El recibo digital todavía es virtual

A pesar de que el año pasado el Ministerio de Trabajo aprobó el uso de esta herramienta tecnológica, aún ninguna empresa fue autorizada a utilizarla; las compañías podrán reducir costos y tiempo, y ser más ecológicas
Marilina Esquivel
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16 de septiembre de 2012  

A fines del año pasado, el Ministerio de Trabajo –a través de la resolución 1455/11–, autorizó a las empresas a reemplazar los recibos de pago de salarios al personal en relación de dependencia en papel por formas digitales mediante sólo una adhesión voluntaria del trabajador.

Fue una buena noticia para quienes querían ahorrar costos, tiempo y ser más ecológicos. Pero, a pesar de ello, aún ninguna implementó esta facilidad. Hasta donde pudo saber LA NACION, no hay compañías que hayan reemplazado totalmente el recibo físico por el comprobante virtual. Este diario se comunicó con el Ministerio para confirmar esta información que dieron diversas fuentes (empresas, contadores y organismos certificadores), pero no obtuvo respuesta.

Sí hay un puñado de firmas que ya iniciaron el trámite ante la Secretaría de Trabajo, dependiente del Ministerio, para ser autorizadas. Juan Carlos Cerrutti, socio del estudio Cerutti, Darago & Asoc., que auspicia algunas presentaciones, explica: "Ya pasamos la prueba del área de Informática y estamos esperando la aprobación de Legales".

Según la norma, el empleador que quiera adoptar el sistema debe presentar una solicitud en la que fundamente su petición, diga cuál será el universo de trabajadores alcanzados por la medida, y describa protocolos y estándares tecnológicos usados "para garantizar la seguridad, autenticidad, autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos emitidos bajo estas modalidades".

Además, la resolución obliga a que empleador y empleados firmen en forma electrónica el recibo del sueldo. VeriSign, Secure File y CertiSur son algunas de las prestadoras del servicio de firma electrónica en nuestro país. Esta última, además de ser proveedora de la autenticación, se presentó en Trabajo para ser habilitada a entregar recibos online a sus propios empleados.

"Una firma electrónica está contenida en un certificado digital, que es un archivo electrónico que se guarda en la computadora y al que una persona física tienen acceso con ciertas medidas de seguridad –explica Norberto Mazás, gerente de Ventas de CertiSur–. Una ventaja importante es que la firma electrónica es inviolable e inmutable en el tiempo. El papel se puede adulterar, pero si en algún momento alguien quiere modificar la firma digital se va a generar una alerta de seguridad".

El gerente señala que aún no se recibieron pedidos de clientes para obtener la firma electrónica exclusivamente motivados por la implementación del recibo online (sí, para otros procesos), porque, según su conocimiento, aún ninguna firma recibió el visto bueno oficial.

El paso del formato físico al virtual permite ahorrar energía, tinta y bastante papel si se considera que en cada recibo de sueldo se puede usar entre una y dos hojas. Además se optimiza el tiempo, ya que no hay ensobrado y la distribución geográfica del sobre deja de ser necesaria.

Reducir el personal destinado a la gestión del recibo en papel y poder hacer búsquedas inmediatas ante requerimientos internos o externos son otras de las ventajas que ven en Train Solutions, una firma de manejo de documentos digitales que realizó su petitorio ante el Ministerio poco después de publicada la resolución.

Más control estatal

A nivel gubernamental, la digitalización de los recibos facilitaría el cruce de datos entre el Ministerio y otros organismos del Estado, como la Anses y la AFIP, y permitiría detectar más rápido la correcta liquidación y el trabajo informal.

Según Cerrutti, el recibo digital puede ser el puntapié de una mayor virtualización del área de recursos humanos, con más actividades gestionadas online y ayudar a mejorar la comunicación con los empleados.

Ese es el caso de Telefónica, otra de las compañías que inició el trámite ante el Ministerio. La empresa de telecomunicaciones emite 14.000 recibos mensuales, que incluyen su nómina y la de Movistar. Mientras espera que la habilitación ministerial, entrega los recibos en papel.

"El día anterior a la fecha de pago publicamos el recibo en el portal de la empresa. Ya todo el mundo lo sabe y puede verlo. En ese momento, se genera un pico de usuarios, ya que registramos que entran hasta 2000 en forma concurrente", dice Mauro Fernández, gerente de Planeamiento y Diseño Organizacional del Grupo Telefónica.

Sin embargo –y no obstante las ventajas que reporta tener los recibos a mano y guardados digitalmente–, la "huella digital" que queda en el sistema no es suficientes para la ley. No se estaría cumpliendo con la ley de Contrato de Trabajo –que manda que el empleado firme de puño y letra su recibo de haber y se quede con el duplicado– ni con la nueva resolución del Ministerio porque no se estaba firmando digitalmente.

Una fuente del mercado que pidió anonimato mencionó un par de empresas que fueron multadas por entregar el recibo sólo de esta manera.

Las empresas con nóminas extensas de trabajadores son las que probablemente encuentren más ventajas en la implementación del recibo online, aunque no siempre es fácil aplicar el sistema a toda la población, por ejemplo, a los empleados de planta que no trabajan frente a una computadora.

En esos casos, la solución sería instalar terminales de autoservicio en las fábricas. Y aunque no todas las empresas se animan, un buen ejemplo es Embotelladora del Atlántico –que produce y distribuye Coca-Cola–. Actualmente, esta firma tiene quioscos para que alrededor de 500 de ellos accedan al portal de SAP y, entre otras cosas, puedan ver su recibo de sueldo, buscar empleados y consultar datos personales.

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