Cómo sacarse de encima las "pequeñas tareas"

En las 8 o 9 horas promedio que los argentinos trabajamos a diario, tenemos cientos de oportunidades de resolver de una manera más eficiente y productiva cosas que nos molestan y entorpecen el trabajo a diario. Sin embargo, solemos rendirnos ante el statu quo y simplemente soportamos la incomodidad: la persiana del negocio que abre mal hace tres meses, la oficina sin tazas ni cucharitas desde el verano pasado, escritorios rebosantes de papeles y desorden, un aire acondicionado que no enfría, una fotocopiadora que mancha el trabajo, una pantalla con 20 archivos nombrados casi igual, que nos requieren abrirlos uno por una para encontrar la última versión, y paro porque ya me empiezo a marear.

Un estudio hecho sobre profesionales en el Reino Unido demostró que casi un 60% pasa una hora de su día laboral buscando archivos por no usar buenas prácticas para guardarlos y nombrarlos y de esta manera facilitar su localización.

Perdemos muchas oportunidades de avanzar sobre lo que tenemos pendiente simplemente porque decidimos que no es el momento ideal para hacerlas. "El viernes ordeno todas las carpetas de la compu que ya no encuentro nada". "Cuando vuelvan todos de vacaciones vemos una mejor manera de organizarnos con las horas extras", todo pospuesto a la espera de un momento ideal que sabemos de ante mano que no va a llegar.

En su libro Outer order, Inner Calm (Orden exterior, calma interior), Gretchin Rubin recomienda adoptar una aproximación continua a la mejora en el orden.

Esto sería, cada vez que vemos algo fuera de su lugar, llevarlo a donde va: nombrar metódicamente los archivos, doblar el pulóver que te sacás y no dejarlo tirado en la casa, reponer los vasitos del dispenser de agua de la oficina cuando usaste el último.

Cuestión de confianza

Esta manera de avanzar en los que la consultora en productividad Zarvana llama "productividad progresiva" y funciona porque actuar en el momento y resolver pequeñas tareas nos genera una sensación positiva al no estar acumular pendientes, la fuerza de voluntad requerida es menor porque la tarea es pequeña y nuestro cerebro festeja cuando ganamos pequeñas batallas y nos premia con una dosis de dopamina.

La productividad progresiva también funciona porque cada vez que logramos una pequeña mejora aumenta nuestras confianza en que podemos transformarnos en esa persona que queremos ser. En su libro Atomic Habits, James Clear explica cómo cambiar pequeños comportamientos te hace creer que sos el tipo de persona que resuelve, avanza y es eficiente.

Aunque los beneficios de avanzar pequeño son claros, la mayoría de las personas no lo hacemos.

Una de las razones es que el progreso parcial es imperfecto. Hacer algo pequeño implica que hay más cosas para hacer y nos genera una parálisis. Tampoco creemos que adoptar un nuevo hábito pequeño vaya a generar grandes cambios: apagar las luces a la salida del trabajo, aprender una manera más eficiente de armar reuniones o aplicar una técnica de foco por día.

Pequeños pasos

Cada uno de estos cambios y nuevos hábitos es chiquito y parece poco en el mar de temas para resolver, pero la repetición diaria genera una catarata de nuevos hábitos que hacen al gran cambio al final de la semana.

En palabras del padre de la productividad personal a nivel global, el norteamericano David Allen, se trata de hacer las cosas ¡¡y ya!! ("getting things done").

Su fórmula mágica dice que si algo te lleva dos minutos resolverlo lo hagas ya mismo y no lo pospongas. Cientos de cosas se pueden hacer en 120 segundos: ordenar una cartera, dejar un escritorio despejado, ordenar el día mentalmente.

No te convertís en el campeón del Torneo Apertura con una sola patada, son un montón de partidos con miles de pequeños pases. Como nos enseño Mostaza Merlo en 2001: paso a paso.

Sonido recomendado para leer esta columna: "The Edge of Glory", Lady Gaga