El arte de combinar la correspondencia

Aunque estamos en plena era del correo electrónico, la correspondencia sigue siendo uno de los trabajos más comunes en las oficinas y también en muchos hogares.

Las computadoras y el software específico han permitido un alto grado de automatización en esta tarea que muchas veces resulta extremadamente rutinaria.

En especial, es muy común que un texto único (invitaciones, gacetillas, informes, avisos, etcétera) sea enviado a varios destinatarios.

En otras palabras, cada carta o documento sólo varía en los datos que corresponden a los receptores. Por lo tanto, resulta muy poco eficiente tomar el texto, modificar unos pocos datos e imprimir.

La solución que ofrece Word 2000 a este problema está constituida por las herramientas que conforman la combinación de correspondencia.

Esta tarea se divide en tres pasos esenciales:

1º) La redacción del documento principal.

2º) La creación de la fuente de datos básicos.

3º) La combinación de datos entre el documento principal y las ocurrencias de la fuente.

A los efectos prácticos, en lugar de redactar un documento desde cero, también se puede tomar un archivo existente.

Cualquiera sea la opción, ejecute el comando Herramientas/Combinar correspondencia . Esto abre un cuadro de diálogo que consta de 3 botones ( Crear , Obtener datos y Combinar ), divididos en sendas secciones, que establecen con claridad el orden de pasos ya mencionado. Los títulos de estas subdivisiones son Documento principal , Origen de datos y Combinar los datos con el documento .

Al abrir esta ventana sólo el botón Crear se encuentra habilitado. Por lo tanto, presiónelo para seguir con el procedimiento. Esta acción despliega un menú con los ítem Cartas modelo , Etiquetas postales , Sobres , Catálogo y Convertir en documento normal de Word (ésta desactivada).

Seleccione la primera, Carta modelo , que de inmediato produce la apertura de un cuadro que entrega dos opciones: utilizar la ventana del documento activo (en el caso que esté en uso un archivo) o establecer un nuevo documento principal.

Si el activo es el que se va a usar como modelo, pulse el botón Ventana activa . De inmediato, el cuadro de diálogo se cierra y, en el principal, Combinar correspondencia , se agrega, al lado del botón Crear , uno nuevo con el título Modificar . Debajo de ambos, Word informa que el archivo (en el caso de este ejemplo uno llamado Mensaje.doc ) fue tomado como carta modelo y muestra la ruta o path para accederlo. Además, esta acción activa el botón Obtener datos .

La fuente de información

El segundo paso del método para combinar correspondencia consiste en generar una fuente de datos que alimente la información que cambia en cada carta.

Para esto, apriete el botón Obtener datos de la ventana Combinar correspondencia . Este comando también cuenta con un menú, compuesto por las opciones Crear origen de datos , Abrir origen de datos , Usar Libreta de direcciones y Opciones de registro inicial .

En este caso seleccione la primera, porque es la más utilizada para establecer una combinación nueva.

Se abre un cuadro de diálogo que, básicamente, permite generar una base de datos. Por lo tanto, entrega una lista, Campos en el registro inicial , con los atributos más usuales en los registros de una base ( Título , Nombre , Apellido , Puesto , Organización , Dirección1, Ciudad , Provincia , Código Postal , etcétera), y un par de botones, Quitar campo y Agregar campo (éste en combinación con la caja de texto Nombre de campo ) que permiten depurar la lista o incluir nuevos argumentos. Para eliminar, marque por ejemplo Dirección2 y pulse Quitar campo . Proceda de idéntica forma con TeléfonoCasa .

Tenga en cuenta que con los botones Mover (en sentido ascendente y descendente) se puede alterar el ordenamiento de los campos de la lista. Por ejemplo, seleccione Título y presione el botón con la flecha descendente: inmediatamente pasa al segundo lugar de la lista.

Cierre finalmente esta ventana presionando Aceptar . Se abre entonces la clásica ventana Guardar como que almacena archivos en el disco; en ella, escriba un nombre significativo para este documento, por ejemplo Destinatarios , y guarde el archivo.

Luego, en forma automática se abre un nuevo cuadro de mensaje anunciando que no existen registros en la fuente de datos y dando la opción de seleccionar entre dos botones: Modificar origen de datos y Modificar documento principal . Elija la primera para contar en la pantalla con un registro en blanco. Tipee algunos datos de prueba y genere algunos registros. Por ejemplo, cargue los valores Sr. , Javier , Valderrubias y Gerente de Marketing en los campos Título , Nombre , Apellido y Puesto . Luego, presione Agregar nuevo . Esto guarda el primer registro y deja en blanco los campos para incluir uno nuevo. En éste escriba Dr. , Clemente , Rivarola y Vicepresidente ejecutivo . Finalice apretando Aceptar .

Esta misma ventana, con la posibilidad de agregar nuevos registros o modificar los existentes, se abre presionando el botón Modificar que se agregó en la sección Origen de datos luego de generar el archivo que almacena la base de datos (en este ejemplo, Destinatarios ). Además, para hallar el registro correspondiente, el cuadro de diálogo cuenta con un selector de 4 botones para desplazarse entre los registros de la tabla. Observe que debajo de las barras de herramientas Estándar y Formato se desplegó la que corresponde a las bases de datos. Esta será de utilidad para el siguiente paso: combinar los campos de la tabla con el documento principal.

Información capturada

Con el documento principal editado en pantalla (y todos los cuadros de diálogo cerrados) genere un par de líneas en blanco arriba del texto básico del documento. Luego, ubique el cursor sobre la primera y oprima el botón Insertar campo de combinación de la barra de herramientas Base de datos .

Esta acción abre un menú cuyos ítem son los campos que conforman el registro de la fuente de datos. Basta hacer un clic sobre el nombre de cada uno para que, automáticamente, se agregue al documento principal como un campo variable. Por ejemplo, pulse Título del menú y obtiene Título> en el documento. ¿Para qué sirve esto? Cuando realice una vista previa del documento o una impresión, este campo mostrará los valores de cada registro de la fuente de datos. Por lo tanto, Word imprimirá tantas cartas como registros tenga la tabla (salvo que se la limite específicamente); cada una de ellas mostrará el juego de atributos que corresponde a un registro.

Incorpore en líneas sucesivas los campos Nombre y Apellido juntos, y luego Puesto .

Para que la combinación funcione tal como se describió falta un paso. Corra el comando Herramientas/Combinar correspondencia y presione el botón Combinar ubicado en la tercera sección.

En la ventana abierta se encuentra el combo Combinar en , cuyo listado entrega 3 opciones: Documento nuevo , Impresora y Correo electrónico . Seleccione la primera ( Documento nuevo ), porque tiene la ventaja que, antes de imprimir, puede hacer una vista previa de los resultados. Las otras opciones realizan la mezcla en forma directa.

También es posible restringir la cantidad de registros por utilizar mediante el comando de opciones de radio Combinar registros que tiene dos valores, Todos y Desde - Hasta (éste con cajas numéricas para escribir el rango por visualizar o imprimir). En este ejemplo deje el valor por defecto, Todos . Por último, finalice pulsando el botón Combinar .

Verifique el resultado de la combinación realizando una vista previa desde el botón de la barra de herramientas Estándar .