Guía del bien para las reuniones a distancia

Si tener reuniones productivas cara a cara ya nos cuesta, tenerlas a distancia es un arte conquistado por unos pocos. ¡Levante la mano el que no se haya distraído haciendo garabatos, mirando las redes sociales o hasta haya intentado seguir trabajando en el medio de las tan temidas calls!

Las reuniones a distancia son cada vez más habituales, antes eran terreno solo de las empresas grandes y globales, pero el creciente avance del home office o trabajo remoto hace que sean algo bastante común en muchos trabajos. Algunas son llamadas entre dos, otras en grupo y con el altavoz puesto, otras con video por teléfono, otras con video desde la computadora, o hasta proyectadas en grandes pantallas.

Los últimos 10 años hubo buenos avances en los servicios de comunicación por video (Skype, Hangout, BlueJeans, Zoom y Meet, por nombrar solo algunas), pero lo cierto es que es muy común tener dificultades para lograr una conversación que resulte productiva, concreta y rápida.

Para lograrla, es conveniente trabajar en una "netiqueta" o conjunto de normas de comportamiento para las reuniones a distancia con la tecnología como herramienta y con las personas comprometidas en lograr una buena comunicación. Por ejemplo, que la persona que convoca a la videollamada sea la encargada de chequear temas técnicos, enviar temario y tiempo aproximado por adelantado y, en lo posible, probar la herramienta con los involucrados antes del llamado. Algo así como el responsable de que ese evento salga lo mejor posible.

Me ha pasado en muchas entrevistas a distancia tener que decodificar lo poco que se entendía o hasta tener que cancelar los llamados por la interferencia en la conectividad. Esto genera hastío y una sensación de que call sea sinónimo de pérdida de tiempo.

Acabo de acordarme de una videollamada desastrosa que tuve hace dos meses. Era una entrevista y había olvidado de agendarla como videollamada (pensé que era sólo audio). Como el bar donde estaba era ruidoso y había olvidado mis auriculares atendí desde el baño, entre los azulejos de atrás y mis maniobras para disimular el papelón, la gente entraba y salía. Decidí pedir perdón, cortar y seguirlo solo por audio.

Para los que las hacen desde sus casas o lugares de veraneo, es importante armar acuerdos con quienes van a hablar. Por ejemplo, deben tener en cuenta el timbre, los ladridos del perro y hasta los chicos dando vueltas, entre tantos otros avatares caseros que pueden surgir. Los acuerdos entre personas son aún más importantes que las tecnologías para lograr una buena reunión.

Sabemos que uno no siempre puede controlar los términos y condiciones de las reuniones o bajarse de las llamadas, pero también es verdad que aceptamos muchas porque es más cómodo no afrontar la tensión de pedir no participar y contar las razones, y optamos por subirnos restándole calidad a nuestro tiempo y siendo partícipes necesarios de reuniones improductivas.

Una de las personas de las que más aprendí sobre buenas prácticas de reuniones a distancia es Miguel Morkin, CEO y cofundador de Sirena, una startup argentina que se dedica a gestionar el relacionamiento con clientes a través de WhatsApp. Morkin es fan de los hacks de productividad, los prueba todos y se queda con los mejores que comparte a través de las redes sociales.

Por ejemplo, cómo se reúne con su equipo directivo que suele estar desperdigado en distintos puntos del planeta. Para sus reuniones (algunas fijas y semanales, otras puntuales) usan técnicas para que sean realmente efectivas, que van desde respetar los temas y los tiempos asignados hasta el hecho de que todos acuerdan tener la cámara de video prendida.

"Al estar todos conectados con las mismas condiciones, se genera igualdad, aumenta la concentración y se asegura que sólo estén las personas necesarias, sin que sobre gente en la reunión. Además, el hecho de que todos se vean las caras genera buen clima, hace que no se genere 'tribu' entre los que están presenciales y los que participan desde afuera", explica Morkin.

Aunque no podamos controlar la organización de las llamadas o video-reuniones de las que nos tocan participar, siempre hay algo en lo que podemos aportar o ayudar para hacerlas mejores. En la próxima video-reunión o llamado te sugiero proponer alguna mejora respecto de las que tuviste en el pasado: agenda clara, herramientas técnicas probadas, resumen con ítems accionables o roles bien definidos, por mencionar algunas cuestiones. Vas a sentir que cuidás más tu tiempo y también el de los otros, que una reunión no te hizo perder el tiempo, sino ganarlo. ¿Será posible?

Sonido recomendado para leer esta columna: Otherside, de Red Hot Chili Peppers.