Nuevas soluciones para la oficina móvil

El 22% de las empresas argentinas ofrece opciones de teletrabajo a sus empleados, según el International Business Report de la consultora Grant Thornton. Pero eso no es todo: si bien –como se ve– esta modalidad tiene mucho por crecer, el mismo informe señala que hace cinco años sólo un 2% de las compañías ofrecía tal posibilidad. Lo interesante es que se trata de uno de los beneficios más valorados por los empleados. Según una investigación realizada por Microsoft, el 54% de los empleados del país aseguró que estaría de acuerdo con estar disponible fuera de su horario laboral regular e incluso trabajar más horas a cambio de tener una mayor flexibilidad en el lugar desde donde hacerlo.

Es lógico. De la época en la que el teletrabajo era un cuco a ahora, cuando la movilidad laboral es una regla, el espacio personal y el laboral, otrora estancos, se han vuelto porosos. Y también hay razones tecnológicas que sustentan esta tendencia.

Eso que llamamos la Nube, esto es, Internet como topos virtual en el que almacenamos datos, siempre disponibles, y en el que podemos colaborar sin tener que estar físicamente presentes, permite hoy una telepresencia que hace dos décadas habría resulado inviable.

Con el fin de que el colaborador pueda ser más productivo, se están presentando en el mercado algunas soluciones para que sea posible realizar tareas laborales desde cualquier lugar, en cualquier horario y por medio de diferentes dispositivos, pero con las mismas condiciones que ofrece la oficina.

A propósito, distintos estudios, entre los cuales se encuentra Building The Digital Workplace, realizado por Oxford Economic Research, afirma que “los ejecutivos que implementan estrategias de trabajo virtual y negocios móviles obtienen mejores resultados que sus pares en una amplia gama de parámetros de negocios, que incluyen un mayor crecimiento de los ingresos y más ganancias, menos gastos, mayor retención de empleados y más satisfacción del cliente”.

Desde la pantalla

Con el avance de las soluciones basadas en la Nube y la posibilidad de conectar dispositivos para que interactúen entre sí, esto es, la llamada Internet of Things (IoT), ya es posible gestionar desde luces hasta cafeteras desde cualquier pantalla.

Para eso, está disponible una plataforma llamada Octoblu, provista por la firma Citrix, que consiste en un ecosistema que vincula la notebook con cualquier objeto conectado con Internet. Por ejemplo, en la demostración a la cual accedió en exclusiva LA NACION, se pudo vivenciar cómo se combina el sistema de autenticación personal (o el lector biométrico) para que, cuando registramos el ingreso al edificio, la laptop empiece a encenderse de manera automática. Lo mismo con las luminarias: se puede modificar su intensidad, así como efectuar el encendido o apagado de forma remota, con un clic.

Esta solución no requiere de conocimientos avanzados de programación. Por medio de drag & drop cualquier usuario puede configurarla a su gusto, agregando los objetos con conexión a Internet que desea operar a distancia.

El hecho de manipular todo desde la pantalla trae beneficios en el nivel de la productividad, porque se ahorra tiempo de desplazamientos y disminuye el nivel de desconcentración.

Además, como todos los equipos conectados arrojan datos sobre su uso, tal información puede ser de interés para distintas áreas de una empresa; por ejemplo, Mantenimiento, con el objetivo de conocer mejor cómo se utilizan las instalaciones. En resumen, el espacio de trabajo virtual puede servir para ejecutar el entorno de trabajo físico. Si bien la implementación de la solución Octoblu es simple, hay que considerar que sólo tiene sentido si hay variedad de objetos que pueden ser conectados a Internet, como ventanas, cerraduras, sistemas de refrigeración y electrodomésticos inteligentes, entre otros.

Trabajar liviano

Si bien muchas personas usan sus smartphones para trabajar, en general recurren a una computadora cuando necesitan usar Windows o aplicaciones basadas en Internet, porque la experiencia no siempre es óptima en las pequeñas pantallas de los teléfonos inteligentes y tablets.

Para solucionar este inconveniente, Samsung lanzó en junio un dispositivo de 230 gramos y dimensiones similares a una bocha de hockey llamado DeX Station, que se combina con el dispositivo Galaxy S8. Cuando el smartphone se conecta a esta base, cambia su diseño a una versión de Android para asemejarse al de un escritorio tradicional. Así, las aplicaciones se ven en ventanas que se pueden mover, y hasta modificar su tamaño a gusto. En pocas palabras, se puede ver el escritorio con la información personal y laboral tal como se hace desde una computadora personal, siempre y cuando los documentos estén subidos a la Nube.

Cuando el Galaxy S8 se inserta en el dock –cuyo precio ronda los 4000 pesos–, aparece en la pantalla una interfaz de usuario optimizada para multitarea. Además, la base viene con un puerto HDMI para poder conectar un monitor o proyector, trae puerto de red (Ethernet) y dos puertos USB 2.0 para insertar accesorios como mouse y teclado. Durante el testeo se observó que la performance de la solución es muy buena y que la velocidad de respuesta del Escritorio virtualizado es tan veloz como si se estuviera trabajando en una notebook. En conclusión, puede resultar muy útil para aquellos que tengan que alternar en una misma jornada entre el trabajo móvil y fijo, si es que cuenta con monitores disponibles. Por ejemplo, un médico podría llevar el smartphone para registrar datos de sus pacientes internados, y luego sentarse en algún puesto de trabajo con monitor, para analizar la información recopilada con mayor comodidad, sin tener que cargar una notebook.

Comunicaciones

Teams es la última herramienta que Microsoft agregó en marzo al paquete de Office 365, en sus versiones Business Essentials y Business Premium.

Básicamente, Teams permite reunir en una sola plataforma a las personas, las conversaciones y los contenidos. Los usuarios pueden chatear, hacer videollamadas y compartir todo tipo de documentos –entre otras funciones– sin necesidad de utilizar otra herramienta (como Skype o WhatsApp, por ejemplo).

Durante las pruebas, una de las cosas más interesantes que vimos es que funciona como repositorio, ya que almacena todo el historial de las conversaciones. Además, tiene un buscador para acceder en segundos a archivos adjuntos o datos que se quieran recuperar. De esta manera, no hay que preocuparse por guardar material, ni pedírselo a un colega cuando no lo encontramos.

Al usar esta solución observamos que, a pesar de contener muchas funciones, su uso es muy intuitivo. Por si acaso, también incorpora un bot (una suerte de agente de software) que responde al instante vía chat ante cualquier pregunta vinculada con las funciones; no está disponible por el momento en español.

Teams puede usarse tanto desde computadoras como desde dispositivos móviles con cualquier sistema operativo y sirve para agilizar la comunicación entre equipos de trabajo. ¿Qué logra? Disminuir el uso del correo electrónico, hacer que la comunicación entre equipos de trabajo fluya mejor y reemplazar otras herramientas que no han sido creadas con un fin corporativo. Incluso se le pueden integrar otras soluciones de trabajo colaborativo ya existentes y bien instaladas entre los usuarios, como Trello o Asana.

A Teams le queda por delante, sin embargo, probar que puede dar los resultados que promete. Las plataformas colaborativas todavía no han logrado cuajar de forma masiva.

Pero, como se ve, las soluciones tecnológicas no cesan en su avance para que el trabajo remoto y colaborativo sea cada día más productivo.