Optimizar los costos de viajes

Si bien para muchos viajar es un placer; para las empresas, es un gasto. En épocas de ajustadas economías, la mayoría de las compañías se plantea cuáles son las alternativas para optimizar el presupuesto de los viajes corporativos.

Los traslados de negocios son motivados principalmente por reuniones institucionales -presupuesto, lanzamientos-, capacitación y ventas de productos o exportación. Por eso es que, si bien puede reverse el monto asignado, es imposible prescindir de ellos. Por otro lado, el sistema para administrarlos no puede tener fallas ya que, en promedio, los viajes internacionales deben organizarse en siete días y los de cabotaje, en sólo tres. Además, hay que tener en cuenta que los ejecutivos tienen objetivos para cumplir en el lugar de destino, no pueden llegar tarde a ningún lado y deben estar bien descansados.

Algunas compañías prefieren que la organización se realice internamente y otros confian en agencias que se encargan de todos los preparativos.

En el hotel Sheraton de Buenos Aires la gestión recae en el área de Recursos Humanos en interacción con el departamento de quien viaja. El presupuesto no es general, sino que se asigna por sector.

Con el fin de encontrar una alternativa a los traslados, en el hotel de Retiro empezaron a utilizar las conferencias on line. La empresa cuenta con la ventaja de disponer de toda la infraestructura necesaria -salones y tecnología-, ya que éste es uno de sus servicios.

"Uno de los temas tratados fue el presupuesto anual. Los directivos se reunieron en salones del hotel y pudieron trabajar con dinamismo, debates y corrección de detalles", comentó Laura Canepa, gerente de Relaciones Institucionales del hotel. Sin embargo, advirtió: "La Web conference no reemplaza los viajes. Los que realizan los ejecutivos de Sheraton a la casa matriz tienen que ver con visitas más estratégicas en las que se debaten acciones que no pueden definirse de manera tan operativa en una conferencia on line".

En el caso de Chubb, una compañía de seguros generales, de vida y beneficios que tiene más de 50 sucursales y 10.000 empleados en el mundo y 76 en la Argentina, la gestión es responsabilidad de su departamento Corporate Travel.

El año último se realizaron 20 viajes, principalmente a los Estados Unidos, Chile, México y Brasil.

Ese sector se encarga de la reserva de hotel, alquiler de autos, remises, pasajes aéreos, entre otras cosas, tanto cuando un ejecutivo del país viaja al exterior como cuando llega personal extranjero. Para la emisión de tickets aéreos confían en una agencia de viajes, que conoce las preferencias de los ejecutivos de la empresa.

Consultada sobre si, debido a la situación económica, se producirían reducciones de gastos de viajes, Adriana Goizauskas, secretaria de presidencia de Chubb, comentó: "Cuando realizamos el presupuesto para este año ya lo habíamos recortado". Para reunir a sus ejecutivos del mundo, Chubb también utiliza videoconferencias, conference calls y la organización de reuniones en Brasil para los subgrupos regionales.

Tercerización

Varias compañías ofrecen servicios de gestión integral de viajes corporativos. Entre otros servicios, se encargan de colaborar en el diseño y controlar el cumplimiento de la política de viajes, asesorar sobre la obtención de beneficios con aerolíneas, hoteles y alquiler de autos y, negociar nuevos en función de los acuerdos que tiene la compañía.

Business Travel International (BTI) está presente en 80 países. Guillermo Dolan, gerente general para la Argentina, comentó: "Nos aseguramos de que los beneficios negociados en el nivel mundial sean aprovechados localmente. Si una persona quiere reservar un hotel que no está dentro de la política de viajes, dependiendo de la flexibilidad de la empresa para con ese proveedor, lo permitimos o no. También ofrecemos reportes acerca de quién viajó, si no cumplió con la política y por qué lo hizo". Entre los clientes de BTI se cuentan Repsol-YPF, Unilever, Grupo HSBC, IBM Argentina, Nobleza Picardo y Pepsi-Cola. Según Dolan, los ahorros que se pueden lograr a partir de la aplicación de una buena política de viajes van del 3 al 20 por ciento.

Carlson Wagonlit también ofrece estos servicios. La compañía está presente en 141 países y tiene clientes que contratan sus servicios mundial y regionalmente. Algunos son Cargill, Coca-Cola, Arcor, Roche y ACNielsen.

Consultado sobre la evolución de la tendencia en viajes, Jonathan Dunn, director general en la Argentina, afirmó: "Se reducirán presupuestos. Por la situación económica, los presupuestos de empresas multinacionales eran en dólares, que eran iguales al peso. Si ahora se mide en pesos, viajará la mitad de la gente".

Sobre los empleados que más viajan explicó: "Depende del rubro. Por ejemplo, en los laboratorios viaja la gerencia. En empresas de seguro, el directorio. Y en otras, el staff completo porque hay cursos de capacitación para todos los niveles".

Consejos para ahorrar

• Tener proveedores preferidos en el nivel mundial, regional y local. Si se negocia con diferentes empresas el mismo servicio, se pierden beneficios.
• Negociar beneficios por volumen.
• Comunicar al personal una clara política de viajes y controlar su cumplimiento.
• Utilizar reservas on line.
• No desechar boletos de cabotaje que no hayan sido usados. No son reembolsables, pero se pueden reutilizar.
• Trabajar sólo con una agencia de organización integral de viajes.
• Recurrir a soluciones creativas como videoconferencias.
• No dejar la reserva de pasajes para último momento. Si se gestiona con tiempo pueden conseguirse tarifas más económicas.
• Para los viajes de capacitación, en lugar de enviar a todo un equipo, mandar a un trainer que, al regresar, pueda transmitir lo aprendido.

Por Marilina Esquivel

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