Adiós al papel: la factura electrónica va camino a ser la única manera de registrar las ventas

¿Rosa, verde, celeste o amarillo? La pregunta sobre el color elegido para el duplicado de las facturas impresas va quedando en el olvido para cada vez más contribuyentes. La modalidad electrónica para el registro de las ventas de bienes y servicios da un paso largo este año, luego de haber avanzado en forma progresiva desde hace casi una década. El salto lo hace dar la resolución 3749 de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), que dispuso una generalización de la obligatoriedad de esa herramienta para los responsables inscriptos en el IVA, sean personas físicas o jurídicas.

La normativa tiene vigencia desde el primer día de este mes, pero la AFIP comunicó que, si bien no hay prórroga, tampoco habrá sanciones para quienes no cumplan hasta el 1° de octubre. Así, y ante algunas dificultades que se habían planteado en los primeros días, abrió un "período de adaptación" en el que se monitorea el ingreso al sistema de los obligados. El contribuyente que sabía de antemano que no llegaría a tiempo tuvo un período que venció en mayo para avisar a través de una ventanilla electrónica en la página web del organismo. Esa posibilidad se cerró, pero en reuniones con contadores, los funcionarios dijeron que tendrán "tolerancia" en la implementación.

Los contadores recomiendan que durante este período, quienes aún no cumplieron con la resolución y emitan facturas en papel, presenten en la agencia de la AFIP un formulario multinota (es el que lleva el número 206, puede bajarse de Internet y tiene varios renglones en blanco para escribir lo que se crea necesario). "Muchas dificultades fueron de implementación o administrativas; hubo empresas con sistemas a medida que no tenían desarrollado el módulo para facturar electrónicamente y no alcanzaron a hacerlo en tiempo; otras no llegaron a adaptar sus sistemas de administración de clientes", cuenta Martín Caranta, director de Impuestos del estudio Lisicki, Litvin y Asociados.

¿Sí o sí hay que adaptar los sistemas informáticos? Depende. El registro de operaciones por vía electrónica admite tres vías: la facturación en línea, el uso de Webservices de la AFIP y el aplicativo.

La factura en línea implica ingresar con clave fiscal en la página de la AFIP y optar por el servicio de "Comprobantes en línea", para seguir los pasos y generar así el documento (si no aparece esa alternativa entre las habilitadas hay que clikear en "Administración de Relaciones de clave fiscal" y luego en "Adherir servicios"). Para poder emitir comprobantes, se requiere habilitar un punto de venta diferente a los utilizados con los talonarios de papel.

Esa opción es la más elegida por las personas físicas. Están obligados los autómonos y también los monotributistas ubicados en las categorías H, I, J, K y L, es decir, los que facturan más de $ 240.000 al año. Hay algunas excepciones, entre ellas las tareas realizadas a domicilio como las de un plomero, aclaran en la AFIP.

Mientras que unos 150.000 ya estaban incorporados, la resolución reciente persigue la inclusión en este sistema de 556.000 contribuyentes (370.000 personas físicas y 186.000 jurídicas), según datos consignados en la publicación Diálogo Fiscal.

Cuando se trata de contribuyentes que emiten muchos comprobantes, lo recomendado es el uso de Webservices o el aplicativo. "Allí ya se genera una base de datos de clientes o códigos de mercaderías y eso simplifica la emisión", explican Natalia Neuman y Agustina Pellegrini, del estudio Schipani & Asociados.

En estos casos sí se necesita el desarrollo de un software a medida que se vincule automáticamente con la página de la AFIP.

El organismo otorga la habilitación de las facturas al asignar el Código de Autorización Electrónica (CAE). Y la validez de una factura se chequea en línea: quien la recibe ingresa en la opción de "constatación de comprobantes electrónicos" y, tras tipear datos que están en el documento, el sistema informa si su emisión había sido autorizada.

Con la nueva disposición, la Argentina se encamina hacia la casi totalidad de las operaciones registradas en forma electrónica. Eso acercará al país a niveles de facturación de este tipo de más del 90%, "como los que en la región ya tienen Brasil y México", según afirma Pablo Sanucci, CEO de InvoiNet, una firma dedicada a la administración de comprobantes en la nube. Sanucci explica que desde estas plataformas se gestiona también la relación con el cliente: por ejemplo, se reciben reclamos que pueden responder a una falta de coincidencia entre lo facturado y la mercadería recibida.

Ante el tipo de situaciones que llevan a anular facturas, la tachadura que antes se trazaba con birome sobre el papel es reemplazada por la emisión de notas de crédito.

¿Qué pasa si quien ya comenzó a emitir factura electrónica se encuentra sin conexión a la red o sin electricidad? La normativa exige contar con facturas de papel de respaldo. Y quien hizo la compra o contratación está obligado a aceptar ese comprobante en los casos en que la vía electrónica no se pueda usar. Para pedir esos talonarios en la imprenta hay que gestionar el Código de Autorización de Impresión (CAI).

Más allá de las cuestiones de implementación, en el uso de la factura electrónica se reconoce un efecto de reducción de costos administrativos "que es mayor en las pymes que en las grandes empresas", según describe Sebastián Mancuso, director de GNP Consultores. Desde el punto de vista de la recaudación, agrega, la disponibilidad inmediata de los datos "de gran parte de la facturación emitida" redundará en mayor poder de fiscalización. ¿Por qué de gran parte? Es que más allá de las excepciones puntuales, no están obligados a la facturación electrónica quienes tienen controladores fiscales. Para ellos, la AFIP ya anunció que trabaja en la aprobación de equipos de nueva generación, que le permitirá acceder a todos los datos de las operaciones.

Con toda esa información en sus manos, hay dos nuevas disposiciones que en sí encierran -según apuntan algunos contadores- una contradicción. Por un lado, se anularon los regímenes de información que obligaba a varias empresas a pasarle datos a la AFIP. Pero a la vez, se exige desde hace poco una declaración de las compras y ventas de cada inscripto en el IVA. "Para una sana relación entre el fisco y el contribuyente -opina Caranta- es aconsejable que a corto plazo se elimine el régimen de información de compras y ventas, o bien que se adapte y subsista sólo para informar operaciones no electrónicas".