Los peligros del mail: los siete errores más comunes en el uso del correo electrónico

El correo electrónico ha existido durante décadas, y aunque muchas empresas se están moviendo a otras plataformas, no va a desaparecer pronto. Se podría pensar que una herramienta que se ha usado durante años haría más competente a las personas, pero el mail sigue siendo considerado uno de los mayores desperdiciadores de tiempo en el trabajo. A continuación cinco de los errores más comunes en el uso del correo electrónico.

1- Utilizar mal las mayúsculas (y las minúsculas también)

Omita la línea de asunto de mayúsculas, sostiene Aye Moah, cofundador de la desarrolladora de software Boomerang. "Es el equivalente a internet de gritar, y a nadie le gusta que le griten". Los estafadores y las personas que intentan enviar spam a su bandeja de entrada utilizan estas técnicas, y ya no son efectivas". Los usuarios que escribieron un correo electrónico con el subject en mayúsculas recibieron una respuesta un 30% menos frecuente, según un estudio de Boomerang. Si bien todas las mayúsculas son malas, una línea de asunto completamente minúscula también es una decisión equivocada. Los correos electrónicos que se iniciaron con una letra minúscula obtuvieron una respuesta el 28,4% del tiempo, en comparación con 32,6% de aquellos con la capitalización adecuada.

2- Ser imprecisos en el asunto

Uno de los errores que se deben evitar es poner algo genérico en el asunto, como "Hola". "Si el tema no está claro, el receptor del mail podría no saber de qué se trata la conversación", dice Moah.

3- Abusar del CC y el CCO

Es tentador enviar correos electrónicos con cada destinatario en la sección Para:, pero usar los campos CC (con copia) y CCO (copia oculta) puede transmitir información sin necesidad de que haya algo escrito, explica Eric Holmes, profesor de la Purdue University Global. "Al agregar personas en un correo electrónico en el encabezado Para se observa que se espera la entrada, mientras que el CC no requiere ninguna acción", dice. "Al mismo tiempo, CCO permite a los destinatarios saber que su participación como espectadores es en secreto. Utilizar estos títulos sabiamente puede ahorrar tiempo, esfuerzo y proporcionar información a los destinatarios de forma encubierta, si es necesario".

4- Acumular mensajes los lunes

Si bien no es malo enviar un correo electrónico el lunes, las personas no siempre están de buen humor y son más propensas a cometer errores, dice Moah. "El lunes es el primer día para comenzar a levantarse temprano después del fin de semana, y la gente comete más errores en su correo electrónico; eso afecta la tasa de respuesta y refleja mal", asegura la especialista. "Si tiene que enviar un correo electrónico importante el lunes, tómese un tiempo para asegurarse de que esté libre de errores". El estudio del sitio Boomerang encontró que el lunes es cuando las personas son las más negativas en sus líneas de asunto, y los correos electrónicos negativos son los menos propensos a obtener una respuesta.

5- Esperar una respuesta inmediata

Aunque enviar un correo electrónico es un proceso rápido e inmediato, no se garantiza una respuesta inmediata, dice Holmes. "Cuando envía un correo electrónico no urgente a un compañero de trabajo, es importante recordar que pueden tener otras cosas que hacer, algún problema más urgente o que no hayan visto su mensaje original. Vivir en una cultura de mayor gratificación instantánea está haciendo que nos estemos acostumbrando a ella, y que la gente se vuelva cada vez más impaciente".

6- Escribir demasiado o muy poco

Si bien escribir un breve correo electrónico es bueno, depende del tema del mensaje, dice Moah. "Un gran error es cuando las personas no transmiten adecuadamente la complejidad del tema", dice ella. "No hay que ser superficial cuando se trata de tema serio y siempre es importante asegurarse de que la gravedad corresponda con la longitud del correo electrónico que está enviando. No hay que enviar 5000 palabras si lo único que se busca es ir a comer una pizza".

7- No cerrar un mail con una expresión de gratitud

Siempre que corresponda, hay que cerrar un correo electrónico con una expresión de gratitud, como "Gracias" o incluso mejor "Gracias de antemano". Estas aprobaciones aumentan la tasa de respuesta en un 36% en comparación con otros métodos, según las estadísticas de Boomerang

• Doble filo: La facilidad de uso muchas veces hace que la gente tienda a escribir un correo electrónico sin dedicación, lo que deriva en mensajes no desarrollados y respuestas innecesarias.

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