Tu oficina en la nube

Aunque se va el verano y las vacaciones y ya no hay cómo escapar de las clases y el trabajo en la oficina, la tecnología todavía permite disfrutar un poco del aire libre y de los lugares informales de trabajo, gracias a la popularidad de las computadoras portátiles, al crecimiento de la banda ancha móvil y semipública (es decir, el Wi-Fi en los bares) y al fenómeno de las aplicaciones Web.

Estas permiten realizar tareas que tradicionalmente dependían de la instalación de un programa en la PC, y que hoy existen como un sitio alojado en un servidor remoto, al que se accede con un navegador.

Esta modalidad de aplicaciones online tiene sus ventajas y sus desventajas. Lo bueno es que la herramienta está accesible en cualquier parte del mundo, y tal como la configuramos, además de permitirnos acceder siempre a la última versión escrita por el desarrollador, compartir la información fácilmente con otros servicios Web u otros usuarios, y a preservar nuestro trabajo si el disco rígido u otro componente de la computadora con la que accedemos a ese material falla. La enorme mayoría de estos servicios, además, es de uso gratis.

La contra está en que se necesita una conexión a Internet, que las herramientas suelen ser más limitadas que las aplicaciones que se instalan a la usanza tradicional en la computadora; que implican almacenar en la computadora de otro nuestra información, y que de ese otro lo único que tenemos es, en general, un sitio Web con una promesa sobre la protección de la privacidad de nuestros datos. Es raro, sin embargo, que no cumplan con esta promesa de no compartir nuestros datos.

Para quienes necesitan acceder a toda su información sin depender de una computadora en particular, o deben poder verla en varios equipos (el de casa, los de una o más oficinas, etcétera), las herramientas online pueden resultar de gran ayuda. Todos los servicios Web listados en la nota son gratis.

Pero primero dos puntos clave, que no se restringen a estos servicios, sino que atañen a cualquier servicio Web, pero no por eso son menos importantes.

El primero: como la puerta de acceso a nuestro mail, los documentos que editamos, fotos, planillas de cálculo y otros elementos de trabajo será un nombre de usuario y una contraseña, es crucial que esta última sea segura (ocho caracteres mínimo, que combine letras números y símbolos); además, debe verificarse que la aplicación Web en cuestión ofrezca conexiones seguras para el intercambio de datos; esto último se verifica con el uso del prefijo https:// en la dirección Web.

El otro punto es desconectarse, cerrar la sesión al finalizar el trabajo, sobre todo si la computadora que estamos usando no es propia; esto evitará que quien venga detrás a usar ese equipo acceda a nuestra información.

El disco virtual

Una opción de servicio a mitad de camino entre el uso tradicional y la oficina totalmente virtual está en las carpetas virtuales, o discos rígidos online, que permiten almacenar archivos en línea. Microsoft, por ejemplo, ofrece Skydrive ( skydrive.live.com ) con 25 GB de capacidad. Box.net ( www.box.net) ofrece 5 GB. Y Dropbox ( www.dropbox.com , 2 GB) permite sincronizar archivos entre varios equipos, y también verlos online.

Google, por su parte, permite subir hasta 1 GB de archivos de oficina varios tipos a Google Docs ( docs.google.com ). Allí es posible editarlos y crear nuevos; incluso es posible hacerlo desde un móvil con Android.

Microsoft permite hacer lo mismo con Office Web Apps para los archivos alojados en Skydrive, y Box.net se integra con varios servicios Web, como Zoho ( www.zoho.com ) para editar estos archivos.

Google Docs, Microsoft Office Web Apps, Zoho y ThinkFree ( www.thinkfree.com ) permiten editar documentos de texto, planillas de cálculo y presentaciones desde el mismo navegador, almacenar los archivos, enviarlos por e-mail, descargarlos a la PC, compartirlos online con un link, etcétera. Y son compatibles con el Office de Microsoft original, por supuesto.

Pero son editores relativamente sencillos; quienes necesiten la sofisticación de las herramientas provistas por el Office convencional o el OpenOffice.org ( es.openoffice.org , multiplataforma) pueden usar plugins para editar los archivos en la PC y almacenarlos online. Así, Zoho provee un plugin para crear y editar documentos en las últimas versiones de Microsoft Office ( writer.zoho.com/public/help/zohoplugin/fullpage ), una alternativa que también está disponible para Google Docs, provista por Google ( tools.google.com/dlpage/cloudconnect ).

Los usuarios de OpenOffice.org pueden apelar a un agregado similar, capaz de acceder a Google Docs, Zoho y otros servicios; se descarga de extensions.services.openoffice.org/en/project/ooo2gd .

Quienes necesiten algo más sencillo pueden apelar a Notepub ( http://notepub.com ), un blog de notas que puede incluir fotos, enlaces y demás; se pueden hacer públicas o privadas, compartir en Facebook, etcétera. Otro más simple todavía es Notepad ( www.notepad.cc ), que no requiere registración, y crea una URL automática para compartir.

CL1p.net ( www.cl1p.net ), por su parte, ofrece una suerte de portapapeles de Internet, para pegar allí cualquier cosa, obtener un link y verlo luego en otra computadora.

Cuadernos de recortes

El uso de estas aplicaciones online es muy sencillo: basta con crear en la página el archivo por editar, o subirlo desde nuestra PC, y listo. Obviamente el tiempo que tarde en subir al servidor dependerá del tamaño del archivo y la conexión disponible, pero en general se trata de segundos.

Una vez creado el archivo de trabajo, tendremos en el navegador una herramienta que funciona como una tradicional, con botones de control y formato, menús de opciones y más.

Entre las herramientas online que les han resultado muy útiles a los usuarios, por su función de guarda todo, están Evernote ( www.evernote.com ), SpringPad ( http://springpadit.com ) y Catch ( www.catch.com ), por ejemplo, para crear y guardar textos cortos, imágenes, sitios, archivos de audio y más, una suerte de cajón virtual para guardar cosas que después necesitaremos; se pueden etiquetar los objetos digitales, hacer búsquedas, compartirlas, etcétera; además permiten el acceso desde la computadora y el móvil.

Nada de esto evita el acceso al e-mail, que hoy tiene en los proveedores más grandes excelentes opciones de webmail, tanto para Gmail ( www.gmail.com ), Hotmail ( www.hotmail.com ) como Yahoo! ( correo.yahoo.com.ar , la versión de prueba de la nueva interfaz es muy buena). Estos tres servidores de correo electrónico tienen gran capacidad, por lo que no es necesario, en general, borrar el correo electrónico, y permiten hacer búsquedas dentro de los mensajes, además de integrar al cliente de chat en la misma página.

Quienes prefieran un mensajero instantáneo independiente pueden probar con eBuddy ( www.ebuddy.com ), Meebo ( www.meebo.com ) o Imo.im ( www.imo.im ), entre otros.

El webmail también incluye un administrador de contactos y un calendario de citas; estos últimos, en los tres proveedores mencionados, permiten compartir nuestra agenda o importar la de otros (en formato iCal, por ejemplo) para sincronizar tiempos libres, etcétera. De hecho, Google permite configurarlo para que sólo haga públicos horarios libres y no qué actividades haremos durante el resto del tiempo.

Quienes estén en busca de alternativas a las páginas oficiales de Twitter y Facebook pueden apelar a Hellotxt ( www.hellotxt.com ) y Ping.fm ( www.ping.fm ) para actualizar varias redes sociales desde un mismo lugar.

Para quienes manejan información en varias cuentas de e-mail, en redes sociales y en otros servicios puede resultar útil el buscador Greplin ( www.greplin.com ), que realiza pesquisas en esos servicios (Gmail, Twitter,

Facebook, Linkedin, entre otros) sin requerir más que el usuario y la contraseña.

A estas herramientas básicas se suman muchas para realizar casi cualquier tarea que normalmente haríamos en la PC, pero usando aplicaciones Web, como una calculadora convencional ( www.calculadora.net ) o el brillante Instacalc ( http://instacalc.com ), que agrega conversiones de medida, peso, velocidad y divisas.

También puede resultar útil una lista de tareas (Remember The Milk, www.rememberthemilk.com ) o Toodledo ( www.toodledo.com , permite dar prioridades a las tareas, compartirlas, etcétera).

Además, es posible usar en el navegador un editor de fotos como Picnik ( www.picnik.com ), Pixlr ( www.pixlr.com ) o un Photoshop simple ( www.photoshop.com ), además de la excelente suite de herramientas online para gráficos que provee Aviary ( www.aviary.com ).

También hay conversores de formatos de archivo en Zamzar ( www.zamzar.com ) o Media Converter ( www.mediaconverter.org ), además de uno para PDF ( www.pdfonline.com/convert-pdf/ ) o un compresor para enviar ZIPs ( www.zipmyfiles.net ), entre muchos otros servicios en línea.

Los que busquen más de estas herramientas online pueden apelar a directorios como www.killerstartups.com , http://greatwebapps.com , www.feedmyapp.com , www.usefultools.com o www.go2web20.net , entre otros sitios.