Productividad. Diez consejos para sobrevivir a la nueva normalidad labor

Para muchos roles laborales, especialmente los de oficina, comenzó el segundo año de trabajo remoto o híbrido con la modalidad presencial. La pandemia de Covid-19, aún activa, modificó profundamente la organización corporativa y hasta el concepto mismo de productividad. Esta es la especialidad de Laura Mae Martin, que se dedica a asesorar globalmente a los ejecutivos de Google en cómo ser más productivos en sus trabajos, un rol que se tornó clave desde marzo de 2020. De hecho, el gigante tech anunció que sus empleados no deberán volver a sus puestos físicos por lo menos hasta septiembre 2021, que la "vieja normalidad" ya no volverá y que el modelo híbrido será el futuro.

Martin está en la compañía desde hace un poco más de diez años y comenzó a trabajar temas de productividad como un proyecto aparte de su rol en ventas. "Side project" es el nombre que les dan a estos proyectos en los que los empleados de Google pueden invertir hasta el 20% de su tiempo. La necesidad de capacitación en herramientas de productividad y la creciente necesidad de mejorar el uso del tiempo hizo que Laura lleve su pequeño proyecto a un rol que ocupa el 100% de su tiempo. Desde su hogar, donde trabaja y cría a una hija de un año y medio junto a su marido y su perro, habló con LA NACION para contar qué aprendimos durante 2020 sobre los principales conceptos y tips para ser productivos, aún transitando una pandemia y sin mayor previsibilidad de cómo serán nuestros trabajos los próximos años:

¿Cuál es tu carrera? Maratonista o sprinter. Es importante reconocer y entender nuestras dinámicas y necesidades. Cuando la pandemia comenzó Martin identificó a distintos tipos de "corredores". "Dentro de lo que llamamos maratonistas están las personas que viven solas, o en pareja, que no tienen niños o personas a cargo. Que han ganado 2 o 3 horas por no tener que viajar a las oficinas o asistir a eventos sociales". A primera vista podría decirse que es "más fácil" para ellos, pero lo cierto es que tienen muchos desafíos de balance de trabajo y descanso y estructuras para ser productivos y cuidar su bienestar.

Dentro de los "sprinters" están por ejemplo los padres y madres para quienes los horarios de los chicos son los que rigen los momentos cortos en los que se puede hacer foco en el trabajo. ¿A qué grupo pertenecés? ¿Y cada uno de tu equipo? Los acuerdos entre sprinters y maratonistas son muy importantes para tener agendas posibles, reuniones y comunicación efectivas y cada líder de grupo tiene que tener las distintas necesidades en cuenta.

Mañana será un día ganado si… Antes de Covid-19 era importante, pero ahora es obligatorio. Planificar cómo vamos a trabajar en los proyectos, con los tiempos y con los roles para tener previsibilidad y poder comunicar con claridad. "El plan tiene que ser anterior al momento del trabajo. El día anterior, al final de la jornada es un buen momento para planificar lo que viene. Por ejemplo si sos un sprinter y tenés solo 1 o 2 horas en las que podrás hacer foco, que no tengas que usar 15 o 20 minutos para buscar en los mails qué había que hacer, o qué herramienta hay que usar", ejemplifica. Dejar todo listo para en el momento del sprint y foco total que será de 60 o 120 minutos de trabajo. En Google usan un planificador en el que los empleados llenan hora por hora cómo esperan usar su tiempo que sienten que es un "contrato con ellos mismos". También agendan los tiempos "fuera" o de ocio para que el equipo pueda ver también eso y respetar los tiempos de los demás. ¿Qué necesito hacer para que sea un día ganado?

Decisiones empaquetadas. Decidir todo el tiempo nos agota. "Si cada día abro la heladera y pienso entre muchas posibilidades qué cocinar 2 o 3 veces por día es agotador". Por ejemplo podemos fijar: lunes de pastas, martes de tacos, miércoles de ensaladas y empaquetar las decisiones en menos días y menos posibilidades. Lo mismo con el trabajo. En la medida de lo posible armar: los lunes de sacar pendientes, martes de reuniones, miércoles de nuevos negocios, los viernes a la tarde desconectados. Con flexibilidad y comunicación se pueden armar rutinas que den descanso a las decisiones permanentes.

El tiempo necesario para que el café esté rico. Martin usa esta metáfora para explicar la importancia del tiempo fuera de las pantallas y del trabajo. "Cuando echo el café en la cafetera tengo que esperar varios minutos para que esté listo y poder bajar la prensa, puede parecer tiempo perdido o aburrido porque no pasa nada, pero es el tiempo que necesita para ser el mejor café". Eso pasa con el tiempo fuera de las pantallas y en el descanso. Ver los mensajes y notificaciones que llegan permanentemente nos drenan algo de energía. El tiempo de desconexión tecnológica y de descanso da lugar a nuevas conexiones cerebrales. Muchas buenas ideas ocurren cuando dejamos a la mente vagar o hacemos foco en algo placentero como arreglar el jardín, armar un rompecabezas o escuchar música. "La productividad es más que tachar pendientes, fomentamos tardes de desconexión y concursos de lectura, por ejemplo, para aumentar el bienestar y la creatividad".

El mejor paraguas para la peor tormenta. Los sentimientos de burnout no conocen de maratonistas o sprinters. Casi todos los trabajadores hemos experimentado un agotamiento profundo, ansiedad y desborde en esta transición organizativa del trabajo. Martin usa la idea de el paraguas para construir y cubrir una "zona segura" para moverse. ¿Cómo tiene que ser mi paraguas para que me pueda mover y cumplir con mis tareas, qué puede suceder en esa tormenta y qué plan tengo para cada escenario? ¿Qué personas, qué herramientas, qué decisiones me mantendrán fuera de peligro?. "Y una vez que lo abra, es muy importante comunicar cómo lo voy a usar. La organización puede trabajar en las tormentas para que sean lo más suaves posibles pero cada uno de nosotros tiene que mostrar sus límites para que los otros los conozcan y ayuden a respetarlos".

El ejemplo permea. Para que el tiempo de descanso, el ocio, la productividad por objetivos y el tiempo sin pantallas sean parte de la cultura, esta se tiene que reflejar en quienes lideran a los equipos. "No alcanza con decir que los mails de noche no hace falta que se contesten, no hay que enviarlos". El ejemplo crea la cultura de la organización. Si se quiere que el equipo adquiera herramientas digitales para sus roles. ¿Qué tiempo le dedican los líderes a adquirir y a compartir sus conocimientos con el resto? Algunos managers comparten sus calendarios donde agendar el "ocio" en los que ponen fotos de su tiempo fuera del trabajo, por ejemplo "los jueves de 3 a 5 en la plaza con mis hijos" para habilitar y fomentar estas conductas .

Ejercicio: tu nuevo trabajo remoto permanente. Mientras el mundo busca un curso de "nueva normalidad", Martin propone no esperar a que eso suceda para mejorar nuestro estado actual y plantea un ejercicio posible. "Imaginá que te quedás sin este trabajo ahora y al segundo siguiente te llaman de otro lugar y te dicen tenés un trabajo idéntico a tu rol pasado pero es 100% remoto. Es permanente. ¿Qué cambios harías para este nuevo rol? Se trata de cambiar el pensamiento de sigo aguantando mientras vuelve lo viejo conocido a tomar acción ya sobre lo que tengo. Quizás puedo comprar un mueble para tener mis cosas del trabajo, tirar una pared o mejorar la iluminación, priorizar en mis gastos 2 horas por día de una niñera. Salir de la incomodidad de la espera y acomodarnos en lo que tenemos ahora.

Designá un lugar donde se trabaja (y donde no). Es fácil abrir la computadora a la mesa de la cocina mientras se fríen las milanesas o dejarse caer en el sofá y empezar a trabajar. Pero tener una habitación, un lugar, un escritorio o una silla a los que "vas" todos los días a trabajar ayuda a tu cerebro a asociar ese lugar (olores, imágenes y sonidos) con el trabajo. El espacio físico dificulta o simplifica el trabajo. Identificar y cuidar las áreas de "no trabajo".

Una pestaña a la vez. Ya todos pasamos por el agotamiento de las video llamadas y las 20 pestañas titilando por nuestra atención mientras tomábamos esa reunión. El foco se logra llevando de manera deliberada nuestra atención a un solo lugar. Minimizando todo lo que esté a nuestro alcance para que no compita con lo que importa en ese momento. Se puede hacer este ejercicio. Si fuese presencial la reunión ¿estarías en 4 lugares a la vez con tu atención? Sacar de la vista todo lo que nos invite al multitasking.

Tomá nota de tus alzas y bajas. El "año en pijama" también nos enseñó de nuestros "mejores momentos biológicos". Muchos pudieron experimentar cómo se sentían si salían a hacer a ejercicio a media mañana, o se bañaban por la tarde antes de una reunión o cómo estaba su energía luego de una breve siesta para encarar el resto del día. Lo que aprendimos este año también puede servir para organizar mejor nuestra energía vital del día. Los horarios de oficina no permitían esta experimentación que para muchos fue novedosa. ¿Cómo puedo ajustar mi día para capitalizarlo mejor y colaborar mejor con mi equipo? Para el futuro híbrido presencial virtual, ¿cómo sería el diseño de mi mejor día posible y qué puedo hacer ahora para acercarme a eso en un posible futuro?

Bonus track: guardar tiempo para los proyectos nuevos. El caso de Martin es un ejemplo claro de cómo puede crecer un proyecto al que le dedicamos algunas horas a la semana si logramos que alcance relevancia para los que nos rodean. En los proyectos secundarios, hobbies o voluntariados en los que trabajamos, muchas veces volcamos mucho de nuestro real interés y vocación. Ese tiempo bien invertido puede ser el comienzo de nuestro próximo trabajo full time. A cuidarlo.