Método GTD. Cómo organizarte con eficacia y aumentar tu productividad

Despejar la mente, aprender a gestionar tu tiempo y llevar tu productividad al siguiente nivel. En esta nota Mili Conzi , Lic. en Comunicación, periodista, emprendedora y escritora, nos cuenta de qué se trata el método GTD y cómo aplicarlo a tu emprendimiento y a la vida.

Getting Things Done: vaciar la mente y reducir el estrés

En el 2001, David Allen, consultor e instructor de productividad, creó el método GTD (Getting Things Done), un sistema de gestión personal y organización de tareas para aprender a administrar tu tiempo y mejorar la productividad diaria. Allen echa mano de la filosofía japonesa y retoma un concepto clave para su método: mizu no kokoro, que significa "la mente como el agua". En su libro Getting Things Done, el autor propone un estado mental sereno, como el de un lago tranquilo, para centrarte en el presente y ser eficiente en lo que haces. "La capacidad personal de generar energía es directamente proporcional a la capacidad de relajarse", sostiene Allen. Esto significa ir mucho más allá de una to-do-list. Se trata de ubicar las tareas pendientes en un sistema de gestión para llevarlas a la acción y, de esta manera, vaciar la mente y liberarla de las presiones.

Ahora bien, ¿cómo funciona el sistema GTD? Seguí estos pasos y aplicalo a tu vida diaria y a tu negocio.

5 pasos para emplear el método GTD

1. RECOPILÁ

Anotá todas las tareas, pendientes e ideas que tengas dando vueltas por ahí. Allen prefiere llamarlas "cosas", ya que es información que todavía no fue procesada.

El objetivo de este paso es desocupar la mente y registrar cada tarea en "bandejas de entrada". De esta forma, reducimos el estrés que genera tener todo en la cabeza.

Hay varias herramientas de recopilación o sistemas de organización para emplear el sistema GTD y sus bandejas de entrada con facilidad.

Hoy en día existen muchas opciones digitales:

• Bloc de notas del celular.
• Post-it de Mac o Windows.
• Diario digital.
• Software organizativo.

y si sos de las que todavía le gusta más el papel:

• Notas adhesivas.
• -Notebooks o cuadernos personales.
• -Planificadores imprimibles.
• -Templates para organizar la información.

2. PROCESÁ

Procesá toda la información que recopilaste, es una forma de filtrarla y clasificarla. Para esto, cada entrada, cada dato y tarea deben responder a las siguientes preguntas:

• ¿Es realizable?
• ¿Toma menos de dos minutos?
• ¿Tiene deadline?

si la respuesta es No:

• descartala.
• -ncubala o ponela en pausa.
• archivala como referencia.
• si no podés realizarla vos, delegala.

si la respuesta es Sí:

• si te toma menos de dos minutos, hacela ya y descartala.
• si tiene un deadline, anotala en el calendario.
• si es realizable, pero lleva más de dos minutos ejecutarla, pasá al siguiente paso.

3. ORGANIZÁ

Las tareas realizables se categorizarán en distintas bandejas o carpetas:

• Proyectos. Allen denomina "proyecto" a toda tarea que implique varios pasos. ¿Cómo hacer? Determiná cada paso y definí las fechas en el calendario.
• Acciones próximas. Son las tareas pendientes. También se pueden registrar en algún proyecto, pero dividirse en fases.
• En espera. Son las tareas que dependen de otros para poder realizarse.
• Algún día/Tal vez. Son cosas que te gustaría hacer, pero no son prioritarias.

4. REVISÁ

En este paso, el objetivo es vaciar la bandeja de entrada una vez por día y revisar todo el sistema, listas de trabajo y proyectos, una vez por semana. Mantenernos al día nos da control y quita estrés: "algo automático y extraordinario sucede en su mente cuando crea una imagen clara de lo que quiere y se concentra en ella", dice Allen.

5. HACÉ

Todo el sistema GTD se pone en juego en este último paso. Centrate en una tarea y ejecutala. De nada sirve cumplir todos los pasos anteriores si no podemos pasar a la acción. Para Allen, lo más importante es recuperar el control de nuestra vida. Poner orden al caos y despejar la mente para organizarnos con eficacia y conseguir la máxima productividad. El método GTD parece fácil, pero requiere muchísima disciplina y constancia. Es mucho más que una lista de cosas por hacer: es una práctica, una forma de funcionar y una creencia.