Trabajo remoto: las claves para mejorar la eficiencia

"No hay caso, no consigo que las reuniones de equipo virtuales sean eficientes. Aunque trato de perder el menor tiempo posible con introducciones para meterme en tema, siempre hay alguien que se va por las ramas. También es complicado conseguir que se respeten los horarios. Es todo un tema?", se lamentaba el gerente de desarrollo de una empresa multinacional de productos de consumo masivo.

Si organizar y llevar adelante una reunión de equipo presencial es difícil, cuando los participantes están distribuidos en diferentes ubicaciones geográficas, las dificultades se multiplican. En un intento de superarlas, Google realizó una investigación dentro y fuera de la compañía, y sintetizó los resultados en una serie de consejos prácticos orientados a gerentes, empleados y líderes.

De acuerdo al informe, los primeros desafíos que surgen se vinculan con la comunicación. En este sentido, son tres los tipos de conexión en los que se debe poner foco. El primero es atender a la conexión en sí, lo que implica coordinar la logística, reservar los espacios y acordar el horario. También es clave "estar conectado", es decir asegurarse de tener disponibles los requerimientos técnicos adecuados para el tipo de reunión que se debe llevar a cabo. Y por último, se necesita "sentirse conectado": llegar a conocerse y a generar confianza entre los participantes.

El trabajo de Google enumera una serie de claves prácticas para obtener buenos resultados:

1 Estar presentes: es natural que, cuando la comunicación no es cara a cara, se pierdan ciertas señales de expresión corporal que le indican al interlocutor que los demás están atentos. Esto sucede -en especial- cuando se emplean slides o videos durante una presentación, se pone en silencio el micrófono o se tiene abierta la computadora. Para demostrar atención se puede mantener el micrófono conectado y dar pequeñas señales como un "estoy de acuerdo", "comprendo" o preguntas de seguimiento; mantener las computadoras cerradas (salvo la persona que debe tomar notas); y asegurarse de aparecer en la pantalla y de mantener contacto visual.

2 Replantear las reuniones: usar todas las posibilidades técnicas como, por ejemplo, agregar agendas y documentos importantes al calendario de invitación, o tener comunicaciones individuales previas.

3 Comenzar la reunión: tocando ciertos aspectos personales. Aprovechar el momento como una oportunidad para conocer mejor a las demás personas. Al principio, hacer alguna pregunta abierta que invite a contar algo personal (sin tocar aspectos que pudieran violar la intimidad). Asimismo, se podría crear un chat para tratar temas vinculados al trabajo.

4 Usar espacios diferentes a los tradicionales: cuando no hay oficinas disponibles o para distender, se podría hacer la reunión virtual en lugares informales como algún café (fuera de horarios pico) o al aire libre. Hay situaciones en las que se puede emplear el teléfono desde un lugar silencioso.

5 Estar atento a los empleados geográficamente dispersos: a veces puede ser difícil para los que están fuera de la sala de reunión meterse en el debate. Para ayudarlos, cada tanto interrumpir a los presentes y pedir la opinión de los participantes virtuales, en especial cuando se nota que alguien está tratando de decir algo y no es percibido por el resto.

6 Tener especialmente en cuenta las zonas horarias: es necesario ser considerado con los horarios de las personas dispersas. Coordinar las agendas suele ser complicado. Para mejorar este aspecto se puede mantener en el calendario los husos horarios de los demás invitados y rotar las horas para moderar su impacto.

7 Apreciar las diferencias culturales: los equipos dispersos suelen contar con miembros de varias culturas. Para salvar (y aprovechar) estas diferencias, hay que interesarse por aprender cómo actúan frente a ciertas situaciones, cómo interpretan las acciones de otros y, en general, ser conscientes de su conductas típicas y de su estilo de trabajo. Durante la reunión, se pueden traer a colación detalles culturales para generar empatía.

8 Fijar normas de trabajo: esta tarea está en manos de los gerentes y de los líderes. Las normas crean expectativas claras de la manera en que el equipo debe trabajar. Es útil tener previsto dentro del presupuesto viajes o talleres para que los miembros del grupo se conozcan en persona. Asimismo, se deben establecer reglas para asuntos del trabajo diario, cómo a qué horas se debe compartir información o cuándo contestar emails.

Google tiene algo más de 100.000 empleados distribuidos por todo el mundo. De su investigación surgen una serie de pautas prácticas, sencillas y útiles para que los equipos remotos mejoren su comunicación en una modalidad cada vez más difundida en empresas de toda dimensión e industria. En tiempos de coronavirus, la gestión de equipos remotos es simplemente vital.