Un gráfico es mejor que miles de números

Para analizar la información de una planilla con mayor agilidad
Gabriel Tomich
(0)
10 de diciembre de 2001  

Las planillas de cálculo son una invitación para tener cientos de números en pantalla. Utiles, por supuesto, pero quizá difíciles de entender. Por eso, muchas veces es mejor analizar los datos o ver sus resultados mediante un gráfico.

En Excel 2000 no es muy complicado generar un gráfico. Por lo general, basta con correr el eficiente asistente con que cuenta esta aplicación y seguir con la mayor fidelidad posible sus pasos.

Pruebas al canto. Abra un libro de Excel en blanco y desde A1 hasta A4 escriba los valores 50 , 25 , 20 y 5 , respectivamente. La idea es mostrar la proporción o porcentaje que estos valores representan sobre el total.

Para expresar este tipo de situaciones, nada mejor que un gráfico de torta, como se lo conoce en la jerga, o Circular , como se denomina en Excel. Por lo tanto, sin más ejecute el comando Insertar>Gráfico o, más fácil, pulse el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar , que está, por lo general, inmediatamente debajo del menú principal.

Ambos caminos conducen a la apertura del cuadro de diálogo Asistente para gráficos , cuyo primer paso (son cuatro) permite seleccionar qué tipo de gráfico se necesita.

Aquí hay que tener cuidado. Nuestro ejemplo es claro, para expresar porcentajes nada mejor que una torta, pero para otro tipo de información, como comparar dos juegos de datos (para lo que sirven las barras) o el desarrollo de un negocio (para esto resultan indispensables los gráficos de líneas), hay que evaluar bien qué tipo de ilustración es más conveniente.

En este ejemplo seleccione la opción Circular en la lista Tipo de gráfico . Observe que contiguo a ésta existe la caja Subtipo de gráfico con las variantes que pueden elegirse. Para esto, basta con hacer un clic sobre el dibujo que corresponda. Aquí usaremos el segundo, Circular con efecto 3D (observe que al pie de los subtipos hay una caja de texto que exhibe una breve explicación del formato). Luego, pulse Siguiente para continuar.

Por defecto (y además ante la falta de mayores datos en la planilla), Excel asume que la fuente de los datos es el rango de celdas A1:A4 y, automáticamente también, escribe esto en el cuadro combinado Rango de datos . Esto es correcto en este caso, pero si hiciese falta indicar otro rango basta pulsar el botón de este cuadro, seleccionar el conjunto de datos que corresponda y volver a esta pantalla. Haga un clic en Siguiente para seguir con el proceso.

La tercera pantalla del asistente muestra tres solapas: Títulos , Leyenda y Rótulos de datos . Por el tipo de gráfico de que se trata (una torta), en la primera sólo encontramos activa la caja Título del gráfico , que sirve para incorporar un texto identificatorio del gráfico. Por ejemplo: Participación en el mercado .

Haga un clic ahora en la pestaña Leyenda . A pesar de este nombre, se trata de la pequeña caja con cuatro cuadrados de colores (uno para cada porción) ubicada a la derecha del gráfico. En este caso no sirve para mucho, por lo tanto, desmarque la casilla de verificación Mostrar leyenda para eliminarla. Pero, si decide dejarla, puede cambiar su posición mediante el comando de radios inferior Ubicación .

Cliquee la solapa Rótulo de datos . Este es un comando de opciones mutuamente excluyentes (es decir, sólo puede elegirse una) cuyo valor por default (no se preocupe, no es el de la deuda externa) es Ninguno . Para que el análisis cuente con más datos elija en cambio Mostrar valor (incluirá en el gráfico los valores del rango de celdas) o Mostrar porcentaje , que calculará automáticamente el que corresponde a cada valor. Tenga en cuenta que en el ejemplo serán iguales porque la suma de las cifras da 100 .

Pase a la cuarta pantalla con otro clic en Siguiente . El tema aquí es dónde se guarda el gráfico. ¿Opciones? Ponerlo en una hoja especial (recuerde que los libros de Excel están compuestos por múltiples hojas de trabajo) mediante la opción En una hoja nueva o, con la antagónica Como objeto en , ubicarla en alguna de las hojas ya existentes en el libro (por defecto ofrece la primera, Hoja1 o como se llame). Deje esta opción, que pondrá al gráfico como un objeto flotante cerca de los datos de origen (el rango A1:A4 ) y concluya la operación pulsando el botón Finalizar .

De inmediato aparece el gráfico en la hoja. No se preocupe si el aspecto no es el que esperaba, estos gráficos pueden mejorarse y pulirse después de creados. Pero ésa es otra historia.

ADEMÁS

MÁS leídas ahora

Esta nota se encuentra cerrada a comentarios

Descargá la aplicación de LA NACION. Es rápida y liviana.