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Esta es la mejor manera de terminar una reunión
La frustración que siente la gente con las reuniones no se debe a que tomen tiempo, es que a veces no hay una razón clara por la que el tiempo que dedicaron valió la pena
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¿Alguna vez abandonó una reunión sin estar seguro de por qué lo invitaron a asistir? ¿Alguna vez se fue de una reunión sin tener claro qué sucederá después? La mayoría de nosotros responderíamos esas preguntas con un rotundo “sí”. La frustración que siente la gente con las reuniones no se debe a que tomen tiempo, es que a menudo no hay una razón clara por la que el tiempo que dedicaron valió la pena.
Para asegurarse de que las personas salgan de una reunión contentas de haber asistido, preste atención al final, dice Mo Bunnell, autor de Give To Grow: Invest in Relationships to Build Your Business and Your Career. “Y para terminar una reunión perfectamente, hay que empezarla perfectamente”, afirma.
Un principio y un medio eficaces
Al comienzo de una reunión, enmárquela diciendo: “Todos estamos aquí para lograr X, Y y Z. Ese es el objetivo”, dice Bunnel.
La mitad de la reunión también da forma el final, al brindar espacio para reconocer el progreso que logra en los objetivos de la reunión. “La investigadora de la Universidad de Harvard, Teresa Amabile, escribió un libro llamado El principio del progreso, después de estudiar a miles de profesionales”, dice Bunnell. “Descubrió que las personas más productivas y más felices son las que celebran el progreso incremental”.
Al reconocer las tareas completadas o los conocimientos compartidos que pueden desbloquear decisiones, podrá abordar fácilmente los siguientes pasos al final de la reunión.
El comienzo y la mitad de la reunión también ofrecen oportunidades para conectarse con los participantes de la reunión en un nivel más humano. Una investigación realizada por el fallecido psicólogo Daniel Kahneman, ganador del Premio Nobel, encontró que las personas tienden a recordar el elemento emocional máximo de una experiencia y el final.
“Recordamos la parte más emocional de una experiencia porque fue el colmo de la emoción”, dice Bunnell. “El final es importante simplemente porque fue lo último”.
Finalizar la reunión
Si organiza el principio, celebra el progreso gradual a lo largo del camino y se ríe un poco, estará listo para finalizar la reunión, en dos partes: un cierre práctico y un cierre emocional.
El cierre práctico es donde se repasa la reunión. El progreso que celebró a lo largo del camino a menudo proporciona material para el cierre práctico. Por ejemplo, es posible que necesite realizar un seguimiento con más información por correo electrónico, llamar a un cliente, contactar con otro departamento o enviar una solicitud de contratación. “Un cierre práctico es importante, especialmente si se decidieron varias cosas en el medio”, dice Bunnell. “Enumere los próximos pasos. Pero si se termina ahí, es un poco aburrido”.
El segundo paso es recapitular el pico emocional del encuentro. Si bien puede tratarse de negocios, como alcanzar un hito difícil o establecer un récord, a menudo es algo personal que se menciona durante la reunión, como alguien que se va de vacaciones. “Escúchelo y esté atento”, dice Bunnell. “Tal vez la persona vaya a un safari africano y no se haya ido de vacaciones en cinco años”.
Antes de que todos se vayan, conecte con la cima emocional. Por ejemplo, puede decir: “Divertite en el Safari. Pasalo muy bien con tu familia”. Un cierre emocional hace que una reunión deje de ser transaccional y la hace más humana.
