El fin del mail: las nuevas reglas para comunicarse en el trabajo

¿Le mando emojis a mi jefe cuando le contesto un mensaje? ¿Le escribo a alguien antes de las 8 de la mañana? Para asuntos importantes, ¿uso el mail o el WhatsApp? Son preguntas válidas en la era en que el correo electrónico quedó oficialmente desterrado como único medio de comunicación laboral.

El mail, que antes de que se popularizaran las herramientas de mensajería instantánea gozaba de extrema popularidad en el mundo laboral, empezó a mostrar su grieta cuando se empezó a estilar "copiar a todos por las dudas", señala Federico Aon, director de Consultoría en Snoop Consulting.

El ejecutivo asegura que uno de los mayores problemas del correo electrónico es la "falsa sensación" de estar notificados que generó este uso, que, en definitiva, en muchos casos terminaba generando cadenas largas que quizá no eran relevantes para todos los involucrados, añade.

"El uso y abuso del mail también genera situaciones en las que, al utilizarlo prácticamente para todo tipo de comunicaciones, muchas veces el proceso de trabajo queda en un eterno ida y vuelta de correos sin arribar a la solución", agregan desde la consultora.

"El mail no desapareció, pero ocupa otras funciones. Antes era para comunicaciones personales y corporativas, para la gestión de los proyectos. Hoy, todo esto está delegado en herramientas más personalizadas para la función que tienen que cumplir, y el mail quedó para comunicaciones corporativas o personales que no necesitan ser públicas o que deben quedar documentadas, como el envío de presupuestos", apunta Mario Grinberg, director de la agencia digital Overprint.

Sin embargo, su reemplazo, las herramientas de mensajería instantánea, también tiene su lado oscuro. El uso de audios, que resultan antipáticos para muchos usuarios, y la sensación de que se puede contactar a alguien inmediatamente y en todo momento (fines de semana incluidos).

Algunas normas tácitas, de acuerdo con Snoop Consulting, incluyen no enviar mensajes instantáneos laborales antes de las 8 de la mañana ni el fin de semana; al conversar por primera vez con alguien, no mandar audios sin introducción ni un simple "hola"; procurar hacer una breve introducción con el motivo de la comunicación, y no reenviar spam ni cadenas sin que sean solicitadas.

Conversación grupal

Este año, WhatsApp sumó la posibilidad de que cada usuario pueda restringir quién puede sumarlo a una conversación grupal. Un detalle más para los grupos: se considera, por default, que el silencio es una respuesta negativa. Es decir, no hace falta responder no ante consultas generales: basta con no contestar.

Hay quienes consideran que antes de llamar a alguien por cuestiones profesionales es mejor enviar un mensaje instantáneo antes para preguntar si el interlocutor está disponible. Hay mayor grieta en las cuestiones de los audios: se aman o se odian. El sitio de tecnología Mashable publicó sus propias normas de etiqueta. En uno de los puntos, indica que en cuestiones de emojis "los jefes deberían usarlos primero".

En otro tipo de compañías, WhatsApp encierra el riesgo de la seguridad. Leonardo Pigñer, director de BASE4 Security, detalla que la compañía donde trabaja, que es proveedora de servicios de seguridad de la información, la app de mensajería instantánea podría convertirse en un canal "que podría ser utilizado para la fuga de documentos corporativos confidenciales".

"Nuestras políticas y normas de uso para estas plataformas están basadas en el código de conducta de la empresa, en una fuerte concientización de los usuarios respecto de la información transmitida y en la implementación de medidas de seguridad adicionales como el doble factor de autenticación [los que, por ejemplo, involucran el envío de SMS con códigos] en las aplicaciones", indica Pigñer.

El orden de la información

El fin del reinado del mail también trajo consecuencias respecto del orden de la información. Para el trabajo día a día, en Overprint eligen herramientas como Basecamp, Trello o Google Meeting ya no por cuestiones de seguridad, sino por cuestiones de guardado y rastreo de archivos y tareas.

"Al WhatsApp lo dejamos como herramienta personal: cada uno sabe que cuando no tenemos acceso a las herramientas corporativas y necesita comunicarse de manera urgente con alguien se puede utilizar", resume Grinberg.

Dentro de las oficinas, para enviar mensajes instantáneos también existen otras plataformas, como Skype y Slack, o las propias herramientas de cada compañía. Belén Barragué, creadora de la marca de ropa Sofía de Grecia, optó por una de esas opciones para desterrar al mail de sus comunicaciones.

"Slack es muy cómodo porque permite agrupar conversaciones por temas y guarda todo el historial. Nos involucramos todas las responsables de cada área y hablamos de distintos temas", explica.

Por la abundancia de canales de mensajería instantánea, es difícil administrar bien la información. "Por eso es muy importante etiquetar bien los archivos y poner títulos descriptivos", recomienda Sebastián Uchitel, gerente de marketing y comunicaciones del Grupo BIND.

En la compañía en la que trabaja también se utiliza la plataforma Workplace de Facebook, una especie de red social para compartir con los compañeros de trabajo. Para eso, explica el ejecutivo, se tuvieron que armar "protocolos con reglas de convivencia" para que no haya una sobrecarga de información. "La regla general es comunicar lo menos posible y que sean solamente asuntos de relevancia para no inundarnos", cierra.