Los empleados invierten el 40% de su tiempo productivo en multitarea (y eso no es bueno)

Dejar el celular encima de la mesa mientras estamos trabajando no es una buena idea. El teléfono tiene la capacidad de distraernos incluso cuando está apagado, según revela un estudio de la Universidad de Chicago. Ni que decir tiene lo que pasa cuando realizamos varias tareas a la vez: el cerebro pasa de una a otra y hace una mella importante en nuestra productividad.

Para poder triunfar haciendo dos actividades al mismo tiempo es necesario que estas requieran procesamientos cerebrales distintos —como escuchar música y leer un libro— y que una de ellas nos resulte absolutamente automática. "Si ambas requieren nuestra atención, no somos capaces de rendir lo suficiente", observa la psicóloga laboral Elisa Sánchez. "Si nos interrumpen cuando realizamos procesos cognitivos complejos, como los que implica el análisis y la resolución creativa de un problema, nos va a costar mucho recuperar la atención".

Y este suele ser el caso de la multitarea, que, para colmo, está más extendida de lo que podemos imaginar. El trabajador promedio invierte el 40% de sus horas más productivas en hacer varias cosas a la vez, tal y como refleja un informe de Rescue Time, una plataforma que ayuda a sus usuarios a administrar el tiempo que pasan frente a una computadora.

El auge de la multitarea responde, en cierto sentido, a la etiqueta urgente con la que clasificamos casi cualquier problema sencillo al que nos tenemos que enfrentar en la era digital. Los sujetos que participaron en un estudio de la Universidad de Loughborough (Reino Unido) abrieron de media siete de cada diez correos electrónicos menos de seis segundos después de haberlos recibido.

"Es recomendable cerrar el email mientras trabajamos y abrirlo en dos o tres franjas horarias", defiende Sánchez. "Tenemos que entender que, en la mayoría de los casos, no tenemos que estar disponibles las 24 horas del día".

El correo electrónico nos quita una parte importante de nuestro tiempo, aproximadamente el 28% del que pasamos en la oficina, de acuerdo a un informe de la consultora McKinsey. En definitiva, si atendemos a los datos de RescueTime, apenas pasamos una hora y cuarto al día trabajando con el foco puesto en una sola tarea y plenamente concentrados.

"Casi nadie termina un informe en su horario de oficina", concluye la psicóloga. "Solemos terminarlos mientras viajamos, en casa o en nuestro lugar de trabajo después de nuestra hora de salida".

Para colmo, trabajar en espacios abiertos puede conllevar una distracción adicional. "En culturas en las que el volumen de voz es más bajo, puede funcionar, pero en países como España, donde acostumbramos a hablar más alto, puede disminuir nuestra productividad". En este sentido, el teletrabajo representa una solución efectiva para muchas personas, que ven cómo ahuyentar las distracciones de la oficina incrementa considerablemente su eficiencia.

El ser humano es un animal de costumbres. A pesar de los cientos de millones de páginas web diferentes que existen en el mundo, en líneas generales, nos aferramos a la rutina y consultamos los mismos sitios día tras día. Pero, ¿qué pasa cuando algo interfiere en nuestros hábitos? El 3 de agosto, Facebook dejó de funcionar durante 45 minutos. En este tiempo, el tráfico directo a medios de comunicación aumentó un 11% y el de las aplicaciones de noticias, un 22%. Cuando YouTube experimentó problemas unas semanas más tarde, los medios vieron incrementar su audiencia un 20%.

Sin embargo, cuando lo que no podemos utilizar es nuestra herramienta de trabajo, experimentamos cierta tendencia a procrastinar. La plataforma Slack estuvo inactiva más de tres horas el 27 de junio y, si bien aumentó en este tiempo el uso del correo electrónico, también lo hizo considerablemente el tráfico de las redes sociales.

¿Cuándo trabajamos mejor?

El día más productivo del año pasado fue el 14 de noviembre, según indican los datos de la plataforma RescueTime. La proximidad de Acción de Gracias, una de las fiestas más populares en EEUU, y la cercanía de las vacaciones llevan a muchos empleados a adelantar trabajo, al menos para los estadounidenses. Por otro lado, el día menos productivo fue el 6 de enero, el primer viernes del año.