Cómo adaptar Word a nuestro gusto

Todos los programas utilitarios, ya sean procesadores de texto, planillas de cálculo, administradores de bases de datos o un generador de presentaciones, contienen una variada serie de especificaciones fijadas por defecto. Esto reporta algunas ventajas incuestionables para trabajar sin realizar cambios, porque generalmente contemplan las preferencias o necesidades de la mayoría de los usuarios.

Sin embargo, por cuestiones de organización del trabajo o por simple gusto personal, algunas de estas configuraciones por defecto pueden no resultar adecuadas. Si éste es el caso, lo mejor es adaptarlas.

Una de estas opciones es la carpeta por defecto para guardar los documentos de Word. Desde el lanzamiento de Windows 95/98, ésta es Mis documentos (cuyo icono de acceso directo está sobre el Escritorio ).

Esta disposición del sistema operativo puede resultar poco práctica en algunos casos, porque se acumulan allí todo tipo de archivos y programas, dificultando mantener la organización del almacenamiento en el disco rígido.

En el caso de Word (y de todas las aplicaciones de Office 2000 excepto FrontPage), la solución para esta cuestión es cambiar la carpeta por defecto. Para realizar esto ejecute la instrucción Herramientas /Opciones y seleccione la solapa Ubicación de archivos , que abre un cuadro de diálogo conteniendo la lista Tipos de archivo . La primera de las opciones de ésta es Documentos que está seleccionada por default (si no lo está, haga un clic sobre ella) acompañada por el correspondiente path de la carpeta (por supuesto, C:\Mis documentos ).

Presione a continuación el botón Modificar para abrir el cuadro de diálogo Cambiar posición . En él utilice el botón Subir nivel (ubicará el comando en el directorio raíz, C:\ ) para navegar a través del disco y hallar la carpeta deseada. Una vez que se determina el camino, pulse el botón Aceptar . Desde ese momento, cada nuevo documento se almacenará, salvo definición contraria, en esa carpeta.

Observe que en la lista también pueden cambiarse o establecerse (algunas opciones no están definidas) carpetas por defecto para almacenar imágenes, plantillas personales, plantillas de grupo, opciones de usuario, archivos de autorrecuperación, herramientas e inicio.

Soluciones rápidas

El comando Herramientas/Opciones permite otros ajustes personales. Por ejemplo, la cantidad de archivos en la lista de los últimos utilizados (al pie del menú del comando Archivo ). Por defecto, Word muestra 4, pero puede establecerse un máximo de 9 o ninguno. ¿Cómo? Seleccione la solapa General y modifique el valor del cuadro numérico que acompaña a la casilla de verificación Archivos usados recientemente (que, por supuesto, debe estar marcada).

Otro cuadro de diálogo que merece especial atención es el de Ortografía y gramática .

Tanto la subdivisión Ortografía como Gramática contienen un conjunto de casillas de verificación para activar o desactivar distintas tareas. De todas ellas, analice especialmente desmarcar las opciones Revisar gramática mientras escribe y Revisar gramática con ortografía , porque al estar activadas causan cierto retardo para que las letras aparezcan mientras se escribe. Obviamente, esto puede resultar molesto.

También, puede alterar los datos del usuario ( Nombre , Iniciales y Dirección ), que se aplican en cada documento y sirven para reconocer al autor. Para eso, presione, precisamente, la solapa Información del usuario , que permite modificar estos tres parámetros.