Cómo dividen su tiempo los líderes empresariales

¿Qué hacen todo el día los presidentes ejecutivos?

Justo lo que se imagina: pasan alrededor de un tercio de su tiempo laboral en reuniones.

Esa es una de las conclusiones a las que ha llegado un grupo de académicos de la London School of Economics y la Escuela de Negocios de Harvard, que están hurgando en las agendas de más de 500 presidentes ejecutivos en todo el mundo con el fin de determinar cómo organizan exactamente su tiempo, y cómo ello afecta el desempeño y la administración de sus firmas.

Su estudio —conocido como el Proyecto del uso del tiempo ejecutivo— analiza las agendas de los presidentes ejecutivos en las que sus asistentes personales registraron cada actividad de 15 minutos o más de duración durante una semana seleccionada por los investigadores. El proyecto, que sigue en marcha, ha recolectado hasta el momento datos de tres estudios de presidentes ejecutivos en todo el mundo.

En un grupo de 65 presidentes ejecutivos, estos líderes empresariales pasaron casi 18 horas de una semana de trabajo promedio de 55 horas en reuniones, más de tres horas en llamadas telefónicas y cinco horas en comidas de negocios. El resto del tiempo lo pasaron viajando, en actividades personales, como rutinas de ejercicio, citas médicas o almuerzos con sus parejas, o en actividades cortas, como llamadas rápidas o haciendo la facturación para un viaje, que no necesariamente fueron registradas por las asistentes de los altos ejecutivos. Trabajaron solos durante apenas seis horas semanales.

Los investigadores dicen que nos les sorprende la cantidad de tiempo dedicado a reuniones, ya que uno de los roles de un presidente ejecutivo es coordinar las tareas de los empleados y reunirse con clientes y consultores. Un cronograma ajetreado de reuniones —a menudo realizado de forma virtual en empresas globales— puede indicar que los ejecutivos están involucrados con sus empresas y cerca de sus gerentes y clientes. De todos modos, los presidentes ejecutivos afirman que añoran tener más tiempo a solas para pensar y trazar estrategias.

Mientras más informes directos tenía un presidente ejecutivo, había más y más largas reuniones internas, según los investigadores. En lugar de trasladar responsabilidades a otros gerentes, los presidentes ejecutivos con más informes directos de hecho son más activos y se involucran más en las operaciones internas, agregan.

Pero no todos los informes directos son iguales. En firmas que incorporaron un director financiero o jefe de operaciones a la jerarquía corporativa, el tiempo del presidente ejecutivo en reuniones se reducía a alrededor de cinco horas y media por semana, en promedio, según los investigadores.

Incluso si un presidente ejecutivo tiene muchos informes directos, "el efecto del director general de finanzas y el director general de operaciones es más sólido" y podría ayudar a reducir el tiempo que pasa un presidente ejecutivo en reuniones internas, sostiene Raffaella Sadun, de Harvard y coautora del proyecto. Los otros investigadores fueron Oriana Bandiera y Andrea Prat, de la LSE, y Julie Wulf, también de Harvard. Sus conclusiones preliminares se publicarán en un artículo de la Escuela de Negocios de Harvard.

Rory Cowan, presidente ejecutiva de Lionbridge Technologies Inc., una empresa estadounidense de servicios de tecnología con unos 4.500 empleados, afirma que se comunica constantemente con personal y clientes.

"No sé cuándo no estoy en una reunión", sostiene.

En lugar de pasar mucho tiempo en largas reuniones cara a cara, sin embargo, Cowan pasa más tiempo "haciendo frecuentes toques interactivos", ya sea en persona o a través de mensajes de texto, chats o video chats, a veces con "cuatro o cinco ventanas abiertas a la vez".

Como consecuencia, sus reuniones rara vez duran más de 15 minutos, afirma.

La evaluación de los ejecutivos sobre cómo invierten su tiempo difiere de lo que dicen sus agendas y asistentes personales.

Cuando los ejecutivos comparan sus prioridades con el tiempo invertido, "usualmente se sorprenden de la diferencia", dice Robert Steven Kaplan, un profesor de administración de Harvard.

Él recomienda a los líderes empresariales sustituir la palabra "dinero" por "tiempo" cuando programan sus horarios. "Con el dinero... uno es más cuidadoso y juicioso. Si alguien le pide dinero, seguramente usted se negará", dice Kaplan.