En punto

Solo 3 de cada 700 reuniones virtuales empiezan puntuales. El promedio de demora desde la hora de la cita hasta que alguno se anima y dice “bueno, deberíamos ir empezando” es de siete (eternos) minutos. Por lo general hay un grupo menor que llega 3 o 4 minutos antes y comienza a charlar, luego, otros tantos que entran 1 o 2 minutos más tarde y se quedan escuchando para no interrumpir a los primeros. Entonces, quien lleva las riendas de la reunión chequea presencias y siempre faltan uno o dos “figuritas” a las que sí, hay que esperar. En el mejor de los casos, algunos viven esta espera como un breve descanso y de charla casual. La mayoría, como una pérdida de tiempo.

Pero, las reuniones que comienzan tarde no son solo una pérdida de tiempo y un motivo de irritación, sino que son menos efectivas. Según el estudio Let’s get this meeting started: Meeting lateness and actual meeting outcomes, publicado en 2018 en Journal of Organizational Behavior, se encuentran diferencias significativas con respecto a la satisfacción percibida de los participantes en la reunión y la efectividad de la reunión, así como los resultados de desempeño del grupo en número, calidad y viabilidad de las ideas producidas en la reunión. También se identificaron diferencias en los comportamientos socioemocionales negativos de interacción grupal según la tardanza en la reunión.

Según el estudio, una reunión que comenzó 10 minutos tarde fue un tercio menos efectiva, en términos de resultados, tanto reales como percibidos, que una reunión que comenzó a tiempo. Se generó un tercio de tantas ideas. La viabilidad de las ideas generadas fue casi un tercio inferior. Comenzar tarde afecta el foco y el entusiasmo y por más esfuerzos que se hagan son muy difíciles de recuperar. Y aunque las reuniones empiecen a tiempo, si se deja asumir que casi siempre empiezan tarde, esa suposición ya afecta el desempeño y participación de los asistentes.

La solución es tan sencilla como poco frecuente. Comenzar a horario esté quién esté. La mejor manera de revertir la sensación de que “siempre se empieza tarde así que subo cinco minutos tarde también”, es empezar sistemáticamente en horario, seguir adelante cuando la gente se sume, no parar ni recomenzar ante cada nuevo y hacer hincapié en la “netiqueta” de puntualidad al comenzar y terminar el encuentro. Las reuniones grandes en número de participantes también sofocan la participación, especialmente de personas que perciben su estatus como relativamente bajo en la jerarquía del grupo, algo que los líderes tienen que tener siempre presente y dar voz de manera equitativa en cuanto sea posible. Quien tenga la reunión a cargo puede indicar que “para quienes no pudieron sumarse a tiempo, tendrán los contenidos en la minuta de reunión al finalizar”. Si llegar tarde no tiene un “costo”, es poco probable que esa conducta se modifique. Son en punto: empezamos.