Cuatro estrategias para hacer más cosas en menos tiempo en el trabajo

Es posible que más de alguna vez tu jornada laboral se haya extendido muchas horas más de lo que habías planificado. Quizás te ocurre con frecuencia y sientes el peso del reloj sobre tus hombros. ¿Por qué el día no tiene más de 24 horas? Es una pregunta bastante común en una época en que las presiones laborales exigidas por la empresa o autoimpuestas están todo el tiempo persiguiéndonos.

Es ahí cuando entramos al desafío de la productividad. ¿Cómo hacer más cosas en menos tiempo? Amantha Imber, fundadora de la empresa consultora australiana Inventium, dedicada a entregar asesoría en ciencias conductuales, diseñó cuatro estrategias que pueden ayudar a manejar el tiempo de una manera más eficaz para tener una mejor calidad de vida.

Durante los últimos tres años, Imber entrevistó a personas en todos los sectores laborales para intentar descubrir cómo podemos estructurar nuestros días de una manera proactiva para sacarles más provecho. En esas conversaciones, ha escuchado una y otra vez que no es saludable permitir que las prioridades de otras personas determinen las tuyas.

“La productividad no tiene que ver con cuántas horas trabajas o cuántas tareas pendientes puedes marcar en tu lista”, dijo Imber en diálogo con BBC Mundo y agregó: “Se trata de hacer lo que necesitas para trabajar de manera eficiente”.

Estas son cuatro estrategias que utilizan personas altamente productivas, según los estudios realizados por Imber.

1. Alinear el trabajo con tu “cronotipo”

El “cronotipo” es simplemente una manera de referirse al reloj biológico. Tiene que ver con el ciclo natural de sueño-vigilia por el que transitamos durante las 24 horas del día.

Como cada persona tiene su propio cronotipo, es importante determinar cuáles son tus momentos de mayor y menor energía durante el ciclo. Según Imber, cerca del 10% de las personas son “alondras” que se sienten más enérgicas por las mañanas.

En el otro extremo del espectro se encuentra el 20% de la población que son “búhos” o personas que hacen su mejor trabajo por la noche. La mayoría de la población se encuentra en algún punto intermedio. Habitualmente experimentan un máximo de energía antes del mediodía, una caída de energía después del almuerzo y un segundo impulso al final de la tarde.

Aquí la clave es que organices tu día considerando ese reloj biológico, de tal manera que las actividades que demandan mayor concentración o que son más relevantes las hagas en tus momento de mayor energía y que dejes las actividades más rutinarias (como contestar correos, por ejemplo) en aquellos momentos en que tu energía baja.

2. Planificar el día laboral al final de la jornada anterior

Un día productivo no sucede por casualidad. Requiere planificación. Si dejamos por escrito qué queremos hacer, cuándo y dónde, es mucho más probable que logres tus metas. Una manera efectiva de hacerlo es escribir tus tres prioridades para el día siguiente, es decir, aquellas cosas que no puedes dejar de hacer.

El siguiente paso es completar la lista de todo lo que viene, idealmente hora por hora. Y también es conveniente agregar al final tareas que son mínimas para hacer entre reuniones o en cualquier tiempo de espera. Al final de cuentas, lo que más ayuda es una planificación meticulosa.

3. Desarrollar rituales

Se trata de rituales relacionados con dónde y cuándo trabajar según el tipo de tareas. Al hacerlo de manera constante, tu cerebro asociará esas señales físicas y temporales con esas tareas. ¿Por qué es importante el tiempo y el espacio?

Básicamente porque nos ayuda a cambiar el “switch” mental. Por ejemplo, hay personas que cuando requieren resolver problemas complejos o desafíos creativos, utilizan ciertas rutas para caminar y pensar. Otros prefieren separar las tareas entre un espacio de la oficina y otro, algo que ayuda a romper la monotonía y también influye en la actitud con que abordamos determinados desafíos.

Y si trabajas desde casa, sirve mucho definir qué hacer en qué lugar de la casa. O dividir el espacio entre la mañana y la tarde. Lo importante es crear rituales haciendo el mismo tipo de actividad en el mismo lugar o a la misma hora. Por ejemplo, puedes atender a las reuniones de zoom en el dormitorio, contestar correos en la sala y concentrarte en un sillón.

Después de practicarlo por un par de semanas se va a generar un flujo que facilita lograr los objetivos en menos tiempo.

4. Evitar bloquear tu calendario al 100%

Un día completamente bloqueado puede darte una falsa sensación de productividad. No te quedará tiempo para resolver imprevistos o para momentos de creatividad o contacto social con miembros de tu equipo. Si tu calendario parece estar siempre lleno, programa deliberadamente un tiempo para no hacer nada.

Puedes usar ese tiempo como un momento para las tareas inesperadas que surgen durante el día o para tomar un breve descanso que te puede ayudar a despejar la cabeza y seguir con más energía.

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