La evolución del open space: balance y evolución de la arquitectura corporativa

Un espacio refleja un espíritu, provoca una inspiración, implica un condicionamiento y es la consecuencia de un límite económico también. Esta no es la afirmación de un gran arquitecto sino de cierto sentido común. El espacio abierto en las oficinas no escapa a esta máxima. Sin cubículos, fue un boom a fines del siglo XX en las compañías tecnológicas de vanguardia y hoy ya es práctica común en la mayoría de las empresas. Al principio representaba la promesa de la integración de los colaboradores, de poder exponenciar sus ideas y traer con ello una mayor productividad, pero también de optimizar los costos por metro cuadrado.

La convicción de base de que el espacio en el que se está lleva a resultados distintos puede haber sido una causa genuina de la creación del open space aunque también puede haber encubierto un motivo mucho más determinante, el económico. Ya con cierto camino recorrido por tantas empresas en este sentido, es un buen momento para identificar qué promesas se cumplieron y qué desilusiones se verificaron.

Quizás quienes están en mejores condiciones de comparar y hacer una evaluación son colaboradores que experimentaron ambos espacios de trabajo y a estos de hecho se dedica el estudio "El impacto del espacio abierto de trabajo en la colaboración humana", que examina empíricamente el efecto del plano abierto en las interacciones laborales interpersonales y electrónicas y que hizo el profesor de Harvard Ethan Bernstein el año pasado en colaboración con Stephen Turban.

El académico norteamericano se encargó de comparar, en sus propias palabras "manzanas con manzanas", monitoreando a grupos de personas de distintas empresas en un período de intensidad de trabajo análogo en dos ámbitos de oficina distintos. Le interesaba ver en qué y cómo el espacio abierto había impactado en su productividad y en su matriz colaborativa y usó para medirlo recursos socio métricos de rigor.

"Creo que el plano abierto ha ido demasiado lejos," es una de sus conclusiones. "Si uno está sentado en un mar de gente, quizás trabaje duro para no distraerse (...) pero, justamente por el hecho de contar con una audiencia en todo momento, tenga también la presión de parecer siempre ocupado," añade.

En una línea similar para Juana, nutricionista de 50 años en una multinacional en la Argentina (que trabajó en oficinas compartidas con una sola persona y hoy lo hace en un plano abierto), "este espacio en un principio dispersa muchísimo pero cuando uno se va acostumbrando, se generan mecanismos automáticos por los que, a pesar del murmullo y los movimientos constantes, se logra concentración", observa. Y agrega: "por ejemplo, yo puedo hacer power points pero no leer bibliografía médica e interpretarla con la velocidad que lo haría con mayor privacidad."

"Si uno mira alrededor en un espacio de trabajo abierto, hay grandes posibilidades de que se vean a varios colegas con auriculares, encerrados en una burbuja," señala por su parte en el medio francés Le Figaro el periodista económico Quentin Périnel. "Es también muy probable que (el trabajador) encuentre en su casilla mensajes de un colega que está enfrente, o a unos metros, que no se ha tomado el trabajo de hablarle directamente," precisa.

Por su lado, Paula, directiva de una compañía de motosierras en el país, es mucho más positiva respecto del open space y sus fortalezas. "Definitivamente hace mucho más al ambiente de trabajo y a la compañía y es superior para trabajar en equipo, sobre todo si éste es un buen equipo y no hay un elemento negativo," afirma. Y refuerza: "los espacios abiertos son mejores para compartir e intercambiar ideas."

Marta, Administradora de Empresas en una compañía calificadora, también defiende la moción aunque con más reservas. "Es bueno trabajar en un espacio abierto siempre y cuando no sea mucha la gente que se agrupe," dice. "Yo ahora comparto oficina con dos personas más y eso favorece el trabajo en equipo pero al no ser tantos también sirve para trabajar en silencio", reflexiona.

Al final, ¿se logra una mayor integración o por el contrario con tanta comunicación digital se produce un mayor aislamiento de los colaboradores? Juana en algún punto destaca las bondades del espacio abierto de trabajo señalando que "hace que la comunicación entre los equipos sea más fluida y que desde los gestos y las actitudes, sin hablar muchas veces, se transmitan y compartan muchas cosas."

Para Périnel, en cambio, el empleado se siente mucho más solo y tiene lugar esa paradoja de estar muy rodeado y aislado a la vez. En el mismo espíritu Bernstein indica en su estudio que son tantas las medidas que el colaborador debe tomar para concentrarse y terminar su trabajo, que termina reduciendo su interacción con los otros.

Muchas veces el ruido que revela interacciones entre la gente viene justamente de esas pocas salas cerradas para trabajos en equipo que escapan a la regla del open space. ¿No será entonces que cierta divisoria en el ambiente es necesaria para fomentar la comunicación? "Creo que son más las ventajas que las desventajas del plano abierto de trabajo y por supuesto que cuando hace falta tener una conversación delicada, vamos a la salita de capacitación de al lado -que logramos luego de mucho insistir- para contar con más independencia", confiesa Marta.

Impersonales

¿Adiós a la foto de la familia, la planta y los papeles privados? Con una tecnología que no para de evolucionar es probable que la misma noción de espacio físico sea reformulada. "Además del auge de los nuevos espacios de trabajo, estamos asistiendo al surgimiento de nuevos tipos de empleados y trabajadores," señalan desde un estudio de diseño. "De hecho, los trabajadores ya no buscan las oficinas tradicionales sino que prefieren las salas de estar, las cafeterías y otros sitios donde se fomente la colaboración, la interacción y el trabajo en equipo y se difuminen las líneas divisorias entre personas", agregan.

Hoy por hoy "el plano del escritorio ideal es simple; una oficina compartida entre cinco o seis personas con otros espacios dedicados al intercambio y a la discusión," recomienda el directivo de una empresa financiera francesa con base en Lyon que hace estudios sobre espacios de trabajo. "Gran parte de esta evolución en el diseño de las oficinas obedece a la expansión de los trabajos a distancia," explican desde el estudio de diseño. Además, "son muchas las empresas que promulgan políticas de dispositivos de trabajo, donde los empleados ya no requieren un escritorio asignado", detallan.

Paula constata esta tendencia. "Hoy la idea es que los escritorios en la oficina abierta sean impersonales para que cada uno ocupe el que encuentre cuando llegue o trabaje directamente desde su casa, un bar o un aeropuerto o avión," precisa. Juana por su lado fantasea sobre su lugar de trabajo ideal, que concuerda con el propuesto por Paula. "Es este open space, pero con mucha flexibilidad horaria y posibilidad de trabajar por objetivos no importa cuál sea el lugar físico donde uno esté," remata.