La compu. Deje el Outlook a cargo, si sale de vacaciones

Las reglas de correo son mi receta para que las vacaciones no hagan que mi casilla de email en LA NACION quede cerrada a los pocos días de ausencia. De otro modo, la cantidad de mensajes terminan agotando la cuota que el administrador de sistemas puede darle a cada usuario.

En rigor, las reglas son una herramienta útil todo el tiempo, pero no pueden hacerlo todo. Por ejemplo, es fácil mandar el spam a la papelera o guardar los mails internos en una carpeta especial. Pero una gran cantidad de mensajes no siguen ningún patrón y no es posible aplicarles regla alguna.

Con todo, hay una cantidad de conceptos que viene bien aclarar.

Primero, el programa de correo (usualmente Outlook , en las empresas) debe estar encendido para que las reglas de usuario que limpian la bandeja de entrada funcionen. Por lo tanto, la computadora debe quedar andando. ¿Por qué?

Básicamente, hay dos grandes componentes en el mail corporativo: su PC y el servidor de correo. Lo que se llama Carpetas personales (de nuevo, en Outlook ) está ubicado físicamente en el disco duro de la PC que usted usa para trabajar. Allí, el espacio de almacenamiento está limitado a lo que queda libre en el disco rígido. En cambio, del lado del servidor, en lo que se llama Buzón u Outlook para hoy , habrá quizá 10 o 20 megabytes para los mensajes. Ahora, ¿qué carpetas consumen este espacio?

Todas las que salen de Buzón u Outlook para hoy : mails enviados, la papelera y, por cierto, la bandeja de entrada. Se pueden crear reglas que borran los mensajes, pero en realidad los envían a la papelera del servidor donde, a menos que se la vacíe, siguen ocupando espacio.

Del lado de nuestra PC las cosas son más amplias y la lección es que las reglas deben sacar mensajes del servidor para moverlas a Carpetas personales .

¿Por qué el programa debe quedar funcionando? Porque es el vínculo entre el usuario y el servidor de correo. Pero para limpiar la Bandeja de entrada hay una razón más simple: si nuestra PC está apagada nunca se podrán mover mensajes al disco duro local. Sin embargo, recuerde que si hay un servidor Exchange puede Eliminar de forma permanente ciertos mensajes. Spam, por ejemplo.

No en todos lados le permitirán dejar la PC andando; y no siempre dará resultado, aun si se lo permitieran, porque las computadoras se pueden colgar y el ingreso a su cuenta de correo necesitará un nombre de usuario y una contraseña al reiniciarse el sistema. Además, si una regla falla, es posible que Outlook quede catatónico, incapaz de seguir funcionando. En tales casos, el acceso Web al correo suele ser la única salida. Ahora, ¿qué es peor? ¿Que se bloquee la casilla o leer mails del trabajo durante las vacaciones?