Modifican un requisito clave para empresas en EE.UU. que emplean a trabajadores independientes

Es muy común que los contribuyentes deban presentar declaraciones informativas al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Un caso típico ocurre en las empresas que abonan a contratistas independientes más de 600 dólares.

En este caso, es obligatorio presentar el Formulario 1099-NEC del IRS, sección Compensación a no empleados. De no hacerlo, el contribuyente puede enfrentarse a sanciones por incumplimiento. Además, también se le pueden imponer penalizaciones a quienes lo hayan hecho a tiempo pero no de forma correcta.

Mateo Roberts, socio fiscal de Gray Reeds en Dallas, Texas, explicó a Forbes Estados Unidos que, antes del 2024, las empresas solían tener el requisito de presentar declaraciones de información electrónica si contaban con 250 o más declaraciones de información en un año calendario.

Dicha exención fue modificada con la aprobación de la Ley del Contribuyente Primero (TFA). Según la Ley, el tesoro obtuvo la autorización para establecer regulaciones que disminuyeran la exención de presentación de 250.

De hecho, en 2023, el Tesoro publicó las regulaciones finales, estableciendo que, a partir de las presentaciones de 2024 (es decir, las relacionadas con 2023 que se entregan en 2024) y en adelante, cualquier presentación de diez o más declaraciones de información debe ser obligatoriamente de forma electrónica.

Esto generó, según el especialista, que más empresas puedan enfrentarse a sanciones por presentaciones incorrectas, incluso si envían las declaraciones a tiempo. En estos casos, los declarantes dependen de defensas de causa razonable para solicitar una exención o reducción de las sanciones.

• Causa razonable

Es un término muy usado en la legislación fiscal que significa actuar con cuidado y prudencia al cumplir con obligaciones fiscales como también presentar declaraciones electrónicas. Los contribuyentes, para evitar sanciones por incumplir este aspecto, el experto asegura que se deben cumplir dos condiciones.

En primer lugar, se tiene que demostrar un atenuante significativo o un impedimento. En segundo lugar, comprobar que se actuó de forma responsable antes y después del incumplimiento.

• Elementos atenuantes

El contribuyente debe evidenciar que hubo factores o razones importantes que causaron el incumplimiento. En estos casos, el especialista señala que la compañía puede argumentar que no estaba familiarizada con los requisitos de presentación electrónica o que siempre cumplió con las normas fiscales.

• Factores de impedimento

Un factor de impedimento es un evento que se encuentra fuera del control de la compañía que causó el incumplimiento. Entre los ejemplos señalados por el experto se encuentran la falta de acceso a registros necesarios o problemas causados por terceros como el IRS o un agente.

Si la empresa ha dependido de un preparador de impuestos y este no le informó al contribuyente la obligación a presentar electrónicamente, se puede argumentar que hubo un impedimento. Por ejemplo, si el profesional en impuestos no comunicó adecuadamente los nuevos requisitos, esto podría considerarse un impedimento válido.

• Argumentar que se actuó de forma responsable

Para establecer una causa razonable, se debe demostrar que la empresa actuó de forma responsable antes y después del error. Esto incluye medidas que eviten o mitiguen el error, como solicitar una extensión del plazo, intentar prevenir fallas si era previsible, entre otras.

De esta forma, el experto recalca que, si una empresa corrige rápidamente el error al presentar electrónicamente después de descubrirlo y toma medidas para evitar errores futuros, puede demostrar que actuó de manera responsable. En pocas palabras, si bien los requisitos del tributo se modificaron profundamente, los contribuyentes pueden contar con algunos atenuantes.