Cómo reducir costos en la vuelta a la oficina
Cushman & Wakefield propone acomodar los espacios de trabajo para optimizarlos y lograr reducciones de hasta un 50% en el valor del alquiler, dependiendo de la superficie que se libere.
El tan mentado regreso a las oficinas post pandemia puede traer aparejado una importante reducción de costos para las empresas. La evolución hacia un formato híbrido, en el que no todos irán a trabajar todos los días, y la necesidad de reconfigurar los espacios para adaptarse a los nuevos hábitos le abre la puerta a las compañías a replantearse qué superficie realmente precisan y cómo deben distribuirse esos metros.
Pero si el camino hacia lo que viene parece estar bastante claro en general para todas las organizaciones, el cómo hacerlo representa un desafío que necesita de ayuda profesional. En ese sentido, Cushman & Wakefield, empresa global de servicios inmobiliarios corporativos, ha desarrollado Office Max, una solución integral para determinar cuál es la superficie correcta de oficinas que cada empresa necesita para la nueva modalidad de trabajo y qué costos se pueden reducir en función de ello.
“Si bien Office Max es una iniciativa que lanzamos recientemente, la realidad es que siempre buscamos eficientizar los espacios de nuestros clientes, ya sea ocupando la superficie adecuada como estando seguros de que están pagando un valor de alquiler en línea con el mercado. Ahora, lo que hizo la pandemia fue obligarnos a repensar los espacios de oficinas. Pero no solo desde la reducción de metros, sino también analizando qué es lo que los empleados quieren, cómo atraerlos o retener talento”, dice Mercedes Pagliettini, Broker Senior de Cushman & Wakefield.
Partiendo de este enfoque, la reconfiguración de la oficina no solo significaría achicarse: también se lo puede ver desde el lado de la arquitectura, analizando qué prestaciones se necesitan y cómo se puede reorganizar el lay out. En todo este proceso trabajan conjuntamente los equipos de Brokerage y Project Management de Cushman & Wakefield.
Menos costo, mejores espacios
Desde Cushman & Wakefield aseguran que a través de Office Max es posible lograr una reducción de hasta un 50% en el valor del alquiler, dependiendo de la superficie que se libere. El proceso para lograrlo consta de cuatro pasos e implica una renegociación del contrato y/o la reconfiguración de los espacios de trabajo.
En primer lugar, se realiza un diagnóstico para identificar las oportunidades de ahorro y generar la propuesta de servicios. Es importante destacar que esta primera etapa no tiene costo alguno para el cliente. El siguiente paso es hacer un cálculo ajustado de inversiones y beneficios y desarrollar el business plan, para luego sí renegociar el contrato con el propietario (si fuera necesario) y avanzar en la reconfiguración de los espacios y la coordinación de las relocalizaciones internas.
“Para hacer el diagnóstico lo que necesitamos principalmente de la empresa es la información contractual legal y luego un entendimiento más soft de cuál es la dinámica de trabajo en el día a día y cuáles son sus necesidades puntuales”, explica Juan Querol, Broker de Cushman & Wakefield.
“En esta tendencia de no ir todos los días a la oficina se está saliendo de esa idea del escritorio propio para ir hacia espacios más abiertos y sociales. El no tener un escritorio asignado, por ejemplo, permite maximizar el uso de la oficina y por ahí ese espacio adicional que tenés porque no va toda la gente lo reconvertís en prestaciones para los empleados”, agrega Mercedes Pagliettini. Entre los ejemplos de empresas que lograron renegociar y reconvertir sus espacios, Pagliettini y Querol destacan el de una compañía tecnológica que ocupaba 2.500 metros cuadrados y lograron hacer una subdivisión de la planta para reducir superficie sin tener que dejar el inmueble. O el de otras que mantuvieron la superficie pero aprovecharon la oportunidad para mudarse a un edificio de mejor calidad.
Otra forma de ahorro interesante que se extendió durante la pandemia fue el de dejar las oficinas equipadas para el nuevo inquilino. “Muchas empresas se fueron de las oficinas que ocupaban, pero las dejaron listas para entrar. ¿Por qué? Porque desarmarla tiene un costo y al propietario le conviene tenerla equipada para captar a las empresas que están buscando espacios sin invertir demasiado”, dice Pagliettini.
Si bien esta solución varía de acuerdo a las particularidades de cada compañía, desde Cushman & Wakefield aseguran que en cada caso es posible optimizar costos y funcionalidades de los espacios. “A veces uno cree que ocupa el espacio que realmente necesita y en realidad hay posibilidades de mejora”, concluye Juan Querol.
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