5, 4, 3, 2, 1…reunión!

Y te habías olvidado, pero el calendario del mail te avisa que en cinco minutos hay una nueva reunión. Como pasa últimamente, caés sin saber de qué se trata y sin la mínima idea de qué hacés ahí. Lo ideal hubiera sido leer los materiales antes, investigar un poco sobre el proyecto y sobre las personas que convocaron a la reunión, preparar ideas para discutir, etc. Ok, no lo logramos, pero aún estamos a tiempo de llegar a ese encuentro con una mejor preparación que la actual.

Me gustó la técnica que propone la coach y facilitadora Robin Camarote, que genera en nuestro interlocutor la sensación de que realmente nos hemos preparado para ese encuentro. Se trata de exprimir al máximo cada uno de los cinco minutos antes al comienzo del encuentro. Minuto cinco: ver si existe una agenda o descripción del encuentro. A veces, en el calendario hay una descripción de cinco líneas que pueden “darnos letra” para empezar firmes. Si no existe, podemos buscar las últimas comunicaciones y contactos que tuvimos para retomar desde ahí. Faltan cuatro minutos: Ver qué queremos que pase en esta reunión y anotarlo en tres o cuatro ideas. ¿Necesito una decisión? ¿quiero lograr delegar algo? ¿necesito entender mejor al público al que le preparamos el evento? ¿Tengo en claro que recursos y tiempos que preciso para negociar durante la llamada? Se trata de identificar los acuerdos a los que tenemos que llegar y las próximas acciones inmediatas para todos. Minuto tres, intentar hacer a un lado todo el resto de las preocupaciones, pendientes y prepararnos para estar realmente presentes en el encuentro. Esto suena más fácil de lo que en realidad es, pero si lo logramos, nos ayudará a hacer foco y hacer más eficiente el tiempo. De esta manera, en diez minutos se puede resolver algo que estaba pautado para media hora. Faltan dos minutos: aprovechá para fijarte quienes asistirán y quienes no. Si hay personas desconocidas, podés mirar en Linkedin sus últimas responsabilidades o contenidos compartidos para tener contexto sobre sus intereses y expertise.

Listo, solo queda un minuto para que todos se conecten: momento de prever que el link funcione, que el espacio esté preparado para que no entre ruidos, tener un vaso de agua cerca, un cuaderno y lápiz y aparecer en pantalla luego de una respiración larga y con una sonrisa, nos acerca a nuestro interlocutor de entrada. No llegar corriendo y tarde porque la reunión anterior se estiró, también da una muestra de nuestro temple y preparación.

No hace falta tener toda la mañana o tarde libre para llegar a una reunión que sea exitosa, cinco minutos bien administrados pueden hacer toda la diferencia.