Así será Office 2010

La suite de oficina de Microsoft cumple, este año, dos décadas en el mundo Windows.

En rigor hubo una versión anterior, en 1989, para Mac OS. Tuvo unos primeros años de vida bastante tormentosos, en los que peleaba palmo a palmo las preferencias de los usuarios por sobre su archienemigo WordPerfect ; luego disfrutó de un período de relativa tranquilidad, en el que se transformó en un estándar monolítico. Pero en los últimos años está enfrentando competencia por varios frentes.

En su terreno tradicional, el crecimiento de alternativas gratis como OpenOffice.org y la continuada vigencia de las versiones anteriores de Office que, para muchos usuarios, siguen resolviendo sus necesidades básicas.

A esto se le sumó un nuevo frente de batalla, cortesía de la Web 2.0, la Nube y demás desarrollos que permiten ofrecer aplicaciones almacenadas en la Web a las que se accede desde un navegador. Google Docs y Zoho Docs ofrecen suites de oficina gratis, accesibles desde cualquier computadora del mundo y usando múltiples sistemas operativos. Todos ofrecen herramientas más o menos básicas, que satisfacen lo que la mayoría de los usuarios necesita en el día a día.

Aun así, la compañía sigue desarrollando nuevas versiones con más funciones. Este año estará disponible la edición 2010 de este paquete.

Quienes quieran tener una primera aproximación pueden descargar gratis la versión beta (es decir, que está en desarrollo; algunas funciones que estarán presentes en la versión final pueden no estar implementadas todavía).

El archivo de instalación está en www.microsoft.com/office/2010/es/default.aspx . Hay que tener en cuenta que es software en desarrollo y todavía tiene algunos problemas: durante nuestras pruebas, tuvimos algunos cuelgues con Outlook , lo mismo que con Word .

Con la versión 2007 del Office Microsoft tomó algunas decisiones que, según Daniel Levi, gerente de producto de Windows y Office de Microsoft para Argentina y Uruguay, han tenido buena aceptación entre los usuarios, como la reorganización de las barras de herramientas en una Cinta de opciones que busca simplificar el acceso a la multitud de herramientas que ofrecen las aplicaciones.

Para los que preferían las barras, hay una mala noticia: la Cinta llegó para quedarse y ahora está en todos los programas de la suite, incluyendo el Outlook .

La evolución de la oficina

En términos generales, no hay revoluciones copernicanas en lo que este producto ofrece; más bien, la edición 2010 es una versión mejorada de las anteriores.

Por ejemplo, en algo tan básico como Copiar y pegar . "Un 20% de los clics que hace un usuario frente al Office tiene que ver con copiar y pegar datos, pero muchos terminan en la acción Deshacer porque no queda como se esperaba -afirma Levi-. Así que le agregamos la posibilidad de previsualizar cómo va a quedar lo que se está pegando."

Otro de los cambios que aparecerán en todas las aplicaciones de la suite se llama, en inglés, Backstage . Al cliquear en la solapa Archivo (donde está el logo de Office) aparece un panel a pantalla completa que simplifica el acceso a las funciones básicas del estilo de Guardar como , Abrir desde plantilla , editar los datos del archivo, administrar las versiones y los permisos del archivo, tener una previsualización de la impresión y demás, sin cuadros de diálogo emergentes ni cosas por el estilo.

De nuevo, no es la invención de la rueda, pero logra que esas funciones resulten más amigables al usuario.

Al abrir un archivo descargado de Internet, las aplicaciones lo abren en forma automática con un modo protegido que limita la ejecución de macros y otros componentes que podrían contener código malicioso.

Otro agregado común al Word , Excel y PowerPoint está en la posibilidad de editar imágenes dentro de la misma aplicación, con herramientas básicas (recorte con múltiples formas, cambio de tamaño, calibración de color, etcétera), y la opción de la coautoría, es decir, editar un mismo archivo en simultáneo con otras personas, viendo en tiempo real los cambios que están haciendo.

Correo y redes sociales

En lo que respecta al Outlook , una de las nuevas opciones está en agrupar los mensajes por conversaciones (como hace Google con su Gmail); entre sus funciones corporativas, por ejemplo, avisa cuando un destinatario está de vacaciones (y programó el alerta correspondiente) antes de que el usuario le envíe el mensaje.

Además, ahora es capaz de revisar varias cuentas de correo de Exchange e incluye, en la Cinta, la función Pasos rápidos , con accesos directos a combinaciones de comandos (reglas, en rigor) para tratar los mensajes, y así marcar uno como leído, copiarlo a cierta carpeta y reenviarlo a alguien en un solo paso, por ejemplo.

Según Microsoft, el 70% de los usuarios organiza su mail en carpetas luego de recibirlo en su Bandeja de entrada ; para esos usuarios es esta herramienta.

Y se agregó el Conector Social , muy atractivo, y no sólo para entornos corporativos. Ahora, al mirar un mail es posible ver información asociada del remitente: otros mensajes intercambiados, reuniones anteriores o por venir, archivos que se adjuntaron en un mensaje, fuentes RSS asociadas a esa persona, actualizaciones de estado en redes sociales, fotos y más.

En el caso del Word , además de la previsualización del pegado ahora cambió la herramienta de búsqueda, que indexa la información a medida que se escribe la palabra clave, y que ofrece nuevos paneles de visualización de los resultados.

Y el traductor ahora es parte de la aplicación y no un componente que hay que descargar en forma externa. Además, se sumaron alternativas para crear gráficos dentro del procesador de texto.

"Una de las cosas nuevas de PowerPoint -explica Levi- es que ahora es posible grabar toda una presentación como si fuera un video. Pero también se puede insertar un video y editarlo dentro del PowerPoint , acortándolo, agregándole efectos, sonidos, etcétera. Incluso permite embeber un video externo (de YouTube, por ejemplo) teniendo sólo el código HTML estándar que se usa. Y una función que me gusta mucho es la posibilidad de hacer una transmisión del PowerPoint sobre Internet sin necesidad de tener un servidor ni nada; es un servicio gratis al que se accede desde el mismo PowerPoint , con el botón Difundir presentación de diapositivas ; el usuario recibe un link que puede distribuir, y que permite ver la presentación desde cualquier navegador Web."

El PowerPoint también permite crear nuevas formas en un gráfico a partir de la combinación de formas preexistentes, así que se transforma en un editor medianamente potente de gráficos vectoriales.

En lo que respecta al Excel , lo que visualmente impacta más es la posibilidad de crear gráficos dentro de las celdas, mostrar tendencias en tiempo real y la capacidad de filtrar en forma dinámica la información que se muestra en los gráficos, para simplificar su visualización, útil para análisis de datos financieros que se actualizan en vivo.

Office en la nube

Pero quizás uno de los mayores cambios en la propuesta de oficina de Microsoft no está en el software para PC, sino en sus herramientas Web, como respuesta a lo que Google está desarrollando en ese espacio.

"En algunos casos hemos sido pioneros y en otros, acompañamos las tendencias de la industria", admite Levi, que explica que Office 2010 tendrá una presencia en la Web, tanto para los usuarios corporativos como para los hogareños.

Por ejemplo, para editar un archivo usando una versión especial de Word , Excel , PowerPoint u OneNote que corre en un navegador. Las empresas podrán definir dónde se almacenan esos archivos (en sus servidores, por ejemplo, o en equipos de terceros que se sincronizan con la PC del usuario).

El Office Web no incluye todas las herramientas de la versión para PC, sino que ofrece las más comunes; está pensado más como un complemento que como un producto independiente.

Los usuarios hogareños podrán acceder a estas herramientas desde Skydrive, disco virtual de 25 GB de capacidad que Microsoft tiene en Internet. No será necesario usar el Internet Explorer ; funciona también con Firefox y Safari ( Chrome no está mencionado).

Otro de los cambios en el Office 2010 es la disponibilidad para móviles. Los celulares con Windows Mobile 6.5 o superior (y eventualmente los Nokia con Symbian, si el acuerdo que Nokia y Microsoft celebraron en agosto último llega a buen puerto) podrán editar los archivos de Office aun si no están en el teléfono, accediendo a ellos a través de un servidor SharePoint (para usuarios corporativos).

Office 2010 saldrá a la venta en nuestro país en junio próximo; todavía no están definidos los precios locales de cada versión. La novedad es que a la edición para hogar y estudiantes, y versión profesional para empresas, se suma una tercera opción.

Se llamará Starter, ofrece un Word y Excel con funcionalidad reducida, y vendrá incluido gratis en computadoras nuevas (no será posible obtenerlo como un paquete independiente) con Vista o 7. Reemplazará a Microsoft Works, la suite básica que Microsoft ofreció durante años como una alternativa a su paquete de oficina estrella.