Cómo hacer el presupuesto de tu emprendimiento

Que los números no te asusten. La clave es ser ordenada y registrar TODO.
Que los números no te asusten. La clave es ser ordenada y registrar TODO. Crédito: Ariel Escalante
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2 de julio de 2019  • 13:28

Las finanzas son, en muchos casos, la parte más odiada por las emprendedoras: llevan tiempo, requieren constancia e ¡involucran números! Pero por eso le pedimos a Martín Tetaz, economista especializado en Economía del Comportamiento, investigador, divulgador y docente de la Universidad de La Plata, que nos guiara sobre los pasos necesarios para hacer el presupuesto para un emprendimiento . Su respuesta fue una serie de lecciones que todo emprendedor exitoso tiene que aprender para proyectar correctamente su marca hacia el futuro. Tomá nota.

El año pasado María alquiló un departamento en Palermo y puso un showroom a dos cuadras de plaza Italia. Pagaba 15.000 pesos entre alquiler y expensas, de modo que ese era el piso de ganancias que necesitaba para empezar. La primera semana estaba contenta: me contó que había vendido muy bien. Le pregunté entonces cuánto tenía que facturar por mes para pagar el alquiler y se puso en blanco. Abrió los ojos grandes, como quien descubre que los reyes son los padres. "Ni idea", me dijo. No solo no había sacado la cuenta, sino que tampoco tenía muy en claro cuáles gastos eran fijos y cuáles variables. Como era de esperarse, tuvo que rescindir el alquiler y hoy continúa las ventas por Instagram. Esto es lo que María debería haber hecho y tenido en cuenta antes de largarse con su propio showroom:

Lección #1. Registrar todos los costos y separarlos en fijos y variables

Perdele miedo al Excel, es tu aliado.
Perdele miedo al Excel, es tu aliado. Crédito: Ariel Escalante

Puede parecer una pavada, pero hay una diferencia importante entre un negocio que funciona y otro que hay que cerrar ya: los ingresos tienen que cubrir al menos los costos variables (como el costo de envío), para que cada producto que vendamos no nos haga perder dinero. Idealmente, además, tienen que permitirnos cubrir los costos fijos, que son todos aquellos que no podemos esquivar produciendo o comprando menos mercadería, como por ejemplo el alquiler. Si vendo 20 accesorios a $100, con un costo de 90, pero para hacerlo tengo que gastar $250 en el taxi de ida y vuelta, está claro que me conviene quedarme en mi casa. Pero si vendo 100 unidades de ese mismo producto la historia ya tiene otro color, porque voy a ganar $750 por día una vez que descuente el taxi. Es cierto que en este ejemplo, trabajando 20 días con ese nivel de facturación, apenas alcanzo a pagar el alquiler, de modo que cuando pueda rescindir o se venza el contrato, no renovaré. No obstante, como ese es un costo fijo, lo tengo que pagar de todos modos y es preferible quedar hecho a perder 15.000 en un mes.

Lección #2. La mercadería no puede venderse por debajo del costo variable

El precio de liquidación no es el costo real de las cosas.
El precio de liquidación no es el costo real de las cosas. Crédito: Ariel Escalante

Mucha gente se sorprende cuando una tienda de ropa liquida una temporada con descuentos del 50%, razonando que "si podían vender tan barato, nos estaban estafando con el full price". Pero esa lógica está mal. Un comerciante forma sus costos con la sumatoria de los fijos y los variables. Si una prenda le cuesta $300 (variable) tiene que cargarle el costo proporcional del alquiler, servicios, salarios y demases (que son costos fijos en el corto plazo) y que pueden costarle $200 más. Entonces si vende a $600 está ganando $100 por unidad. Pasada la temporada puede liquidar a $300 sin perder plata, aunque el costo total sea $500, porque el alquiler y los demás costos fijos los tiene que pagar igual. Así, con la liquidación salva el costo variable que le significó adquirir esa prenda y que no pudo vender en temporada. Lo que no puede hacer es vender todas las prendas siempre a $300 porque no cubriría ningún costo fijo y tendría que cerrar.

Lección #3 Los precios no se ponen de acuerdo a los costos

El precio de las cosas no depende únicamente del costo. Tenelo en cuenta.
El precio de las cosas no depende únicamente del costo. Tenelo en cuenta. Crédito: Ariel Escalante

Es obvio que no podemos vender a $80 lo que nos cuesta $100, pero no hay ninguna regla que diga que tenemos que remarcar X % por arriba de los costos. El precio que ponemos es el que estimamos que se banca la demanda. Si nos equivocamos y vendemos muy poco, lo tendremos que bajar, mientras que, si nos quedamos sin stock en un día, lo podremos subir. Eso no quiere decir que no haya que llevar un registro sistemático de los costos, porque esa es la base de las decisiones del margen de descuentos podemos aplicar en una liquidación o de cuándo tenemos que cerrar el negocio. Además, ese registro nos permitirá saber cuánto dinero podemos retirar del negocio (ganancia neta) sin comernos el capital.

Lección #4. Armá una previsión de ahorro

¿Gastos inesperados? No hay problema, contábamos con eso.
¿Gastos inesperados? No hay problema, contábamos con eso. Crédito: Ariel Escalante

Por lo general resulta mas fácil proyectar los costos en un presupuesto, porque son mas conocidos y ocurren con mayor certeza (por ejemplo: todos los meses hay que pagar el alquiler). Así y todo, siempre habrá imponderables: puede surgir la necesidad de pagar cosas que no preveíamos (desde una multa por un juicio hasta un nuevo impuesto o un trámite nuevo). Todas esas eventualidades se suavizan en un presupuesto, incorporando una previsión por imponderables, es decir, un dinero que separamos preventivamente por si se aparece una eventualidad y que incorporamos como si fuera un costo más. Si al cierre del año te sobró ese dinero, tanto mejor: tenés margen para hacer nuevas inversiones.

Lección #5. A seguro se lo llevaron preso

Hay que prever todos los escenarios: desde el más positivo hasta el más desastroso.
Hay que prever todos los escenarios: desde el más positivo hasta el más desastroso. Crédito: Ariel Escalante

Con los ingresos se vuelve necesario hacer estimaciones y todo pronóstico tiene siempre un margen de error que hay que incluir en el presupuesto. La planificación queda así con rangos: un máximo (en un escenario optimista), un mínimo (en un escenario pesimista) y un promedio (lo más probable que suceda). Lo importante es que sepas que siempre va a haber un cliente que no nos va a pagar, un negocio que se va a caer o un envío que se va a perder. Tenelos en cuenta.

Lección #6. Un problema de liquidez no es un problema de solvencia

Que no haya dinero para pagar no quiere decir que el emprendimiento no sea solvente.
Que no haya dinero para pagar no quiere decir que el emprendimiento no sea solvente. Crédito: Ariel Escalante

En los emprendimientos, una cosa es vender y otra cosa es cobrar. Lo mismo pasa con los gastos: muchas veces nos comemos el capital por no separar un dinero para renovar las computadoras, pintar el departamento cada año o cambiar el auto que usamos para trabajar. Puede pasar, por esta misma razón, que tengamos liquidez aún cuando estamos perdiendo plata o que, por más que nuestro negocio sea rentable, no nos alcance el dinero para hacer frente a los gastos. Un ejemplo de lo primero es cuando un conductor de Uber cree que gana 15.000 por semana, pero se quiere matar cuando le llega la patente del auto, o cuando se le rompe el rodado y necesita ir al taller, o cambiarlo. Un ejemplo de lo segundo es cuando vendes mucho pero te pagan con un cheque a 120 días y vos, de todos modos, tenés que pagar el alquiler al contado el mes que viene. Esto nos obliga a armar un presupuesto económico y otro financiero; en el primero registramos todo lo que se espera vender y los costos asociados; y en el segundo todo lo que se espera cobrar y cada costo que hay que pagar efectivamente.

¿Te sirvieron estas lecciones financieras? También te invitamos a ver estas 3 planillas fundamentales para ordenar las finanzas de tu emprendimiento y este video para entender cuál es la rentabilidad de tu negocio .

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