Cuatro pasos para ordenar sus ideas

¿Le ha pasado alguna vez que cuando busca la solución a un problema tiene muchas ideas pero no sabe cuál elegir? Con frecuencia la dificultad principal para resolver un problema no es la falta de ideas o de opciones, sino cómo organizarlas y cuál elegir. En el trabajo creativo en las organizaciones, por ejemplo, ponemos tanto énfasis en desarrollar brainstormings y otras técnicas de generación de ideas, que luego nos encontramos con una montaña de opciones pero no sabemos cómo continuar.

Jiro Kawakita, un profesor japonés de antropología cultural, desarrolló un método para sortear esa dificultad. El método se llama KJ, en su honor, aunque es también conocido como Diagrama de Afinidad. Consta de cuatro pasos sencillos y está diseñado para usarse en grupos, en el trabajo en cualquier tipo de organizaciones, desde empresas hasta escuelas. Estos son los cuatro pasos:

1. Preparar las ideas

Escriba cada idea que haya surgido en una nota adhesiva y ubíquelas al azar en un pizarrón o en una pared amplia y despejada. Ubique también una nota adhesiva con el objetivo general o problema que se intenta resolver, para que el equipo mantenga el foco en él.

2. Categorizar las ideas

Clasifiquen las ideas en equipo, ubicándolas en categorías que estén relacionadas con su funcionalidad, características, implementación, resultado esperado o cualquier otra forma de agrupar que tenga sentido en ese caso específico. Lo importante es separar y clasificar. Reubique las ideas que pertenecen a la misma categoría una encima de otra, de manera que se vea rápidamente cuantas ideas de cada tipo hay. Las que no encajen en ninguna de las categorías pueden dejarse por separado.

3. Etiquetar cada categoría

Vuelvan a repasar las categorías y escojan un nombre para cada una. Las etiquetas deben ser cortas y representar el tema o concepto que hay detrás de ese grupo. Por ejemplo, si estamos buscando ideas para bajar los costos de producción, podríamos tener ideas en las categorías: reducción de desperdicios, cambios de tecnologías, cambios de proveedores, etc. No puede haber dos categorías con etiquetas similares. Si las hay unifíquelas. Al contrario, a medida que avanzan en el trabajo quizás necesiten dividir algunas categorías en dos o cambiar la ubicación de algunas ideas para que encajen mejor.

4. Votar las ideas

El método KJ se utiliza para categorizar y priorizar ideas, es decir elegir aquellas que tienen más mérito o son más promisorias. Esto último se hace votando y hay distintas maneras de hacerlo:

• Se puede dar a cada miembro del equipo de 3 a 5 votos para que asignen a la misma idea o varias. Las que obtienen más votos son discutidas más en profundidad y pueden seguir siendo desarrolladas.
• Se puede discutir sobre las ideas tratando de llegar a una elección por consenso. Esta opción toma más tiempo, pero suele ser más sólida la implementación posterior.
• Si hay muchas categorías se puede votar primero por las categorías más promisorias y luego pasar a votar por las ideas en las categorías más votadas.

Cualquiera de las opciones que tome le permitirá hacer la selección de la mejor manera posible, dados su conocimiento y el del resto del grupo.

Como ve el sistema es simple, pero ahí precisamente radica su fortaleza. Ordenar las ideas no tiene por qué ser complicado.