréntesis en el apuro, corta la respuesta automática y da lugar a que se reordenen las prioridades. Quizás descubramos que no es tan urgente, o que nuestra intervención no es tan imprescindible. Tal vez podamos decir que no, o acordar una solución diferente. Si no preguntamos, no lo podemos saber.

2. Prevenir y proteger el espacio exclusivo

En caso de que tengamos que asistir a una reunión o un evento importante, o si necesitamos estar solos y concentrados, tenemos que anticiparnos a avisar al entorno para proteger la exclusividad de ese espacio. Una comunicación efectiva para prevenir las interrupciones, al menos aquellas que no sean de extrema urgencia, también tiene que brindar una salida alternativa, aclarando en qué horarios sí estaremos disponibles y a quién pueden derivar la consulta si es necesario.

3. Establecer un espacio de trabajo para el equipo

Para que no se repitan las distracciones es conveniente concentrar las consultas de los colaboradores en un determinado momento, invitándolos a agrupar sus temas para resolver varias cuestiones a la vez en un mismo espacio. Una rutina así nos permite estar parte del día tranquilos, enfocados en lo que necesitamos concentración y otra con foco pleno en lo que otros necesitan. Además, favorece la autonomía, pues en la espera y la preparación para ese encuentro es posible que quien consulta pueda encontrar algunas respuestas por sí mismo. Lo más probable es que siga habiendo situaciones en que alguien nos necesite YA, pero van a ir menguando a medida que mantengamos el hábito con firmeza.

4. Educar para la autonomía

Por andar a las corridas, por costumbre, por creernos imprescindibles o por necesidad de estar en todo, acostumbramos a nuestro entorno a que nos busquen como el recurso más fácil. El ritmo de las interrupciones y consultas se parece al de los bebés recién nacidos, a los que sus madres alimentan “a libre demanda”: el bebé llora, la madre le da el pecho. La miopía del corto plazo nos crea la ilusión de que el sistema funciona, porque cuando nos metemos el problema se despacha, pero nos deja a todos atrapados en un círculo vicioso en el que nadie puede progresar. Para que un niño crezca y evolucione, la madre sabe que tiene que cortar la libre demanda. Progresivamente va ordenando las horas de comer: primero cada dos horas, luego cada tres…y va estirando el plazo hasta que se instala la rutina de hacerlo cuatro veces por día. Educarnos a nosotros mismos y a nuestros colaboradores para la autonomía también es un proceso gradual, incómodo y trabajoso, que requiere de paciencia, disciplina y mirada a largo plazo. Pero una vez que se logra produce una mejora sustancial en el uso del tiempo, la productividad y el desempeño de todos.

Es cierto, el tiempo difícilmente alcanza. Pero podemos usarlo de una manera más productiva, con menos estrés y más disfrute, si distinguimos las falsas urgencias de las reales, cuidamos nuestros espacios y educamos a nuestro entorno para que también lo haga.