El arte de decir "no": 4 estrategias para rechazar lo que no podés (o no querés) hacer en el trabajo

Si siempre decís que sí a todas las demandas de jefes, compañeros de trabajo, clientes y otras personas involucradas en el trabajo, quizás puedes llegar a sentirte muy importante o incluso irremplazable.

El problema es que puede llegar a convertirse en una receta para terminar sobrepasado y, en vez de conseguir los objetivos que persigues, provocar decepciones que afectarán a tu imagen profesional y al éxito de tu carrera.

Eso es lo que plantea Bruce Tulgan, fundador de la firma estadounidense de entrenamiento profesional para directivos empresariales Rainmaker Thinking y autor de libros como "El arte de hacerse indispensable en el trabajo".

"La única forma de tener éxito es aprender a decir que no, haciendo que las personas se sientan respetadas", dice Tulgan en diálogo con BBC Mundo.

Un desafío bastante complejo considerando que el ritmo de trabajo suele ser frenético y el nivel de competencia en las organizaciones muy alto.

Si estás acostumbrado a decir siempre que sí con la idea de lograr la excelencia profesional, explica el consultor empresarial, es altamente probable que termines desperdiciando tiempo, energía y hasta dinero, además de distraerte de lo que es realmente importante.

Por eso es importante aprender cuándo y cómo decir que no, apunta el experto, para mejorar tu reputación y construir relaciones laborales de confianza.

"Lo que querés es causar un efecto positivo al decir que no".

Estas son las 4 estrategias para decir "no" en el trabajo, según Bruce Tulgan.

1-Hacer las preguntas correctas y tomar notas

Cuando te piden hacer algo, el primer paso es hacer las preguntas correctas y mostrarle al interlocutor que estás tomando nota de las respuestas.

Si hacés eso mostrás respeto, no solo por la otra persona, sino también por el requerimiento planteado.

Imaginemos que la persona a la que le tenés que decir que no es tu jefe. Mientras más preguntas hacés sobre la tarea que te quieren asignar y más interés muestras, más fácil será decir que no.

Y si hacés buenas preguntas, es una oportunidad para demostrar tu talento y tus conocimientos sobre el tema.

De hecho, hacer buenas preguntas puede hacer que la otra persona dimensione realmente la magnitud del trabajo requerido y el peso que tiene dentro de las prioridades de la organización.

2-Dar buenas razones para decir que no

La clave está en la manera en que respondés. Y si vas a decir que no, es importante ofrecer alternativas.

Para justificar una respuesta negativa tenés que explicar por qué. Habitualmente la razón es porque estás haciendo otras cosas. En ese caso, es bueno ser explícito y muy detallado en explicar cuáles son las otras obligaciones.

No basta con decir, "lo siento, tengo otras cosas que hacer". ¿Qué otras respuestas pueden ser más efectivas?

"Todavía no, necesito tener un poco más de información". Otra alternativa es decir "estoy haciendo x, y, z", explicando claramente de qué se tratan esas otras tareas y entregando todos los detalles necesarios para que tu respuesta negativa no parezca una excusa.

Ahora bien, si la solicitud viene de un jefe o una persona que tiene más poder que tú, le podés dar la oportunidad para que cambie tus prioridades, en vez de agregar una nueva tarea.

Al mismo tiempo, le das la oportunidad para que entienda mejor cómo estás distribuyendo específicamente el uso de tu tiempo para que quede claro que no estás evitando la solicitud o no estás usando tu tiempo de manera improductiva.

Hay personas que cuando reciben la solicitud reaccionan diciendo "ey, ese no es mi trabajo". Pero esa frase tiene varias connotaciones negativas que pueden generar un conflicto. El otro puede interpretar que le estás diciendo "vos no sos mi jefe" o "no me podés obligar a hacerlo".

Otra forma de enfrentar la situación es que expliques que no estás tan preparado como para responder de manera rápida a la solicitud.

Básicamente le estás diciendo que no eres un experto en la materia y que para llevar a cabo la misión tendrás que dedicar tiempo a estudiar cómo se hace.

Incluso puedes responder algo como "gracias por la oportunidad. Si quieres que lo haga, no hay problema, pero primero tengo que aprender".

3-Facilitar el éxito de la otra persona

Para facilitar el éxito de la otra persona podés decir algo como "esto es lo que sí puedo hacer para colaborar en este asunto". O bien preguntarle ¿puedo ayudarte a encontrar a otra persona?

Si el requerimiento no es urgente, podés decir "podría ayudarte, pero en dos semanas". O si ves que en realidad no vas a tener ninguna opción de hacer lo que te piden, puedes decir "mirá, no puedo hacer eso, pero sí podría ayudarte en esto otro".

Esa es otra manera de demostrar tu profesionalismo, tu deseo de ayudar.

4-Hacer un seguimiento

Busca a la persona y pregúntale, ¿Cómo te fue?, ¿lograste resolver?, ¿encontraste a la persona adecuada?, "por favor recuerda que cuando necesites x, y, z, yo soy muy bueno haciendo eso".

La idea es hacer un seguimiento al caso para continuar construyendo una buena relación y reforzar la confianza, pese a que tu respuesta fue negativa.

Por Cecilia Barría

BBC News Mundo