Vida ejecutiva: los ocho comportamientos que arruinan las reuniones de trabajo

Cuando se trata de hacer un ranking de las quejas laborales más comunes, “tener demasiadas reuniones” a menudo encabeza la lista. Pero no siempre hay que buscar la culpa en las reuniones en sí mismas. Parte del problema es que no aprendemos cómo llevar a cabo encuentros exitosos en la escuela, dice Ken Okel, autor de Atascado en amarillo: deje de estancarse, tómese en serio y libere su productividad. “Hay algunas reglas sobre las reuniones, pero que son vistas como algo del pasado”, dice. “Básicamente, hoy la gente piensa en las reuniones como citas de juegos para adultos, donde se juntan y pasan el rato durante un tiempo determinado”.

Antes de planificar o asistir a una reunión, hay que considerar algunos de los comportamientos que pueden terminar saboteando un encuentro.

Una encuesta en el lugar de trabajo realizada por la empresa de tecnología Coda descubrió que organizar una reunión matutina podría estar matando la productividad de sus empleados. Según su informe, más de dos tercios de los encuestados se consideran “madrugadores”, y los controles diarios no deberían interrumpir este momento crítico de trabajo y productividad. En su lugar, hay que considerar alternativas, como programar una reunión por la tarde o, si el propósito es simplemente un informe de estado, hacerlo en forma virtual vía correo electrónico o una plataforma de gestión de proyectos.

Solo hay que invitar a una reunión a las personas que se necesite que estén presentes. Si se está invitando a personas a reuniones innecesariamente, se está perdiendo el tiempo de sus colegas, dice Job van der Voort, director ejecutivo de Remote.com, una plataforma de administración de fuerza laboral.

“Si se desea satisfacer la curiosidad de las personas que no necesitan estar en la reunión pero están interesadas en lo que se está discutiendo, puede compartir la agenda y las notas de la reunión con ellos”, dice. “Si una reunión solo necesita a todos los participantes durante una parte del tiempo, hay que priorizar esa sección de la reunión y avisarles a esas personas que se sientan libres de irse cuando ya no sean necesarias”.

También es clave asegurarse de que la reunión tenga un propósito muy claro y de que los asistentes tengan una agenda de los temas que se discutirán, materiales de apoyo y tiempo para prepararse, dice Okel.

“Si una reunión se lleva a cabo el viernes a las 8 de la mañana no es justo que a los asistentes les envíen todos los documentos de respaldo el jueves a las cinco y media de la tarde”, dice. “Hay que darle a la gente una oportunidad legítima de poder leer el material y entender de qué se trata, porque lo último que se busca en una reunión es tener un grupo de personas en una sala a las que se les paga por leer. Se les paga por discutir y elaborar estrategias y proponer los próximos pasos”.

Además, a las personas que no se han preparado adecuadamente para la reunión no se les debe dar tiempo al aire, dice Stefan Falk, autor de Motivación intrínseca: aprende a amar tu trabajo y triunfa como nunca antes.

“Los líderes a menudo son demasiado relajados y perdonan a las personas que no vienen preparadas a las reuniones, lo que conduce a reuniones improductivas donde las personas que no tienen idea expresan sus opiniones, hacen preguntas y sugieren soluciones”, dice. “Es una falta de respeto por parte de los participantes que se tomaron el tiempo para prepararse para la reunión”.

Las reuniones pueden descarrilarse cuando no se cuestionan los malos comportamientos, dice Lars Sudmann, asesor de liderazgo y ex director financiero de Procter & Gamble Bélgica. Por ejemplo, los asistentes no deberían poder realizar múltiples tareas, como revisar y responder correos electrónicos. “Una vez estuve en una reunión con 20 personas donde en un momento todos tenían sus computadoras portátiles abiertas y estaban trabajando en otras cosas mientras la persona al frente hablaba sola”, dice Sudmann. “Los líderes no deberían permitir esto. Cuando hay una reunión, debe haber un enfoque total del 100% en el encuentro y ninguna tolerancia con el uso de computadoras portátiles y teléfonos”.

Las empresas deben tener un claro entendimiento de que es importante llegar a las reuniones a tiempo y no perder los primeros minutos en discusiones sin importancia. “Puede ser extremadamente frustrante para aquellos a los que les gusta ser puntuales ver a alguien llegar unos minutos tarde”, dice Okel. “Quieren saber lo que se perdieron. Con muchas reuniones, puede comenzar a trabajar, especialmente si les informa a todos de qué se trata la reunión y cómo deben prepararse. Su reunión será mucho más efectiva y productiva”.

Para alentar a las personas a asistir a tiempo, Okel sugiere comenzar con algo grande, como un anuncio o algún tipo de reconocimiento. “Hay que iniciar la reunión con algo que no se puede perder”, dice. “Si las personas sienten que el comienzo de la reunión es como los avances antes de la película, pueden pensar que se lo pueden perder y llegar tarde sin consecuencias”.

En un esfuerzo por ser productivos con el tiempo, algunos ejecutivos planifican reuniones partiendo de una agenda poco realista con demasiados temas para la duración del encuentro, dice Falk.

“Los líderes, y especialmente los líderes independientes, subestiman constantemente la complejidad de los asuntos comerciales, lo que lleva a una inflación de los temas de la agenda en sus reuniones”, dice. “Esto puede generar una gran frustración entre los participantes de la reunión que sienten que los mismos temas deben discutirse reunión tras reunión sin una resolución adecuada a la vista”.

Cada reunión debe terminar a tiempo. Sudmann sugiere establecer una cantidad de tiempo por ítem de la agenda, utilizando temporizadores para mantenerse al día. “Hay que comenzar diciendo: ‘Al final de este intervalo de tiempo, necesitamos tener una respuesta a uno de los temas”, dice el especialista. “Entonces podemos decidir si necesitamos una iteración adicional”.

La reunión debe terminar con decisiones claras y acciones de seguimiento, dice Falk. “Se invierte mucho tiempo en discutir los problemas, pero cuando se trata de los próximos pasos concretos (quién debe hacer qué, cuándo, cómo y con qué resultado), se pierde el enfoque”, dice. “Lo mismo ocurre con lo que se decidió que se debe hacer. A su vez, esto arruina la moral y la motivación de las personas involucradas en estas reuniones y discusiones. Con el tiempo, crea una sensación de progreso escaso o nulo, lo que desmotiva a las personas y las hace desarrollar una actitud cínica hacia el trabajo”

Por Stephanie Vozza

Fast Company

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