Una mejor planificación para evitar que se cumpla la ley de Parkinson

Imaginen este trabajo: un hombre o una mujer tienen que enviar una postal al día. Ese es su único trabajo a completar por jornada de trabajo. Como tiene todo el día para hacer esta tarea, dedica una hora a buscar la tarjeta, media hora a buscar sus anteojos, 90 minutos a escribir la tarjeta, otros tantos para enviarla y así sucesivamente hasta que ocupa todo el día. Esta historia, en forma de ensayo satírico, fue publicado por Cyril Northcote Parkinson en 1955 en la revista The Economist, para explicar un fenómeno al que nombró con su apellido.

La ley de Parkinson afirma que el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo que se le asignó. Si bien el ejemplo de Parkinson puede parecer extremo, la realidad es que todos lo hemos experimentado de alguna manera en nuestra manera de asignarle tiempo a lo que tenemos que hacer. Tardamos mucho más tiempo del necesario o procrastinamos hacer esa tarea hasta justo antes del momento de entregarla. Estoy sufriendo esto ahora mismo con la escritura de mi tercer libro (espero que mi editor no lea esta columna).

La ley de Parkinson también aplica a cuando planificamos en equipo, donde solemos pautar tiempos universales a todos, como si no tuviéramos realidades y necesidades distintas. En un mismo equipo alguien puede necesitar dos o tres días y otro una semana, claro que depende de la dificultad de la tarea, pero también depende del sinfín de imponderables y situaciones exógenas que se meten en nuestra agenda. Entonces, tenemos que resolver algo y planificamos agregando tiempo “por las dudas” y esto que parece una solución para no correr, termina siendo una trampa de pérdida de energía y de tiempo. Ser muy vagos o laxos en los plazos, puede terminar jugándonos en contra.

Para romper con esto podemos ensayar tres modos: ser más estratégicos en la resolución de pendientes atacando primero los que nos van a llevar hacia adelante (la famosa ley de Pareto que con el 20% de esfuerzo alcanzamos el 80% de los resultados), poner plazos y deadlines propios más allá de los del equipo teniendo en cuenta nuestras necesidades específicas (recuerden que podemos ponernos un “deadline falso” hasta creernos que es el verdadero), y tercero, probar todas las técnicas de foco disponibles (pomodoro, timeboxing, bloqueadores de interrupciones, apps de seguimiento de tareas, etc.) para encontrar la que se ajusta a nosotros. En tiempos donde queremos usar el tiempo con mucho más sentido, que no sea el trabajo el que llene todos los huecos disponibles. Una revisión asidua de nuestra planificación puede acomodar nuestra agenda para romper con esta ley y que no sean los plazos sino nosotros los que estemos al frente.