Cómo prevenir desvíos en el cobro de las expensas

Las irregularidades en el cobro de expensas y cómo bajar los costos de la corrupción en consorcios y barrios cerrados son dilemas con los que convive gran parte de la población. Intentar decodificar sin éxito cómo se ponderan los gastos mensuales en los resúmenes es una acción que más de una persona intentó a lo largo de su vida. De hecho, el Gobierno de la Ciudad impulsa un nuevo sistema de gestión llamado Consorcio Participativo. Se trata de una herramienta gratuita creada por el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires con el objetivo de lograr la participación efectiva de los vecinos en los consorcios de los edificios de su propiedad.

Uno de los puntos fuertes del sistema es la visualización de toda la información referida a las obligaciones del administrador –las cargas previsionales del personal dependiente del consorcio, presupuestos por reparaciones o pólizas de seguros, entre otras– quien deberá mantener actualizada la plataforma para garantizar a los propietarios el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus tareas. La implementación de la misma se realizará a través del administrador del consorcio, que tendrá la obligación de gestionar un usuario para los copropietario. Cada edificio tendrá un perfil único y un acceso exclusivo. La iniciativa generó algunas resistencias. Desde la Cámara Argentina de Propiedad Horizontal y Actividades Inmobiliarias (Caphai) advierten que " pretender centralizar los datos de la totalidad de los consorcios de edificios de la Ciudad de Buenos Aires en una sola plataforma manejada por el Estado violenta garantías constitucionales de los consorcistas, puesto que una cosa es el modo en que cada administrador o consorcio procesa su información, y otra muy distinta es que se nos obligue a cargar la totalidad de la misma en una web estatal online".

Pero más allá de las diferencias que existen respecto a esa iniciativa, lo cierto es que los desvíos en las expensas son un tema de agenda corriente entre los vecinos. "Son los mismos consorcistas y vecinos los que numerosas veces permiten los excesos de los administradores al no prever controles mínimos sobre su accionar", explica Martín Ghirardotti, socio de Lisicki Litvin &Asociados, quien preparó para la nación, una guía práctica con recomendaciones para prevenir y detectar irregularidades:

La elección de quien controla

"El auditor del balance o rendición de cuentas del consorcio o barrio siempre debe ser contratado por los vecinos y en ninguno caso debe ser designado por el administrador", afirma Ghirardotti y agrega la importancia de que presente un plan de trabajo e informes periódicos donde se detalle alcance del trabajo y conclusiones.

La importancia de la letra escrita

Es clave, generar procedimientos por escrito para la realización de compras programadas y de emergencia como así también para el fondo fijo. "Los procedimientos deben ser aprobados por asamblea de vecinos y deben ser la base para realizar los controles. Asimismo el administrador debe firmar su conformidad con los mismos y su obligación a aplicarlos", analiza el especialista.

Separar las funciones

Esto implica que la persona que requiere una compra debe ser distinta de quien realiza la compra y lo que es clave, el que recibe los bienes o aprueba los servicios prestados debe ser independiente de quien contrata o compra. De esta forma se evita que se compren artículos que no se entregan o servicios que no se realizan.

Tener más de un auditor

"Si el barrio o consorcio es lo suficientemente grande no alcanza con un auditor externo y es clave incorporar la figura permanente de un controller o auditor interno –part o fulltime–", aconseja Ghirardotti. Esa persona debe responder en forma directa a la Comisión Directiva –normalmente formada por vecinos– y en ninguno caso al administrador ya que su rol principal es controlar en forma independiente a este último.

Todo en blanco

"Los ingresos por expensas deben ser bancarizados sin permitir el pago en efectivo. De esta forma todos los fondos administrados pasan por el banco permitiendo un control mucho mas eficiente", analiza Ghirardotti. Además , el consorcio debe tener cuentas bancarias exclusivas para no mezclar con otros consorcios y facilitar el control. Por otra parte, todos los pagos se deberían hacer por banco salvo los de caja chica, de esta forma al controlar el extracto bancario emitido por un tercero se tiene certeza sobre la integridad de las cobranzas y pagos.

El control

Verificar las contrataciones laborales o a contratistas que hace el administrador ya que los vecinos son solidarios ante casos de fraudes a la ley laboral. "Hay que tener especial cuidado con la contratación recurrente de monotributistas", recalca el especialista y aconseja armar un presupuesto anual de gastos e inversiones y autorizarlo en asamblea.

Línea de denuncias

Exigir al administrador que ponga una linea de denuncias de fraude para que empleados, proveedores y vecinos puedan informar sobre la existencia de fraudes e irregularidades. Estas denuncias deberían ser revisadas por el auditor interno. Y respecto a la elección del administrador, es clave verificar sus antecedentes.

En definitiva, es fundamental generar procedimientos por escrito y contratar un controller o auditor independiente que responda a los vecinos; solo con estos dos cambios que son de baja complejidad más del 50 por ciento de las irregularidades podrían ser subsanadas.