Buscar la sincronicidad, llave a la productividad

Arrancan los proyectos de 2024 y vuelve la lucha por encontrar los mejores momentos en la agenda para tener reuniones y empezar a trabajar con los equipos. Cuando en las organizaciones se programan reuniones, normalmente se aplica un solo criterio: disponibilidad. Pero que un horario no esté bloqueado o aparezca como “disponible” para uno, no significa necesariamente que sea el adecuado para agendar un encuentro. Hay algo más relevante y se trata de la sincronicidad. En su libro Cuando: la ciencia detrás del momento perfecto, el economista experto en comportamiento Daniel Pink, describe al concepto en tres niveles: la sincronicidad con quienes lideran, con la tribu de trabajo y con la energía propia. Perseguir y aprovechar la sincronía puede resultar más estratégico, pero requiere diseño y trabajo para que ocurra, y además resulta antinatural en la mayoría de las organizaciones que transpiran “reunionitis” por sus poros . Veamos los tres niveles con ejemplos concretos.

Primero, buscar la sincronía con los tiempos de quien lidere: alguien o algo que esté por encima del grupo para marcar el ritmo, mantener los estándares y enfocar el esfuerzo colectivo. Es importante conversar y negociar con quienes tiene el poder de tomar decisiones para lograr su atención y coincidir en espacio y tiempo con ellos. Esta semana un colega fue a su oficina el miércoles, su jefa había ido el día anterior y no se dio el encuentro físico que hubiera sido productivo para hablar de algunos temas delicados. Un breve sondeo de agendas, puede permitirnos lograr esa sincronicidad, que aunque sea breve, puede darle mucho eficiencia a nuestros proyectos.

En segundo lugar, sincronización con la tribu: que el equipo de trabajo se interese y se ocupe de no “dinamitar” las agendas de los compañeros, genera mejores relaciones y contribuye al sentimiento de pertenencia. Es importante hablar abiertamente sobre los desafíos de tiempo personales y laborales de la semana antes de “secuestrar” espacios desde una urgencia egoísta.

Y finalmente, y no menos relevante, sincronizar con la energía propia y con la de los demás. Pink describe cómo la energía mental y física fluctúa a los largo del día. Ser conscientes de nuestros picos de energía y nuestros valles somnolientos, nos da información sobre los mejores momentos para trabajar con otros. Cuando los equipos están en distintos husos horarios, tener en cuenta en qué momento del día están las personas a las que convocamos para reunirnos y no invadir, en la medida de lo posible, sus tiempos personales o de descanso. Pero no todo requiere sincronicidad, muchas tareas podemos hacerlas de manera asincrónica, en soledad, avanzar por nuestra cuenta y luego sí, buscar el encuentro cuando valga la pena. En algunas ocasiones nos tocará ceder, en otras defender la necesidad propia y buscar la concesión en los demás para que la sincronía redunde en mejores resultados para todos.