¿Por qué la oficina sin papeles no se hizo realidad?

Hace años que se habla de la oficina del mañana, la oficina en la que todo será computarizado, digitalizado y con una existencia cero de papel. Sin embargo, aunque en los últimos años han llegado al mercado y a los usuarios posibles sustitutos del papel como las tabletas y los lectores de libros digitales, se sigue imprimiendo en grandes cantidades.

"Hace mucho que se viene hablando de la oficina sin papeles, pero en este momento se gasta más en papel, que en años anteriores. De hecho, conocemos casos en los que empresas de pocas personas llegan a tener una copiadora, dos impresoras, faxes y scanners para un grupo pequeño de empleados", comenta José Gómez Ríos, gerente general de Lexmark Argentina, Uruguay y Paraguay.

Pero este fenómeno no sólo ocurre en empresas locales, un estudio de IDC realizado con ejecutivos de empresas estadounidenses plantea que el consumo de papel y número de fotocopiadoras ha decrecido en el 35% de las organizaciones analizadas, pero no así en las grandes empresas, donde ha aumentado un 32%. Al mismo tiempo resalta que el espacio físico destinado al almacenaje del papel cada vez se está reduciendo más. En la actualidad está en el 15,3% de la dimensión de una oficina, pudiendo llegar al 7,4%.

Esta investigación también revela que el 38% de las empresas tiene empleados equipados con dispositivos móviles para capturar documentos o formularios. "Solo el 14% utiliza escáneres portátiles; el 6% smartphones o tablets; y el 4%, sistemas OCR", observa el estudio.

Entre los principales beneficios por la implementación de las soluciones de "oficinas sin papeles" los expertos destacan la disminución de costos, mejora de productividad, optimización de procesos, incremento de ingresos para la compañía, sustentabilidad (reduce el impacto ecológico), trazabilidad de la información y seguridad.

Por su parte, Ángel Pérez Puletti, CEO y presidente de Baufest, asegura que gracias a las implementación de soluciones de digitalización los ahorros en gastos de consumibles pueden alcanzar hasta el 70%. "Incluso, este gasto puede llegar a reducirse hasta en un 100% en empresas que puedan adecuarse correctamente al concepto de ‘Oficina sin Papeles’", afirma.

Imprimir o no imprimir, esa es la cuestión

Desde Baufest, manifiestan que este concepto va más allá de la digitalización y gestión de documentos. Implica además diseñar nuevos procesos e implementar un cambio cultural.

"Lo primero a considerar son las razones que impulsan a adoptarlo. Entre los principales encontramos disminuir el uso de documentación en papel; reducir costos de insumos; mejorar procesos de gestión y optimizar el desempeño y la productividad de las personas; aumentar el control y la seguridad de la documentación; e implementar iniciativas de informática verde . Luego deben diseñarse los procesos de captura, almacenamiento, recupero y utilización de la información. Por último deben seleccionarse las herramientas que soporten todo este el proceso", enumera Puletti.

Cuando se le pregunta sobre las razones por las cuales las oficinas aún no digitalizan su información Shano Castex, Product Manager de Lexmark para América Latina, destaca que es difícil ir contra la cultura y costumbres de los consumidores.

"Se han adaptado por años a imprimir, un hábito que lejos de disminuir ha aumentado. Además, hay que considerar que si bien el papel se sigue utilizando, el volumen de información que manejamos ha aumentado exponencialmente - basta con mirar cifras de utilización de Internet, o los tamaños de los discos duros de las PC que utilizamos hasta en nuestras casas -, así es que la proporción de información que manejamos en papel ha disminuido significativamente", comenta.

No obstante, la gerente de marketing de Xerox observa que en los último años ha evolucionado fuertemente en este concepto. "Las grandes empresas han entendido el valor que genera; sin embargo hay compañías que aún no pueden avanzar tan rápido como quisieran debido a que no han podido incluirlo dentro de su presupuestos, o bien porque dada la legislación vigente aún no pueden desprenderse de los documentos físicos. Definitivamente, que la legislación acompañe e impulse la adopción de procesos digitales ayudará a acelerarlo", resalta.

Como dice la ejecutiva, entre los principales obstáculos que debe sortear la digitalización se encuentran los requerimientos legales que deben acompañar determinada documentación (un buen paso: en el país hace años que las facturas ya pueden ser electrónicas ).

Al mismo tiempo, los expertos aseguran que como en todo nuevo concepto, su adopción tiene que ser gradual. Debe existir un compromiso real de la organización en este tipo de iniciativas, que se materialicen en políticas de uso y generación de papel, así como el impulso de procesos de negocio automatizados.

"Tratándose de un cambio cultural importante, la sugerencia es empezar evaluando los procesos más simples y automatizarlos de manera de evitar la generación de nuevos documentos en papel y mejorar la eficiencia de la organización. La reducción en el uso del soporte papel es posible y existen procesos que permiten llevar a una organización a que deje de utilizar papel y más aún, a poder eliminarlo", concluye Puletti.