Guía para que los maniáticos del control aprendan a delegar

Cuando se siente que nunca se logra hacer todo, el problema puede no ser que el día tiene pocas horas. Quizá lo que se necesita es mejorar la capacidad de delegar. Tratar de hacer demasiado es un problema común para la gente eficiente, pero cuando trabaja de más, la persona se ve abrumada y la calidad del trabajo se ve afectada.

Esto es especialmente un problema para la gente de "Tipo A", dice Melissa Heisler, autora del libro De Tipo A a Tipo Yo: cómo dejar de "hacer" la vida y comenzar a vivir: "Les cuesta delegar debido al deseo de controlar", dice.

"Creen que pueden hacerlo mejor o más rápido. Ven el tiempo dedicado a enseñarle a otro a hacer tareas como tiempo perdido. Temen a las consecuencias si las cosas se hacen de modo incorrecto, por lo que se sienten compelidos a hacerlas por sí mismos. Y el resultado es ineficiencia y baja moral", asegura la especialista.

Las cuestiones de control son una función del perfeccionismo, dice Penny Zenekr, autora de La zona de la productividad. "Tenemos 60.000 pensamientos al día y sólo 5% son nuevos", dice. "La gente que tiene problemas para delegar, a menudo piensa: 'Nadie puede hacerlo igual que yo. No lo harán con la calidad que quiero. No tienen suficiente experiencia. Esto requiere que lo haga yo'. Todas son excusas para justificar por qué deben mantener el control."

Si delegar tareas es un problema, hay cosas que se pueden hacer para facilitarlo. Estos son 11 pequeños pasos para ayudar (con calma y de modo efectivo) y empezar a delegar tareas.

¿Es la pérdida de control? ¿Confiar en otro? ¿La incapacidad de transmitir de modo efectivo sus expectativas o dirigir el trabajo de los demás?

"Delegar es una experiencia con niveles que resulta incómoda a muchos", dice Donna Lubrano, profesora adjunta del College of Professional Studies de la Northeastern Unviersity. "Escriba: 'Si delego sucederá (mala cosa)'. Concrete sus temores para poder analizarlos e innovar en materia de soluciones."

El hecho de que puede hacer algo no significa que deba hacerlo. Para comprender cómo mejor usar su tiempo a favor de su negocio o carrera, calcule cuánto cobra por hora y determine cuánto le "cuesta" hacer la tarea a usted mismo, dice Zenker.

"No se trata sólo de su salario, sino de lo que podría generar para el negocio en términos de ingresos generados", dice.

Otro consejo es hacer una lista de tareas que se podrían tercerizar. "Es la regla de 80/20", dice Heisler. "¿En que usa la mayor parte de su tiempo? ¿Lo invierte en estrategia, proyectos de alto nivel o está atrapado haciendo tareas repetitivas cotidianas? Las tareas repetitivas o simples pueden enseñarse", asegura.

"Cuando se delega una tarea hay que considerar cuáles son los empleados que tiene las capacidades, el talento y los valores adecuados", dice John Manning, presidente de Management Action Programs y autor de El líder disciplinado: mantenerse concentrado en lo que realmente importa.

"Sabrá que eligió bien cuando no tenga que pasar tiempo controlando los detalles", dice. Y agrega: "Quizá tenga que dar una capacitación inicial para fortalecer a la persona en sus puntos más débiles o un poco de asesoramiento que facilite este cambio, pero la persona adecuada debería manejar las cosas rápidamente con estas medidas adicionales iniciales".

Si no se siente cómodo delegando, lo mejor es no delegar una tarea que signifique un salto importante en la carrera de alguien. "Hay que elegir algo pequeño", dice Lubrano. Tareas como fijar citas, subir documentos o investigar para un proyecto son buenas opciones porque pueden ser arregladas fácilmente si fuera necesario.

Para superar el temor a la ineficiencia se puede crear una guía de lo que se tiene que hacer. Hay que desarrollar el proceso y los estándares que le permiten delegar con seguridad de que se hará la tarea con los estándares y la calidad esperada, dice Zenker.

"Listas de ítems y otras herramientas de apoyo ayudan a asegurar que se cumpla con el procedimiento", sostiene.

Dictar cómo deben hacerse las cosas no resulta siempre la mejor opción. En cambio puede ser más beneficioso señalar el resultado esperado.

"Esto permite a la persona que lleva adelante el proyecto a convertirlo en algo personal y acomodarlo a su manera de trabajar", dice Heisler. "Entonces también es importante que deje de lado la idea de que hay sólo una manera de hacer las cosas. Concéntrese en el resultado, no en el procedimiento."

Cuando se delega una tarea a un equipo de trabajo hay que asegurarse de que la gente entienda lo que se va a hacer y el resultado que se está buscando. Para esto es necesario comunicar el objetivo del encargo, los recursos disponibles, los plazos, la estructura de soporte y las medidas del éxito, dice Manning.

Todo lo que delegue debe ser parte de un sistema que sigue los avances respecto de metas mensurables.

"Determine un plazo específico con hitos desde un comienzo, verificando sistemáticamente los sucesivos pasos antes del cumplimiento del plazo", dice Manning. "Use números e informes de seguimiento para determinar lo que sucede en vez de preguntas imprecisas, por ejemplo: "'¿Cómo va la cosa?'"

Es inevitable que haya errores de comunicación, especialmente al comienzo. Incluya esta posibilidad en los plazos y las expectativas, dice Lubrano. Lo hará sentirse menos tenso, agrega el especialista.

Muchos jefes delegan tareas con una sensación interna de urgencia que nunca comunican al empleado y luego se frustran cuando no se cumple la tarea al vencer el plazo no explicitado, dice David Dye, autor de Las siete cosas que su equipo necesita que le diga. Para evitar este problema, lo mejor es fijar plazos en común en el momento en que se encarga el trabajo.

"Esta es la 'salsa secreta' que impide delegar a los jefes y luego se preguntan seis semanas más tarde: '¿Qué pasó con ese proyecto?'", dice. "Fije una cita breve en sus respectivos cronogramas en la que el miembro del equipo lo mirará a los ojos y le entregará el proyecto o la tarea completada. Así se incluye responsabilidades claras y se asegura que no se pierda tiempo siguiendo el proceso o rastreando qué pasó con proyectos incumplidos".

Una de las premisas para aprender a delegar en el ámbito laboral es dejar de lado las excusas a las que siempre apelan los líderes que no saben fomentar el trabajo en equipo. La excusa más común es pensar que se trata de la única persona dentro de la compañía que puede cumplir con la tarea, lo que en la visión de los especialistas en management en realidad es el justificativo que se ponen algunos jefes para no ceder el control a sus empleados.

Por Stephanie Vozza

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