El recibo de sueldo digital ya reemplaza al de papel

Una herramienta con beneficios para las grandes empresas, pero demasiado costosa para las pymes
Una herramienta con beneficios para las grandes empresas, pero demasiado costosa para las pymes
Silvina Scheiner
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26 de julio de 2015  

Gastos en motos, sobres, toner, hojas, cajas para guardar los recibos, metros cuadrados en depósitos y también en horas hombre se están ahorrando las empresas de la mano de los recibos de sueldo digitales, un camino por ahora reservado a las firmas grandes, pero que no tiene vuelta atrás, coinciden los consultados.

El hecho de poder acceder al recibo de sueldo en cualquier momento y desde cualquier dispositivo –smartphone, tablet, PC hogareña–, evitar las colas para retirarlo y firmarlo digitalmente, además de tener mayor confidencialidad en el manejo de las remuneraciones. Estas son algunas de las ventajas, ademas del obvio cuidado ecológico.

La digitalización de los procesos en diversas esferas de la administración pública es parte de la decisión estratégica del Gobierno de optimizar los niveles de fiscalización, aumentar la recaudación y bajar el empleo no registrado. Semanas atrás, la AFIP y el Ministerio de Trabajo presentaron el Libro de Sueldos Digital, una herramienta que sustituye el uso de registros impresos y que dará a la justicia laboral acceso a los libros del empleador, "a través del pedido de un juez", dice Eugenio Maurette, socio del estudio Maurette y Asociados. "Aunque todavía las empresas no lo pueden instrumentar", agrega.

A partir de este mes, la AFIP dispuso la obligatoriedad para todos los contribuyentes argentinos que emiten facturas, recibos, notas de crédito/débito tipo A y tipo B de operar con factura electrónica, un equivalente legal y fiscal de la factura en papel. En agosto próximo entrará a regir el nuevo Código Civil y Comercial que, entre otras cosas, acepta la formación de un acto jurídico por comunicaciones electrónicas o la posibilidad de manifestar una voluntad por esos medios, sin que tenga que ser en papel.

En el caso de los recibos de sueldo digitales, el proceso comenzó en noviembre de 2011, cuando el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTEySS) –por medio de la resolución 1455/11– permitió a las empresas dejar de imprimir recibos de sueldo en papel.

Las opciones que tienen las empresas a la hora de pensar la forma de implementación son básicamente dos: adquirir un servicio que les permita migrar al sistema de recibos digitales sin necesidad de instalar nada en sus servidores o contratar el desarrollo de una aplicación Web, integrable a diferentes sistemas de liquidación mediante una interfaz parametrizable.

"Ciertos clientes ya cuentan con componentes tecnológicos y prefieren tener el control, poder administrar e integrar la de los recibos con otras aplicaciones. Cuando ya tienen bases de datos y sistemas operativos propios, nosotros trabajamos en la complementación y la integración", reflexiona Gabriel Boero, presidente de Intersoft, empresa que comercializa Denarius Recibos Digitales.

Una de las pioneras en el mercado argentino fue el Grupo Telecom, que comenzó a emitir recibos mensuales en formato digital a partir de abril de 2013. Más de 16 mil colaboradores hoy ingresan a la intranet del grupo y desde allí pueden visualizar, imprimir y bajar a otro soporte digital –como un pendrive o un CD– una copia del recibo. Esta iniciativa integra un proyecto de autogestión vía Web llamado Mi Gestión, que demandó una inversión del orden de los $ 2 millones y que permitió simplificar procesos vinculados al personal como, entre otros, facilitar el otorgamiento de beneficios familiares ante el nacimiento de un hijo, casamiento, gestionar viajes, además, por supuesto, de agilizar los vehículos de comunicación interna.

"El proyecto eliminó el 100% del papel y logró ahorrar unas 35.000 hojas por mes", precisó Carlos Origlia, gerente de Servicios al Personal y Payroll, de Capital Humano del Grupo Telecom.

Swiss Medical Group, que contrató a turecibo.com, ya hizo sus números y asegura que redujo en un 85% el gasto que implicaba el proceso de pago a sus 10.500 empleados repartidos en todo el pais, según confió Alejandro Salvarezza, su gerente corporativo de RR.HH.

Entre los números que esgrime, Salvarezza dice que está ahorrando 70.000 pesos al año en papel y toner; 252.000 pesos anuales en las 200 horas hombre que le implicaba el procesamiento de los sobres, y sus recibos, además de los 2000 pesos mensuales/año que implicaban contratar 5 cajas mensuales para guardar durante diez años los recibos en firmas del tipo Iron Mountain o Conteman.

"Ensobrar cada recibo, clasificar los sobres por provincia, enviarlos por bolsín a la sucursal o a la provincia, distribuirlos y luego, recoger todos los recibos firmados para finalmente mandarlos al archivo era un número. A eso sumale los riesgos de confidencialidad que implica el pasaje mano a mano de los sobres y de los recibos ya firmados. Todo esto hoy es una historia vieja y complicada que la tecnología resolvió", completa.

"Antes, cuando un colaborador tenía que hacer algún trámite bancario –como solicitar un préstamo– tenía que darle los últimos 12 recibos. Muchas veces los venían a solicitar a RR.HH. y teníamos que tenerlos. Eso sin contar una de las partes más costosas y de la que se habla poco, que es la contingencia legal que puede darse cuando llega a la empresa una inspección del Ministerio de Trabajo", explican en Farmacity. "Con esta posibilidad, los recibos siempre están a mano", sostiene Mariana Ibero, directora de Capital Humano de Farmacity, que está ahorrando el costo de 346 resmas de papel; el envío de 2 recorridos de motos mensuales para entregar y retirar los recibos de sus 4200 empleados en todo el país; la compra de 42 cajas anuales, y ha logrado una mejora en la eficiencia de tareas administrativas al evitar la impresión y el ensobrado de recibos, además de reducir los tiempos de búsqueda de documentación.

"El cambio, que no es mágico, pero sencillo de implementar, se repaga en un año y medio", dice Boero, que atiende empresas como Peugeot, Citroën, Nestlé y el Hospital Alemán.

La dimensión cultural del pase a lo digital es central. "Hay que estructurar la transición y hacer el cambio de manera escalonada, en etapas. Swiss Medical hizo una prueba piloto con dos áreas de la compañía y luego extendió el sistema a toda la empresa. Un mes se liquidó de manera mixta y al siguiente, únicamente con recibo digital", cuenta Salvarezza.

Cervecería y Maltería Quilmes contrato a Train Solutions, pionera en comercializar sistemas entre empresas bajo la modalidad SaaS (Software As A Service), y entrega recibos digitales desde septiembre de 2013.

La implementación del pasaje a lo digital, incluyendo los trámites en el ministerio, demandó una inversión de 8000 dólares y una planificación de 8 meses. "Desde entonces, ahorra 240 resmas de papel al año, además del ahorro de impresión, control y distribución", precisó Ariela Collins, gerente de Recursos Humanos.

Si los trabajadores están sindicalizados es importante sentarse a charlar con la comisión y también definir y comunicar durante cuántos meses se solaparán ambas modalidades, para que la gente compruebe que es exactamente igual y crea en la nueva modalidad", asegura Boero.

El Hospital Alemán, que está mutando hacia los recibos digitales, está instalando terminales, como si fueran cajeros automáticos, en todos los sitios donde antes se retiraban los recibos para que lo actitudinal y las costumbres jueguen a favor del nuevo método.

La gran duda es si este avance tecnológico está al alcance de todas las empresas o sólo para las grandes. "Un buen límite pueden ser las 100 personas. Más o menos por ahí está la línea que separa el hacer o no la inversión", agrega Boero.

Lo que más complica a las pymes es todo el expediente que hay que abrir frente al Ministerio de Trabajo. "Armarlo, presentar estatutos, responder preguntas, poner gente para seguirlo. Muchas veces a las empresas chicas eso las hace desistir porque no tienen estructura. Si fuera inmediato o más sencillo en lo operativo, la mayoría lo adoptaría", acota.

El contador Jorge Vega admite que es una solución adecuada para medianas y grandes empresas, en especial para aquellas con varios establecimientos dispersos geográficamente, pero que "para las pequeñas empresas, en cambio, las ventajas son prácticamente imperceptibles", asegura.

UNA NUEVA FUENTE DE AHORRO

Papel

Telecom eliminó el 100% de papel y dejó de imprimir 35.000 hojas por mes. Farmacity ahorra 346 resmas por año y Cervecería y Maltería Quilmes deja de usar 240 resmas de papel por año.

Proceso de pago

Desde Swiss Medical Group aseguran que se redujo en un 85% el gasto del proceso de pago y ahorran 70.000 pesos por año en papel y toner, y 250.000 pesos anuales en 200 horas de trabajo

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