Para aumentar el poder de las consultas de Access. Entre comodines y parámetros

Las consultas, ya se ha dicho en otras oportunidades desde esta columna, constituyen uno de los objetos más poderosos y útiles dentro de una base de datos de Access.

¿Por qué son tan importantes las consultas o queries (como se las llama en la jerga)? Porque más allá de que primordialmente sirven para exhibir la información contenida en las tablas, permiten manipular y gestionar los datos. Esto implica la posibilidad de seleccionar información utilizando condiciones lógicas para filtrarla, combinar los campos de una o más tablas y constituir un soporte más adecuado que las propias tablas para ejecutar formularios e informes.

Si bien ya hemos visto en notas anteriores cómo se crea una tabla y algunas otras funciones elementales que utilizan, también cuentan con una serie de herramientas avanzadas que resultan de mucha utilidad.

Una sencilla forma de empezar

Vale la ocasión para refrescar cómo se crea una consulta. Como ejemplo práctico utilizaremos dos tablas para generar un query de selección, que verifique el despacho de pedidos de una compañía. La primera, que llamaremos Clientes , debe constar de los siguientes campos: IDCliente (Texto, 5 caracteres), NombreEmpresa (Texto, 40), Direccion (Texto, 60), Ciudad (Texto, 15), Provincia (Texto, 15), CodPostal (Texto, 4) y Pais (Texto, 15).

La otra tabla, que denominaremos Pedidos , debe tener los campos: IDPedido (Autonumérico, Entero largo), IDCliente (Texto, 5), FechaPedido (Fecha/Hora, Fecha mediana), FechaEntrega (Fecha/Hora, Fecha mediana) y CargoEntrega (Numérico, Moneda).

Es importante señalar que en los nombres de los campos, aunque Access permita utilizar palabras con acentos, la letra ñ y espacios, es conveniente evitar su uso si se utilizan módulos del lenguaje visual de Access, debido a que pueden causar problemas durante la ejecución de determinadas instrucciones.

Se ha introducido la utilización del tipo de campo Autonumérico (en IDPedido ), que en anteriores versiones de Access se denominaba Contador . Este tipo de campo se incrementa en forma automática y no permite repeticiones, por lo que resulta especialmente útil para numerar facturas, pedidos, remitos, códigos de clientes, proveedores, usuarios y otros datos por el estilo. Para crear el query abra el contenedor Consultas con un clic en la respectiva solapa y presione el botón Nuevo . En la ventana abierta deje el valor por defecto, Vista Diseño , y apriete el botón Aceptar .

Se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. En él marque las tablas Clientes y Pedidos , y luego haga un clic en el botón Agregar . De inmediato, a la par que se cierra esta ventana, las estructuras de ambas tablas quedan disponibles para crear la consulta en el cuadro de diálogo de creación. Si estas tablas no están relacionadas previamente (ver suplemento Informática Nº 92 del 19/1/98), haga un clic en el campo IDCliente de la tabla Clientes y arrástrelo, sin soltar la tecla del mouse, hasta el de idéntico nombre en la estructura de Pedidos . Así vincularemos ambas tablas, de manera tal que para cada cliente se obtengan todos los pedidos que le correspondan.

Posteriormente, seleccione todoslos campos de la tabla Clientes (haga un clic en el primero y Mayúsculas+clic en el último) y arrástrelos hacia la primera columna de la grilla inferior. Automáticamente se distribuirán uno por cada columna. Haga lo propio con los campos de la tabla de Pedidos .

Corra la consulta apretando el botón de ejecución de la barra de herramientas, identificado con un signo de admiración rojo.

Comodines

Una de las opciones avanzadas de las consultas es el uso de los cuatro comodines de que disponen, cuyos símbolos son: *,?, # y -.

Estos comodines sirven, básicamente, para sustituir caracteres. El primero permite reemplazar los caracteres del principio o del final de una palabra. Por ejemplo, lo utilizaremos para establecer el valor de comparación de una condición lógica. En la fila Criterios del campo IDCliente escriba An* (o cualquier valor que recuerde de su propia tabla) y pulse Enter. Access automáticamente colocará la leyenda Como "An*" . Ejecute la consulta y obtendrá como resultado sólo aquellos clientes cuyo código identificatorio comience con An , sin importar el resto de los caracteres. Similar es el comodín ? , pero sólo reemplaza a un caracter (entonces, So? , mostrará Sol , Son o Sor , por ejemplo). Igual a este último, pero para campos numéricos, es el símbolo #; así, si se utiliza 7#7, obtendremos 717, 727, 737, etcétera. El último comodín, -, se usa para localizar un caracter dentro de un rango determinado. Por ejemplo, si escribimos S[a-o]L , entregará Sal o Sol .

Para la tarea específica de establecer condiciones lógicas de filtrado de registros, Access cuenta con los denominados operadores de condición. Estos son: (menor que), = (menor o igual que), = (igual a), (mayor que), >= (mayor o igual que) > (distinto a). Un ejemplo práctico: ubíquese en la celda Criterios del campo FechaEntrega y escriba la condición = 24-5-95 , u otra fecha que haya utilizado en sus tablas. Luego que Access lo transforme al formato =#24/05/95#, ejecute la consulta.

Utilización de parámetros

Otra de las funciones más prácticas de las consultas es crear una de tipo genérico, utilizando parámetros. Estos no son más que un criterio, pero a diferencia de los fijos, que se establecen en la celda Criterios durante la creación de la consulta, los parámetros deben ser tipeados cada vez que se ejecuta la consulta, lo que logra una gran flexibilidad al permitir cambiar los valores por buscar.

Para probarlo en forma práctica, ubíquese en la celda Criterio del campo Ciudad . Allí escriba [Ingrese ciudad de destino] , donde los corchetes indican a Access su condición de parámetro. Ejecute luego la consulta y aparece una ventana requiriendo el valor que debe filtrar. Escriba allí, por ejemplo, Buenos Aires , o algún otro valor significativo para los datos almacenados en sus tablas. Como resultado se obtienen sólo los registros de esta ciudad.

Una última y práctica herramienta es la posibilidad de agregar a la consulta un campo calculado, que permite realizar operaciones aritméticas rápidas. Haga un clic derecho en la celda Campo de la primera columna en blanco, a la derecha de la última con valores. En el menú desplegado seleccione la opción Generar . Se abre un cuadro de diálogo que nos permite escribir una expresión en lugar de utilizar un campo de una tabla. En la caja de texto escriba la fórmula [Cargo]+[Cargo]*0,21 . Finalice apretando el botón Aceptar y, luego, presione el botón de ejecución para comprobar la inclusión del nuevo campo.

Edición de textos en la vista previa

La situación es bastante conocida. Estamos a punto de imprimir un documento de Word y ejecutamos el comando Vista preliminar ( Print preview ) para asegurarnos cómo va a lucir la salida impresa.

Por defecto, al abrir la pantalla de vista previa, el cursor del mouse está con el formato de lupa para aumentar el tamaño de la página. Al hacer un clic sobre el texto, éste se magnifica. Pero ésta no es la cuestión. Suponga que detecta un error en el documento (una palabra mal escrita o una falta de ortografía, por ejemplo). La acción habitual es presionar el botón Cerrar de la pantalla de Vista preliminar , para volver al modo de edición normal y realizar las correcciones. Pues bien, para arreglar este tipo de problemas no hace falta salir de la vista previa.

Haga un clic sobre el botón de la lupa en la barra de herramientas, para desactivar esta herramienta. Automáticamente se habilita el modo de edición. Luego, haga un clic en el sector del texto en que se encuentra el error, corríjalo e imprima.

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