El Panel de tareas y manejo de archivos en Office XP

Cómo se crean, abren, cierran y guardan los documentos de Word
Gabriel Tomich
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26 de diciembre de 2001  

Hace unos meses, Microsoft presentó la última versión de Office, su paquete de oficina XP.

Con cada renovación, las aplicaciones básicas de esta suite ( Word , Excel y PowerPoint ) presentan mejoras y nuevas herramientas. En el caso de XP hay muchas (etiquetas inteligentes, panel de tareas y otras) que facilitan el manejo de varias tareas corrientes sin recurrir a los menús y comandos. Sin embargo, quédese tranquilo: la mayoría de estos últimos y el funcionamiento general de los programas mantienen el estilo tradicional de Office.

En este caso nos referiremos a una novedad de Word: el práctico Panel de tareas y, paralelamente, analizaremos los comandos para manejar y editar los archivos. Básicamente, los que sirven para guardarlos en el disco, abrirlos desde éste, cerrarlos y crear nuevos.

Estas funciones básicas se concentran tradicionalmente en todas las versiones de Word en el menú Archivo , mediante los comandos Nuevo , Abrir , Cerrar , Guardar y Guardar como . Pero en XP el Panel de tareas aporta la novedad de abrir y generar nuevos al toque, es decir, con un simple clic.

Abra Word entonces. Casi con seguridad (en realidad, si está marcada una casilla de verificación al pie del propio panel denominada Mostrar al inicio ) en el costado derecho de la pantalla aparecerá una franja con aspecto de menú que se llama Panel de tareas . Si no está desplegada basta ejecutar el comando Ver y marcar el ítem Panel de tareas para contar con ella. Inversamente, si le molesta que el panel esté en pantalla, corra esta última instrucción y desmarque la opción o apriete el botón X . Por defecto aparece un documento, basado en la plantilla Normal.dot , en blanco. Pero si observa el Panel de tareas encontrará varios comandos de uso directo divididos por los subtítulos Abrir un documento , Nuevo , Nuevo a partir de un documento existente , Nuevo a partir de una plantilla .

El primero, cuya utilidad resulta obvia, muestra una lista con los últimos cuatro archivos usados a los que se suma la opción Más documentos, que, simplemente despliega el cuadro de diálogo Abrir , que sirve para buscar en el disco y editar documentos.

También es obvio el uso de los ítem del apartado Nuevo . Más interesante, y ésta sí es una opción exclusiva de Word XP, es generar un documento nuevo a partir de uno ya existente. Esto ahorra mucho tiempo cuando se necesita clonar un archivo (una carta, un formulario, una encuesta) que ya se ha creado y formateado. En otras palabras, evita hacer todo el trabajo de nuevo o recurrir al viejo truco de abrir el documento original y guardarlo con otro nombre, proceso que siempre conlleva el riesgo de perder toda la información en caso de un error.

Por su parte, la opción Nuevo a partir de una plantilla abrevia la búsqueda y utilización de estos archivos, que sirven de base de partida para nuevos documentos. Por defecto, el panel de control lista las dos últimas plantillas utilizadas, pero con pulsar la opción Plantillas generales pueden encontrarse de todas las que disponga en su PC.

Desde el menú

Para los usuarios de cualquier versión de Word, el manejo de documentos está en los ítem del menú descolgable Archivo . Allí se encuentran los comandos Nuevo , Abrir y Cerrar , Guardar y Guardar como . Rápidamente: Nuevo abre el cuadro de diálogo que dispone todas las plantillas para generar el nuevo documento.

Abrir despliega la ventana de idéntico nombre para buscar en el disco y editar documentos creados y almacenados con anterioridad.

Cerrar hace eso, cierra los documentos, pero, atención: no quedan guardados los últimos cambios realizados si no los salvó antes.

Guardar almacena los cambios introducidos en el documento en el caso que éste ya ha sido guardado previamente. Si el archivo es nuevo abre directamente el diálogo Guardar como , que despliega una ventana para guardar por primera vez un documento en el disco. Para eso hay que indicar en qué carpeta y con qué nombre se lo almacenará.

Una más. Al pie del menú Archivo se encuentran los últimos cuatro documentos utilizados. Basta un clic para abrirlos.

Glosario

  • Etiqueta inteligente: nueva herramienta automática del XP, que sirve para varios propósitos. Entre ellos, copiar y pegar, o incluir información específica.
  • Casilla de verificación: tipo de control de los cuadros de diálogo que se marcan o desmarcan. Las casillas de verificación no se excluyen mutuamente, es decir, pueden marcarse una o más.
  • Plantilla: documento especial con formatos que Word, Excel y otras aplicaciones almacenan como base para crear escritos nuevos.
  • Normal.dot: plantilla básica por defecto para generar documentos nuevos de Word.
  • Trucos para expertos

    El botón Resaltar de la barra de herramientas Formato siempre guarda el último color utilizado. Por lo tanto, para cambiarlo hay que desplegar la paleta y seleccionar otro. ¿Cómo hacer para utilizar dos colores al mismo tiempo y, en caso de error, sacar el resaltado?

  • Vaya al editor de Visual Basic.
  • Haga un clic en el proyecto Normal (se refiere a la plantilla Normal.dot).
  • Ejecute el comando Insertar/ Módulo, que le permite crear un módulo nuevo. Por defecto, Word lo bautiza como Módulo1.
  • Escriba las siguientes tres macros: Public Sub ResaltadoAmarillo()

    Selection.Range.HighlightColorIndex = wdYellow

    End Sub

    Public Sub ResaltadoVerde()

    Selection.Range.HighlightColorIndex = wdGreen

    End Sub

    Public Sub SacarResaltado()

    Selection.Range.HighlightColorIndex = wdNoHighlight

    End Sub
  • Cree una barra de herramientas con la instrucción Herramientas/Personalizar y luego presione el botón Nueva.
  • Abra la solapa Comandos y seleccione el ítem Macros. Desde la caja contigua, Comandos, arrastre los nombres de estas tres macros a la nueva barra.
  • Cierre todo, incluso Word, y vuelva a abrirlo.
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