Creatividad: cinco pasos para hacer menos aburridos los correos de trabajo

Es posible que usted sea peor escritor de lo que cree y su trabajo puede ser en parte responsable. Como la mayoría de la gente usted escribe con más asiduidad cuando envía mensajes de texto o correo en vez de componer documentos formales. Por lo que cuando de pronto le dan una tarea de redacción en el trabajo, sus capacidades estarán probablemente herrumbradas. Lo que es peor, es improbable que haya mucha retroalimentación acerca de la calidad de su escritura, lo que dificulta saber en qué o cómo mejorar.

Pero antes de sacarse de encima otro informe o memo mal escrito, considere estos cinco pasos para que lo ayuden a terminar con un texto del que pueda sentirse orgulloso.

• 1 Primero haga un boceto

Un problema común con la mayoría de las cosas que escribe la gente en el trabajo es que las frases individuales tienen sentido, pero no configuran un documento coherente. Esto vale incluso para piezas breves. Pero antes de tirarse a la pileta y comenzar a escribir, es mejor tomarse cinco minutos para hacer un bosquejo. Simplemente anote unas frases generales para tener una idea de la estructura de lo que está por escribir. Luego mire su boceto y trate de imaginarlo desde la perspectiva de su lector. ¿Alguien que no sepa lo que está tratando de decir entenderá lo que significa? Si no es así, piense qué información podría necesitar y agréguela a su borrador.

• 2 Convierta su boceto

Mucha gente hace bosquejos y luego los tiene a mano mientras escribe y de todos modos se desvía del tema. Para evitarlo, use el bosquejo mismo como el esqueleto de su documento, no sólo como inspiración. Convierta cada frase en un subtítulo.

• 3 Establezca un plazo(cuanto antes mejor)

Por supuesto que es difícil hacer un borrador si comienza a trabajar el día antes de la fecha en que tiene que entregarlo. En cuanto le dan una tarea de redacción -o después de terminar el borrador- debería escribir los pasos que tendrá que dar para completarlo: ¿de quién obtendrá la información para completar el trabajo? ¿Qué datos tendrá que buscar por su cuenta? ¿Quiere que un colega lea el primer borrador? Luego de hacer la lista de pasos, estime la cantidad de tiempo que llevará cada uno. Sume eso y multiplíquelo por dos. La mayoría de las cosas llevan más tiempo de lo que espera, pero eso es particularmente válido a la hora de redactar un trabajo.

• 4 Fije un horario para escribir

A diferencia de otros ítems en una lista de cosas por hacer, escribir no es una de esas cosas que puede hacer en momentos perdidos entre reuniones. Para escribir de modo coherente, tiene que tener en mente la estructura general de lo que redacta. Eso no sólo exige concentración, requiere unos minutos de acomodarse a la tarea, para refrescar el alcance y la secuencia del documento cada vez que recomienza el trabajo.

• 5 Relea lo que escribió, preferentemente en voz alta

Siempre relea su texto después de terminado. La gente a menudo está tan apurada por terminar con sus tareas de redacción que no se molesta en revisarlas una vez terminadas. Eso es una receta para todo tipo de errores, omisiones y mala prosa. Pero no lo lea por encima, buscando errores muy notorios. Léalo cuidadosamente, línea por línea. Advertirá una palabra, frase o párrafo faltante, y verá ideas que no se enganchan unas con otras como deberían. Este proceso de revisión es una manera de corregir el trabajo, pero sólo funciona si usted desacelera deliberadamente. Una buena manera de hacerlo es leer el documento en voz alta. Esto puede parecer algo tonto, pero sirve para detectar expresiones que suenan mal, malas transiciones o errores de tipeo.

Art Markman